Кейс StudyWorld: внедрение КЭДО как решение проблем удалённой работы в IT-компании

Studyworld — Edtech-компания, специализирующаяся на онлайн-образовании в России, Америке и Бразилии.

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2012 года.
• Штат более 170 сотрудников и более 15 миллионов пользователей по всему миру.
• 1 665 482 выполненных заказов.

Задачи

• Оптимизация процесса подписания документов с дистанционными сотрудниками.
• Отказ от бумажного документооборота.
• Упорядочивание HR-процессов.
• Автоматизация и повышение прозрачности рекрутмента.
• Создание единой системы для всех сотрудников.
• Улучшение коммуникации внутри компании.

Результаты

• Создана единая платформа управления персоналом.
• Внедрён электронный кадровый документооборот (КЭДО).
• Улучшена коммуникация и обеспечена прозрачность процессов.
• Автоматизированы и оптимизированы HR-процессы.
• Повышена вовлечённость сотрудников.
• Улучшена корпоративная культура компании.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Система КЭДО
• Обратная связь и управление идеями
• Оценка и развитие сотрудников
• Мобильное приложение

Срок внедрения: 2,5 месяца

Как велась работа до перехода на платформу «МояКоманда»

До внедрения HRM-системы данные о сотрудниках хранились разрозненно: кадровый документооборот вели в 1С, часть информации — в Excel и Google-таблицах. Коммуникация происходила в рабочем мессенджере, который не предоставлял возможностей для отслеживания и систематизации информации. Это приводило к дублированию данных, потере времени и усложняло процесс найма,  переводов и увольнений сотрудников.

Примерно 80% процентов сотрудников компании работают удалённо. Процесс подписания документов с ними стал сложным, долгим и дорогостоящим. Возникли значительные затраты на курьерские службы, участились случаи потери документов, и как следствие, стресса всех участников процесса.

Продолжать работу в таком режиме стало невозможно, поэтому руководство осознало необходимость кардинальных изменений. Важную роль сыграло стремление сохранить имидж современной IT-компании. Инициатором отказа от бумажной документации и внедрения современных технологий стала руководитель HR-службы. Преимуществом оказалось наличие платформы «МояКоманда», где уже вели внутренний учёт. Это и облегчило переход на электронные процессы.

После тщательного анализа менеджмент компании пришёл к выводу, что внедрение кадрового электронного документооборота является оптимальным решением. Благодаря HRM-платформе, компания StudyWorld смогла автоматизировать процессы документооборота и подписания документов с сотрудниками. В свою очередь эффективно решить проблему внешних коммуникаций и централизовать управление документами.

Как проходило внедрение

Важным этапом стала адаптация сотрудников к платформе:

• Постепенное внедрение. Компания уже использовала платформу «МояКоманда» как HR-портал.
• Автоматизация процессов. В системе отлажен процесс оформления отпусков, постановки задач (онбординг, оффбординг, переводы сотрудников) и управления кадровыми перемещениями.
• Комплексный подход. На платформу перенесли не только кадровые процессы, но и задачи, связанные с рекрутментом и обучением.

HR-отдел организовал процесс миграции данных в новую HRM-платформу и отвечал за перенос и верификацию персональных и рабочих данных каждого сотрудника. Этот этап, предшествующий внедрению электронного документооборота, был успешно завершен в марте 2025 года.

Следующим шагом стало вовлечение сотрудников в использование платформы.

Мы ориентировали сотрудников на переход в единую систему, где каждый может видеть организационную структуру своей команды и своего непосредственного руководителя. Это особенно важно, учитывая, что наша компания объединяет сотрудников из разных городов, участвующих в различных проектах. Часто люди, работающие в разных проектах и юридических лицах, не осознают, что являются частью одной компании.

Ксения Крупина, HRD компании  StudyWorld

HRM-платформа стала важным инструментом для решения этой проблемы. Теперь каждый сотрудник может легко узнать, кто работает в его команде, а также ознакомиться с коллегами из параллельных или смежных проектов. Это способствует формированию чувства общности и укреплению командного духа, даже несмотря на географическую удаленность и участие в разных проектах.

Одним из ключевых моментов внедрения стало одновременное подключение HRM-платформы и рабочего мессенджера VK Teams, который уже интегрирован в «Моя Команда». Компания StudyWorld нуждалась в комплексном решении, так как старый рабочий чат не интегрировался с новой HRM-системой. Поэтому от прежнего отказались и одновременно перешли на «МояКоманда» и VK Teams.

Внедрение происходило постепенно. Сначала HR-отдел  тестировал систему самостоятельно, моделируя различные ситуации. Главной задачей было отладить все процессы до мелочей. Сотрудники HR-отдела анализировали, как работают задачи, кто должен быть ответственным, наблюдателем, утверждающим. Этот процесс занял много времени и, как отмечает HRD компании, был непростым.

Как сотрудники отнеслись к новой системе

Несмотря на то, что связка сервисов простая в настройке, возникли сложности, связанные с человеческим фактором. Одним переход дался легко, другим — сложно или с нехваткой времени. Например, ТОПам требовался особый подход. Им предоставили готовые решения, требующие минимального количества действий. Таким образом, HR-отдел разработал разные подходы для всех групп сотрудников: для своего отдела, для работников и для топ-менеджмента.

В результате отдел персонала успешно «подружил» всех с новой HRM-системой. С переходом на КЭДО (кадровый электронный документооборот) стали очевидны еще большие возможности платформы. Специалист по кадровому делопроизводству особенно отмечает удобство настройки уведомлений в Telegram-боте, которые дополняют электронную почту. Для сотрудника, занимающегося кадровым учётом, крайне важно получать уведомления обо всех событиях, чтобы не пропустить ничего важного — это напрямую связано с выплатами заработной платы, отпускных и больничных.

В итоге старый рабочий чат и новая система — «небо и земля», хотя в начале пути было сложно.

Олеся Киреева, специалист по кадровому делопроизводству

Для успешного внедрения HRM-платформы необходимо было детально изучить её функциональность, адаптировать под особенности компании и решить возникающие проблемы. На начальном этапе внедрения сотрудники активно взаимодействовали со службой поддержки, выясняя, почему те или иные функции работают по-разному. Благодаря тесному сотрудничеству, все вопросы были решены, и платформа заработала в полную силу.

Ответственные лица за актуализацию данных HRM-платформы

В компании управление HRM-платформой централизовано в HR-службе.  

Используемые модули в HRM-платфоме

Основная ориентация на управление персоналом и кадровое делопроизводство. Платформа используется для оформления заявок, связанных с различными кадровыми операциями: приемом, увольнением, командировками, переводами, изменением формы трудоустройства, а также для учета всех видов отсутствий.

• Блок «Есть Идея»:

HR-специалисты отслеживают поступающую информацию и публикуют наиболее важные и полезные сведения, чтобы все сотрудники могли с ними ознакомиться.

Александра Левковская, HRBP компании StudyWorld

• Благодарности

Возможность сказать  «Спасибо» коллегам.
В компании реализована система благодарностей, позволяющая сотрудникам выражать признательность друг другу за помощь и поддержку. Они могут публично поблагодарить коллег, отметить их вклад в решение сложных задач и выразить восхищение их профессионализмом. Система благодарностей включает различные элементы, такие как звездочки и монетки, используемые для оценки вклада сотрудника.

• Онбординг

В рамках HRM-платформы ведётся сопровождение сотрудников на испытательном сроке. Фиксируются результаты и ставятся задачи. До внедрения КЭДО в платформе вели блок, связанный с отсутствиями и кадровым делопроизводством. Особенно удобно использовать структуру организации, так как она заполнена и позволяет новым сотрудникам быстро сориентироваться в том, кто где находится.

Понимая, что первое время на нового сотрудника обрушивается большой поток информации, компания StudyWorld предусмотрела возможность обратиться к HRM-платформе в любое время. Там же хранятся видеозаписи демоверсий и инструкции, разработанные HR-отделом для различных ситуаций: кадровых, командировочных и других. Все материалы доступны новым сотрудникам в процессе онбординга, что позволяет им быстро осваиваться в компании.

• Опросы

Регулярно проводятся опросы для оценки работы HR-команды, уровня вовлечённости и лояльности сотрудников, а также eNPS — главного показателя уровня корпоративной культуры в компании. Результаты опросов позволяют выявить как положительные, так и отрицательные моменты. HR-team внимательно отслеживает все отзывы, стараясь улучшить свою работу и помогает компании стать лучше.

Компания ценит критику, понимая, что она помогает выявить слабые места и учесть разные точки зрения. Сотрудники HR-команды открыты к общению, лояльны и готовы к конструктивному диалогу, что позволяет эффективно решать возникающие вопросы и совершенствовать процессы.

Что изменилось с переходом на «МояКоманда»

Благодаря HRM-платформе, структура компании, несмотря на ее разветвленность, стала более прозрачной и понятной даже для тех, кто работает в ней давно. Платформа позволяет легко определить, кто является руководителем того или иного проекта и в каком подразделении работает сотрудник.

Удобные профили сотрудников с фотографиями содержат информацию о стаже работы и полученных благодарностях. С внедрением модуля КЭДО работа стала ещё более мобильной.

Компания отмечает, что работа в единой экосистеме значительно повышает удобство и эффективность. Платформа обеспечивает прозрачность и доступность информации, упрощая взаимодействие между сотрудниками и HR-службой. Видимость структуры, результатов и всех модулей позволяет использовать информацию для решения различных задач и улучшения рабочих процессов.

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Отсутствие доступной и прозрачной организационной структуры.	Переход в единую систему, где каждый видит непосредственного руководителя и структуру своей команды. Создано единое пространство для управления персоналом: от кадрового документооборота до рекрутинга и обучения.
Разрозненность данных о сотрудниках в разных системах (Excel, Google-таблицы, мессенджеры). Дублирование информации. Невозможность отслеживания информации. Бумажный документооборот.	Автоматизирован процесс документооборота: внедрен модуль КЭДО (подписание документов с работниками в электронном виде). Укреплен имидж IT-компании: Отказ от бумажного документооборота и соответствие современным тенденциям.
Проблемы с документооборотом: Большое количество дистанционных сотрудников (80% штата), что усложняет и удорожает подписание документов. Потеря документов и задержки в их доставке. Высокие расходы на курьерские службы.	Автоматизация кадровых процессов: Учёт отпусков. Формирование задач (онбординг, оффбординг, переводы). Кадровые перемещения. Рекрутинг. Обучение. Управление персоналом в целом. Сокращение времени HR-специалиста. Оптимизирован процесс испытательного срока сотрудника. Улучшение корпоративной культуры и HR-бренда: Прозрачность процессов. Улучшение коммуникации внутри компании. Единая система для всех. Удобные аккаунты сотрудников с фотографиями. Мобильность за счет модуля КЭДО.

Планы на будущее

В планах на 2025 год у компании StudyWorld:

• Внедрение геймификации;
• Внедрение корпоративной валюты;
• Использование всех модулей «МояКоманда».

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно