С 86 часов до 8: как автоматизация оценки сотрудников освободила время HR. Кейс «Генпро»

Генпро — компания, оказывающая полный комплекс услуг по генеральному проектированию современных жилых комплексов, туристических, промышленных и инфраструктурных объектов. А также креативное архитектурное бюро, с профессиональной командой специалистов.

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2007 года
• Входит в ТОП 30 самых успешных Архбюро столицы
• Более 700 сотрудников.

Задачи

• Автоматизировать процессы оценки сотрудников, проведения 1-on-1, онбординга и постановки целей.
• Создать базу собственных курсов для корпоративного обучения сотрудников.

Результаты

• После автоматизации процесс аттестации сотрудников стал занимать у HR стал в 10 раз меньше времени. Создана и пополняется база курсов и видеоматериалов для обучения и развития.

Какие решения использовались

• Оценка и развитие сотрудников
• Управление эффективностью
• Корпоративное обучение

Срок внедрения: 3 месяца

С ростом компании до 700 человек стало очевидно, что автоматизация процессов аттестации и оценки сотрудников — это необходимый шаг вперед. «Генпро» проводит аттестации не реже двух раз в год. Важно было фиксировать личные встречи и цели, обеспечивая при этом прозрачность и доступность информации. Текущий «ручной формат» работы оказался слишком затратным и неэффективным для управления. В связи с этим были необходимы интуитивные решения, которые упростят эти процессы и сделают их более эффективными.

Как выбирали платформу

«Мы создали специальную таблицу, в которой обозначили основные моменты по функционалу, важные для нас, и отмечали соответствия или несоответствия функций нашим требованиям. Это помогло провести глубокий анализ и понять, какая платформа нам подойдет, какие процессы мы в итоге можем автоматизировать, а какие — пока перенести в бэклог. Все процессы, с которыми мы сейчас работаем, были учтены на платформе "МояКоманда"».

 — Алина Сунгатулина, HR

О важном функционале

В начале работы с платформой было три направления, которые необходимо было как можно скорее оптимизировать. В первую очередь, это оценка и аттестация, которую «Генпро» проводит два раза в год. Также, помимо аттестации, есть закрытие испытательного срока, то есть тоже небольшие встречи, где руководитель, а также сотрудник себя оценивает. Автоматизация этих процессов существенно упрощает жизнь HR.

Вторым моментом была постановка целей: у каждого из сотрудников появились прописанные цели, а у руководителей — возможность отслеживать выполнение этих целей. Так, к примеру, после трех месяцев работы нового сотрудника руководитель обязан поставить ему цели.

И третий – это 1-on-1 (встречи один на один). Такие встречи проводят как руководители, со своими сотрудниками, так и HR-специалисты. Обсуждение карьерных целей и возможностей для роста помогает сотруднику видеть перспективы и больше инвестировать в свое развитие. Фиксация договоренностей и фиксация общения в целом помогает избежать недопониманий в будущем. Руководство и сотрудник четко знают цели и ожидания, планы по дальнейшему развитию внутри компании.

Сколько времени заняло внедрение

Внедрение системы проходило в течение трех месяцев. За это время потребовалось обучить сотрудников и руководителей. Процесс был поэтапным, с заранее разработанным планом внедрения. Поскольку вести этот проект приходилось одному человеку, работа была довольно трудоемкой: нужно было «перенести» сотрудников, настроить параметры и сформировать структуру системы.

«Справляться с таким объемом работ в одиночку внутри компании было нелегко, так как во время внедрения нужно было выполнять другие текущие обязанности. Однако техподдержка «МояКоманда» реагировала быстро, решала любые возникающие вопросы и предоставляла необходимую помощь».

— Алина Сунгатулина, HR

Что изменилось с переходом на «МояКоманда»

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Аттестация и оценка компетенций сотрудников (700 человек в штате) велась Excel-таблицах, время HR-специалистов уходило на рутинные операции.	После автоматизации процесс стал проходить в 10 раз быстрее, а HR-команда выделяет больше времени на развитие сотрудников, постановку целей, создание индивидуальных планов развития, обучение.
Сложно отслеживать и управлять показателями эффективности сотрудников.	Все инструменты для управления эффективностью в одном месте: цели по OKR, контроль KPI, оценка 360, встречи 1-на-1.
Отсутствие единого доступа к обучающим курсам, разрозненные документы, нет поиска по материалам, меньшая вовлеченность сотрудников в процесс обучения.	Есть функционал для создания единой и удобной системы обучения сотрудников, а также возможность отслеживать прогресс.

Оценка и развитие сотрудников

В августе 2024 года «Генпро» провели масштабную аттестацию для всех сотрудников на платформе «МояКоманда». До этого весь процесс проходил в формате Excel-таблиц, чтобы было очень сложно, неудобно и трудозатратно.

Затраты времени до автоматизации процесса одного цикла аттестации составляли порядка 86 часов. Это время уходило на то, чтобы создать таблицы, отправить сотрудникам, открыть доступ. Сейчас этот процесс удалось сократить до 8 часов.

С 86 до 8 часов сократилось время на подготовку к оценке сотрудников.

Помимо оценки, компания активно занимается развитием своих сотрудников: постановка целей, создание ИПР (индивидуальных планов развития), обучение, технические интервью 1-на-1 с сотрудниками, карьерные ожидания.

Как команда отнеслась к изменениям

В начале внедрения новой системы было достаточно тяжело, так как обычно любое нововведение предполагает дополнительные усилия/обучение. Однако сейчас сотрудники отмечают, что система очень удобная, легкая и понятная в использовании. В самом начале «Генпро» проводили опрос, когда только запустили проект.

Уровень удовлетворенности, оцененный с помощью eNPS, составил 8,1. Это положительный знак и свидетельство хороших изменений.

База знаний и система обучения

У «Генпро» накоплен значительный объем обучающего видеоконтента, представляющего собой мастер-классы от опытных сотрудников по различным тематикам. Эти видеоролики являются ценным ресурсом, и компания хотела сделать их максимально доступными и удобными для использования сотрудниками.

Важно было:

• обеспечить простой и удобный доступ к обучающим материалам;
• систематизировать видеоконтент по тематическим категориям;
• обеспечить эффективный поиск необходимой информации по ключевым словам и категориям;
• повысить уровень информированности и вовлеченности сотрудников в процесс обучения.

Реализовать это стало возможно на платформе в разделе с обучением. Функционал позволяет загружать видео по ссылке с другого сервиса — Youtube, Rutube, Google Диск, VK Видео. Так можно сохранить свое облачное пространство, а видео будут отображаться через плеер и хорошо грузиться. При создании видеокурсов можно делать их бессрочными, чтобы сотрудники всегда могли пересмотреть и вернутся в этому обучению.

Внедрение функционала для создания единой и удобной системы обучения — важный шаг для оптимизации процесса развития кадрового потенциала, повышения вовлеченности сотрудников и достижения стратегических целей компании.

Планы на будущее

Сейчас в компании планируется запуск корпоративного магазина на платформе «МояКоманда». Сотрудники смогут тратить заработанную валюту на разнообразные товары из каталога: корпоративный мерч, билеты в кино или на мероприятия, подарочные сертификаты и многое другое. Валюта начисляется за прохождение курсов, а также за активность на платформе (комментарии, лайки, посты, участие в опросах).

В этом кейсе мы рассказывали о таком функционале платформы, какоценка и развитие сотрудников,управление эффективностью,корпоративное обучение. Узнайте подробнее на их страницах или на бесплатной консультации.

  

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно