Кейс Sape: за 3 месяца осуществили миграцию с иностранного ПО на российскую HRM-платформу

SAPE — лидер в разработке технологических решений для digital-рекламы. Компания предлагает передовые технологии продвижения в интернете и объединяет тысячи маркетологов по всему миру.

• С 2007 года прошли путь от монопродукта до экосистемы, в которую сегодня входят:

• LinksSape — крупнейшая платформа линкбилдинга в России.

• RTB Sape — programmatic-платформа для медийной рекламы.

• WizardSape — инновационный SaaS-сервис автоматизации SEO.

• SapeAgency — агентство SEO-услуг полного цикла с малым чеком.

• SalistSape — сервис аналитики маркетплейсов.

• AdvisorSape — уникальные сервисы и услуги для лучших результатов в SEO.

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2007 года, 17 лет опыта в digital.
• Один из лидеров MarTech в России.
• С 2020 года является резидентом Skolkovo, более 10 лет аккредитована как IT-компания.
• 6 продуктов.
• 29 стран.
• более 110 000 клиентов.

Задачи

• Автоматизация и упрощение HR-процессов.
• Уход от разрозненности между Google-документами, Asana, Confluence.
• Сокращение расхода человеко-часов на выполнение рутинных задач.
• Повышение доступности документации: собрать всё на одной платформе без VPN и с удобным мобильным приложением.
• Систематизация и автоматизация данных для HR-процессов.
• Формирование цифрового профиля сотрудника с его данными.
• Оперативная аналитика для принятия управленческих решений.

Результаты

• Снижение трудозатрат HR-специалистов, а также всех участников, задействованных в тех или иных процессах, в 2 раза.
• С момента внедрения в 2,5 раза увеличилась вовлеченность сотрудников.
• Оперативная аналитика обеспечивает скорость принятия управленческих решений.
• Внедрено единое пространство для работы по HR-процессам.
• Использование портала как в веб-версии, так и в мобильном приложении.
• Внедрена комплексная информационная база для руководителей.
• Оптимизирован полный цикл работы с персоналом: от найма до оффбординга. Это сократило время закрытия вакансий и повысило качество адаптации новых сотрудников.
• Цифровизация профилей сотрудников со всеми персональными и профессиональными данными снизила время поиска информации и обеспечила прозрачность структуры компании для распределенных команд.
• Автоматизация согласования отсутствий, многоуровневое согласование и визуализация графика привели к сокращению трудозатрат HR-отдела.
• Автоматизация Заявок в ИТ, для офис-менеджера и других отделов.
• Централизация корпоративных коммуникаций (новости, опросы) увеличила вовлеченность сотрудников и обеспечила трансляцию важной информации для всего персонала в едином корпоративном пространстве.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Оценка и развитие сотрудников
• Автоматизация процесса подбора
• Обучение сотрудников
• Управление эффективностью
• Управление заявками и процессами
• Обратная связь и управление идеями
• Мобильное приложение

Срок: 3 месяца

Как выбирали систему

Во время выбора Sape рассматривали еще два HRM-продукта и проводили анализ возможностей систем. Исходя из полученных данных выбрали «МояКоманда». Ключевым критерием при принятии решения о приобретении стало сочетание функциональных возможностей и стоимости платформы.

Как прошло внедрение

Полный цикл внедрения корпоративного HR-портала был выполнен за три месяца. Для всех подразделений в компании провели четыре масштабные презентации платформы.

Сам проект внедрения был реализован командой из двух ключевых специалистов во главе с HRD. В условиях жестких временных ограничений и оптимизации ресурсов были достигнуты все целевые показатели.

Это был своего рода челлендж для меня. Но, как говорится: «Нет ничего невозможного».

Основной текст — Елена Мироненко, HRD компании Sape

Как был выстроен процесс

• Разработали план поэтапного внедрения всех процессов и переноса информационной базы со сроками и ответственными лицами.
• Успешно реструктурированы больше 50% HR-процессов: на новом портале они не могли работать так, как это было раньше.
• Было выделено время на тестирование каждого раздела портала и запланированы еженедельные звонки с представителями HR-платформы «МояКоманда».
• Брендирование портала дашбордами и картинками в разделах и новостных лентах, включая поисковую строку.
• Разработаны и проведены четыре целевые презентации для различных аудиторий компании Sape:

1. Для топ-менеджеров.
2. Для руководителей всех уровней.
3. Для бухгалтерии, системных администраторов.
4. Для всех сотрудников в компании.

После внедрения HR-портала была проведена большая работа по обучению руководителей работы с ним, а также по сопровождению сотрудников при взаимодействии с порталом и переходу корпоративной информационной ленты из мессенджера во внутренний ресурс.

Мы до сих пор продолжаем дорабатывать разделы портала. Сам портал — это постоянно развивающийся организм, за которым нужно следить, поддерживать, что мы успешно и делаем.

— Елена Мироненко, HRD компании Sape

Сложности при внедрении

Основная трудность заключалась в отсутствии технического специалиста для реализации переноса всех процессов. Это выливалось в переделку и увеличение сроков. Если знать систему изнутри, то сразу есть понимание, как реализовать ту или иную задачу. Нам же приходилось задавать очень много вопросов техподдержке, идти реализовывать, сталкиваться с определенными сложностями, задавать дополнительные вопросы специалистам и потом переделывать часть процессов.

Основной текст — Елена Мироненко, HRD компании Sape

В процессе эксплуатации периодически выявлялись технические сбои различной степени критичности. В таких случаях велась коммуникация с технической поддержкой «МояКоманда».

Так как система часто обновляется, и добавляется новый функционал, периодически Sape приходилось оперативно подстраиваться под изменения в оперативном режиме, что на время снижало эффективность работы.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Использование иностранного ПО для управления HR-процессами.	Произведен переход на российское ПО. Снижены риски потери данных из-за ухода с рынка иностранной платформы. Повышена доступность к порталу (можно использовать без VPN, есть мобильное приложение). Все HR-процессы в едином информационном поле для компании.
Формирование аналитики вручную.	Появилась возможность формировать аналитическую отчетность для быстрого принятия управленческих решений.
Время всех участников, задействованных в тех или иных процессах, тратилось на рутинные операции.	В 2 раза снизились трудозатраты всех участников, задействованных в тех или иных процессах.
Средний уровень вовлеченности сотрудников.	В 2,5 раза увеличилась вовлеченность сотрудников.

Планы на будущее

В планах на 2025 год у компании Sape:

• Продолжать развивать корпоративный портал.
• Полное обновление структуры и системы всех обучающих курсов, дополнение новыми курсами и системами оценки (тесты, задания и т.д.).

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно