Кейс «Спутник»: создали удобный процесс онбординга и объединили сотрудников на корпоративном портале

Спутник — платформа-агрегатор онлайн-бронирования экскурсий по всему миру.

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2012 года.
• 130 сотрудников.
• 22945 экскурсий в 906 городах и 100 странах мира на русском и английском языках, 20579 гидов.
• Резидент инновационного центра «Сколково».

Задачи

• Создать «единое окно» для работы сотрудников.
• Внедрить инструменты для геймификации.
• Создать комфортный процесс адаптации для новых сотрудников.
• Перенести данные из Google Диск в удобную Базу знаний.

Результаты

• Автоматизирован процесс адаптации новых сотрудников компании, процесс стал более прозрачным и удобным.
• Появились инструменты для геймификации.
• Сотрудники объединены на одной платформе, есть возможность поздравлять коллег, коммуницировать друг с другом, узнавать новости компании, участвовать в опросах.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Адаптация новых сотрудников
• Геймификация
• Система обучения (LMS).

Срок: 2,5 месяца

Об особенностях подбора и рабочих процессов

«Спутник» ставит перед собой амбициозные цели: увеличить прибыль в 10 раз за три года и расширить команду. В условиях быстрого найма важно создать понятный и прозрачный процесс адаптации для новых сотрудников, чтобы снизить их стресс. Также желательно минимизировать количество рабочих инструментов, которые они будут использовать в начале своей работы.

Организационная структура построена на принципах командной работы, а не традиционной иерархии. Компания успешно применяет гибридный формат работы. И понадобилась платформа, которая объединит офисных и удаленных сотрудников в единую команду.

Как «Спутник» выбирали HRM-платформу

Процесс состоял из нескольких этапов:

1. Сбор потребностей команды
Были организованы встречи со специалистами кадрового делопроизводства, event-менеджерами, сотрудниками, HR-специалистами, рекрутерами.
Каждый рассказал о пожеланиях относительно функционала будущей платформы. Затем всю информацию приоритезировали: определили обязательные пункты и желательные функции, без которых можно временно обойтись с помощью альтернативных решений.


2. Создание таблицы приоритетов
Далее информация была перенесена в таблицу, где каждому критерию присваивался определенный вес.


3. Анализ решений
Начался анализ существующих решений как на зарубежном, так и на российском рынке.


Особое внимание компания уделила вопросу геймификации В системе «МояКоманда» геймификации на момент рассмотрения еще не было, но были макеты будущего функционала, а запуск модуля уже стоял в дорожной карте. Это стало одним из ключевых факторов в пользу выбора платформы. 

Менеджер по продажам направил мне дорожную карту и файл с примером того, как будет выглядеть геймификация. Мы поняли, что функционал вскоре появится, были готовы подождать — для нас важно было видеть, что платформа развивается.



— Евгения Матвеева, HRBP «Спутник»

4. Тестирование
На этапе практического тестирования команда проводила базовые проверки ключевого функционала различных платформ. Особое внимание уделялось работе базы знаний, системе геймификации и управлению организационной структурой.

В ходе тестирования выявились существенные различия между решениями. В некоторых платформах полностью отсутствовала возможность работы с оргструктурой, в других она была представлена в статичном, неудобном формате.

При оценке всех показателей и функционала различных платформ «МояКоманда» оказалась наиболее подходящей HRM-системой.

Как прошло внедрение

На первом этапе HR-команда «Спутник» занялась переносом приоритетных материалов и настройкой системы онбординга. Параллельно с этим шла работа над производством мерча и наполнением корпоративного магазина на платформе.

Поскольку было несколько взаимосвязанных процессов, команда определила для себя срок в один квартал, чтобы подготовить систему к запуску и показать сотрудникам уже наполненный продукт.

Представление системы и обучение проводилось HR-командой на всю компанию. На встрече рассказали, где можно найти необходимую документацию, как будет проходить процесс адаптации и назначение онбординга.

Онбординг

Ранее в процессе онбординга использовались Asana и Google Диск. Сейчас вся необходимая информация для новичка собрана в едином окне, и можно пошагово пройти все необходимые процедуры, не теряясь в множестве задач, которые нужно выполнить в первый день работы.

У нас был чек-лист в Asana и ссылки на документы в Google. В Asana не разместить большой текст, поэтому новым сотрудникам приходилось переходить по ссылкам в Google Документы. Сейчас мы от этого ушли, все документы собраны в общей для всей компании Базе знаний. В ней можно найти информацию о ценностях компании, отпусках и так далее. И не нужно переходить на сторонние ресурсы, все собрано внутри платформы.

— Наталья Комарова, HR-ассистент «Спутник»

Также в компании внедрили процесс оффбординга. Для увольняющихся сотрудников, хотя их не так много, HR-команда создала удобный чек-лист. В нем указано, кому нужно сдать технику, где подписать документы, кому отдать пропуск. Теперь не нужно составлять отдельные таблицы, а сотрудникам, у которых приближается последний рабочий день, легче выполнять задачи с четким списком и всеми необходимыми контактами.

База знаний и Обучение

В компании накопилось много разрозненной информации, которая размещалась на Google-диске и других облачных хранилищах: инструкции для сотрудников, политики и другие документы. Пользоваться было неудобно: чтобы найти нужный документ, приходилось либо просить коллег его переслать, либо самостоятельно искать в множестве папок. Внедрение Базы знаний на платформе «МояКоманда» помогло систематизировать документы. Также есть возможность использовать фильтры и хэштеги для поиска нужных документов, что ускоряет процесс работы.

Помимо этого, «Спутник» использует LMS-систему, и несколько курсов уже было перенесено на платформу.

Имущество

Имущество отслеживается через платформу «МояКоманда»: функционал позволяет вести удобный учет имущества на платформе, понимать, что и у какого сотрудника сейчас находится в использовании, управлять процессами его выдачи и возврата, сохранять контроль над передвижением имущества без лишних усилий.

Опросы

Два раза в год «Спутник» проводит масштабный опрос Engagement Survey. Частично для этого используется функционал платформы: выгружаются таблицы с результатами и производятся необходимые срезы данных, система позволяет отслеживать заполняемость опроса в разрезе отделов.

Геймификация

В компании регулярно проводятся различные корпоративные активности, и возникла потребность как-то поощрять участие сотрудников в них. Для этого идеально подошли инструменты геймификации.

Корпоративный портал, Новости и Пульс компании

До внедрения корпоративного портала сотрудники не имели доступа к базовой информации о коллегах: например, информации о днях рождения или стаже работы в компании. Не было также технической возможности поздравить коллег в рамках отдела. Платформа «МояКоманда» предоставляет функционал для взаимных благодарностей и поздравлений, что дополнительно усиливает командный дух и корпоративную культуру.

Пульс компании и Новости служат инструментом для обмена опытом между сотрудниками, что особенно актуально, учитывая туристическую направленность организации. Работники делятся впечатлениями об экскурсиях, рекомендациями по посещению различных городов и полезными советами для путешественников. Это позволяет формировать персональные гайды перед поездками и способствует укреплению корпоративных связей.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Онбординг проводился с помощью Google Документов и Asana.	Автоматизация онбординга: вся необходимая информация для новичка собрана в едином окне, HR также удобно вести процесс.
Отсутствие корпоративного портала.	Сотрудники объединены на одной платформе, есть возможность поздравлять коллег, коммуницировать внутри платформы, узнавать новости компании, участвовать в опросах.
Не было инструментов для геймификации.	Появился кооперативный магазин и фирменный мерч.
База знаний хранилась в разрозненных источниках.	Вся информация собрана в единой Базе знаний, есть удобный поиск, фильтрация и возможность систематизировать документы.

Планы на будущее

В планах у «Спутник» по дальнейшему сотрудничеству с «МояКоманда»:

• Унифицировать процесс сбора обратной связи.
• Провести оценку 360 градусов внутри платформы .
• Внедрить проведение 1-on-1.
• Протестировать модуль КЭДО.
• Запустить новые курсы и тренинги.
• Настроить командировки через модуль Заявки.
• Использовать инструменты для развития сотрудников.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно