Кейс SMENA: сэкономили до 70% времени HR, объединили бухгалтерию, сотрудников и HR-процессы в одной системе

SMENA создаёт и развивает IT-инфраструктуру для foodtech-компаний. Обеспечивает работу сервисов ресторана доставки Farfor.ru от кухни до клиента.

Масштаб бизнеса

• На российском рынке с 2016 года.
• Более 200 филиалов.
• Ежедневно обрабатывается более 15 000 заказов.
• Входит в Реестр Аккредитованных IT-компаний Минцифры РФ.

Задачи

• Перевести HR-процессы из таблиц Google и Excel, автоматизировать их и объединить на одной платформе.
• Найти единую систему для HR, сотрудников и бухгалтерии.
• Автоматизировать проведение Performance Review.

Результаты

• Появилась единая платформа, которая объединила компанию: сотрудников, HR-специалистов и бухгалтерию.
• Осуществлен переход от Google и Excel-таблиц к единой системе, где собраны все HR-инструменты.
• Произведена оптимизация HR-процессов: автоматизация позволила полностью заменить работу HR-ассистента.
• Performance Review: появился инструмент, который помогает проводить на платформе комплексную оценку результативности сотрудников.
• Ведение отчётности на платформе «МояКоманда» заменило пять Excel-таблиц, освободив один месяц работы HRD.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Оценка и развитие сотрудников
• Управление эффективностью
• Геймификация
• Адаптация новых сотрудников

Срок внедрения: месяц

Как выбирали платформу

Компания SMENA подбирала понятную систему для автоматизации HR-процессов, интеграции с 1C для бухгалтерии и возможностью перехода от процессов в Google и Excel-таблицах. Важным критерием было наличие корпоративного портала для сотрудников, так как в компании распределённая по всему миру команда.

На рынке были предложения либо под бухгалтеров, либо под сотрудников. А единого продукта, который подходил бы и для HR, и для бухгалтеров, и для сотрудников не было. Ещё одним решающим фактором стала цена.

— Камилла Файзутдинова, HRD компании SMENA

Также требовалось:

• оптимизировать процессы проведения Performance Review (оценка персонала методом 360 градусов) и опросов. Исключить из онбординга использование Google и Excel-таблиц, сбор ответов через множество чатов;
• создать единую Базу знаний с ответами на вопросы сотрудников о рабочих процессах, больничных, отпусках.

Как проходило внедрение

Команда внедрения состояла из двух специалистов: руководителя HR-направления и HR-ассистента. Первый этап занял месяц. В этот период зарегистрировали всех сотрудников и внесли информацию по каждому из них.

Вторым, и наиболее трудозатратным этапом, стало наполнение системы: часть информации невозможно было импортировать автоматически из существующих электронных таблиц, и определённые элементы требовали ручного ввода. Это увеличило срок внедрения, но не помешало успешному завершению проекта.

Как сотрудники восприняли новую систему

На начальном этапе команде внедрения нужно было преодолеть стадию отрицания нового инструмента. Она может возникать у сотрудников, когда появляется дополнительная система для работы.

HR разработали поэтапную стратегию адаптации персонала к платформе, а также использовали следующие инструменты:

• регулярные информационные рассылки;
• проведение демонстраций системы;
• обучающие видеоинструкции;
• подробные пошаговые руководства по навигации в системе;
• индивидуальные консультации и созвоны с сотрудниками.

Благодаря последовательной реализации этих мер полноценное внедрение системы заняло около шести месяцев.

В целом сейчас инструмент внедрён так, будто люди всегда жили с этим сервисом.

— Камилла Файзутдинова, HRD компании SMENA

Performance Review и адаптация организационной структуры

В компании SMENA два раза в год проводится оценка 360: летом и зимой. Также в течение года проводится точечная оценка для менеджеров или для сотрудников, которые быстро растут. Был необходим инструмент, который поможет проводить на платформе комплексную оценку компетенций и эффективности, отслеживать динамику развития сотрудников.

На платформе «МояКоманда» компания SMENA реализовала систему Performance Review. Настройка заняла около полугода, так как текущую организационную структуру компании необходимо было переделать. Система требовала строгой иерархической подчинённости, которая не всегда соответствовала реальным рабочим процессам.

Решение. Команда внесла изменения в текущую организационную структуру в системе, чтобы обеспечить корректное назначение руководителей для процессов оценки. На ранних этапах внедрения это требовало значительных усилий, поскольку система не позволяла гибко назначать ответственных вне иерархии. В последующих обновлениях эта функциональность была добавлена разработчиками.

Заработная плата

Сотрудникам не всегда понятна взаимосвязь между результатами Performance Review и последующими изменениями в оплате труда. Благодаря системе «МояКоманда» удалось значительно повысить прозрачность процесса вознаграждения:

• Все параметры оценки эффективности теперь фиксируются в единой системе.
• Сотрудники получили чёткое представление о влиянии конкретных показателей их работы на размер вознаграждения.

Геймификация

В компании используется Корпоративный магазин, а также была проработана логика геймификации.

Поводы для начисления баллов у нас несколько другие, нежели система дает начислить автоматически, но все-таки мы этим пользуемся. Ребята активно покупают мерч. Если появляются новые товары, то они сразу вызывают ажиотаж.

— Камилла Файзутдинова, HRD компании SMENA

Сложности при внедрении

В процессе внедрения при возникновении вопросов компания «SMENA» обращалась в техподдержку «МояКоманда».

С какими бы сложностями мы ни сталкивались, мы сразу приходили в чат поддержки и спрашивали: “У нас такой кейс, что делать?”.

— Камилла Файзутдинова, HRD компании SMENA

К примеру, администраторы системы столкнулись с проблемой визуализации пользовательского опыта для различных ролей. Несмотря на полные права доступа, HR-специалистам было сложно понять, как интерфейс и функциональность выглядят для обычных пользователей и менеджеров.

Для решения этой проблемы HR приняли следующие меры:

• Регулярно проводили тестирование с представителями различных ролей.
• Создавали тестовые учётные записи с различными уровнями доступа.
• Активно взаимодействовали со службой технической поддержки «МояКоманда», чтобы уточнить особенности работы прав доступа.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Процессы не автоматизированы, необходима помощь HR-ассистента.	Автоматизация HR-процессов позволила полностью заменить работу HR-ассистента. Экономия времени HR-специалистов до 70% — автоматизация рутинных операций сбора и обработки данных.
HR-отчёты в разрозненных таблицах.	Ведение отчётности в HRM-платформе заменило пять Excel-таблиц, освободив один месяц работы HRD.
Использование Google и Excel документов для: проведения Performance Review, опросов; формирования отчётности; создания инструкций по запросу отсутствия на отпуск, больничный и т. д	Все HR-инструменты собраны на единой платформе. Появились также: наглядная структура компании; календарь отсутствий; база знаний; модуль онбординга; оценка 360 градусов; опросы и т д.
Отсутствие корпоративной платформы для всех сотрудников компании.	Внедрён корпоративный портал, который помогает объединить сотрудников.

С помощью «МояКоманда» мы успешно решили вопросы, связанные с отчётностью, оценкой сотрудников и автоматизацией рутинных HR-задач.

— Камилла Файзутдинова, HRD компании SMENA

Планы на будущее

В планах на 2025 год у компании SMENA:

• Использовать Базу знаний не только для HR-процессов, но и внедрить в рабочие процессы сотрудников.
• Сделать акцент на модуле Автоматизация процесса подбора.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно