Кейс «Эдспектор»: выстроили правильную стратегию внедрения HRM-системы и получили позитивный отклик сотрудников

Adspector — экосистема продвижения, предлагающая решения на прозрачных источниках рекламного инвентаря, с использованием индустриальных поставщиков данных и комплексных подходов к оценке эффективности.

Ключевые продукты компании:
- Рекламная видеосеть.
- Full-service программатик.
- onCTV.
- SmartTV Mix.
- New media.

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2018 года.
• Среди клиентов: Burger King, MSCom, Билайн, Cordiant, MOEX, Ozon, Premier, Ростелеком, Rutube, СберМаркетинг, Tutu, Merz, Teva, Group4Media, Media Instinct и другие.

Задачи

• Автоматизация HR-процессов по ключевыми направлениям.
• Подбор сотрудников, онбординг, оценка и развитие.
• Выбор HRM-решения с интуитивным дизайном для быстрого освоения сотрудниками новой платформы.
• Объединение всех HR-процессов в едином интерфейсе.

Результаты

• Все HR-процессы управления объединены в едином интерфейсе, доступном в том числе через мобильное приложение.
• Автоматизирован процесс найма и подбора персонала: ускорился поиск кандидатов и повысилась точность подбора.
• Сократилось время адаптации новых сотрудников.
• Повысилась производительность HR-отдела.
• Внедрена система объективной оценки результатов работы персонала.
• Автоматизирован сбор и анализ данных о производительности сотрудников.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Автоматизация процесса подбора
• Адаптация новых сотрудников
• Оценка и развитие сотрудников
• Управление эффективностью
• Управление заявками и процессами

Срок внедрения: 2,5 месяца

Настройка системы производилась одним сотрудником (HRD):

Благодаря продуманной логике интерфейса и интуитивно понятной архитектуре платформы, внедрение и настройка системы не требуют расширенного штата специалистов. Одним из преимуществ для меня является сопроводительная документация, помогающая разобраться в первичной настройке.   

— Анастасия Шачнева, HRD компании «Эдспектор»

Что было до внедрения

Важной задачей было выстроить и автоматизировать HR-процессы с нуля для удобства и эффективной работы компании. В первую очередь необходимо было автоматизировать три блока: подбор персонала, онбординг и оценка сотрудников.

Требования к платформе

Компания «Эдспектор» подбирала платформу, которая будет интуитивно понятной и удобной для сотрудников. За свою практику HRD компании сталкивалась с различными платформами. Многие из них требовали больше времени для старта работы и адаптации сотрудников к их использованию.

Также важно было наличие всех блоков в одной системе: возможность подобрать сотрудника, адаптировать его, оценить, развивать, обучать и вести внутренние коммуникации.

Почему остановили выбор на платформе

В ходе анализа HRM-решений я оценила несколько платформ, однако ни одна из них не обеспечивала такой комплексности, как «МояКоманда». Основным недостатком альтернативных систем была разрозненность ключевых HR-процессов. Для меня принципиальным критерием была возможность управления персоналом в рамках единого интерфейса. Платформа полностью соответствует этому требованию, объединяя все необходимые функциональные модули в одной платформе.

— Анастасия Шачнева, HRD компании «Эдспектор»

Как проходило внедрение

Для успешной автоматизации HR-процессов компания «Эдспектор» проводила поэтапное внедрение.

1. Подготовительный этап
За две недели до запуска платформы компания организовала поэтапное информирование сотрудников через корпоративный чат. Основные этапы стратегии:

• Регулярные напоминания о старте системы. Короткие сообщения о предстоящем запуске.
• Постепенное знакомство с функциями. Информацию делили на этапы чтобы избежать перегрузки.
• Упор на пользу для сотрудников. Акцент на том, как платформа позволит видеть свои зоны роста, эффективность, влияние на развитие компании и быть в курсе новостей компании.
• Примеры применения в работе. Объяснение через конкретные рабочие сценарии.
Подход вызвал живой интерес: сотрудники интересовались деталями и обсуждали платформу до её выхода. Это создало позитивный настрой и подготовило команду к старту проекта.


2. Инструктаж сотрудников

После завершения настройки функционала и системы доступов компания запустила платформу. Процесс сопровождался:

• Подробными инструкциями по работе с системой: пошаговые руководства для всех блоков платформы.
• Чётким графиком подключения новых функций: понятные сроки внедрения дополнительных модулей.
• Открытостью в общении: прозрачное информирование о текущих возможностях системы — что доступно сейчас, что временно не работает, какие обновления запланированы.
Все решения были направлены на снижение неопределённости: сотрудники сразу понимали, как пользоваться платформой, когда ждать новые функции и какие улучшения появятся в будущем.


3. Использование базовых коммуникационных функций

Сразу после добавления сотрудников в систему, компания приступила к активации основных коммуникационных модулей:

• новостной раздел;
• блок благодарностей в личном кабинете;
• корпоративный календарь.
Адаптация персонала к новой платформе прошла быстро — всего за 1-2 недели сотрудники привыкли отслеживать всю необходимую информацию в едином пространстве.


4. Автоматизация рекрутмента

Следующим шагом стала настройка комплексного блока рекрутмента. Несмотря на сложность этого модуля, базовая настройка доступов и основных функций заняла всего 2-3 недели, включая интеграцию с внутренними заявками.

Стратегия внедрения новых функций

Компания придерживается взвешенного подхода к внедрению новых блоков:

1. Крупные функциональные модули внедряются раз в квартал (или раз в полгода при необходимости).
2. Руководство избегает информационной перегрузки сотрудников.
3. Учитывается психологический аспект адаптации к новшествам.

Такая стратегия позволяет минимизировать стресс и сделать процесс перехода максимально комфортным для всех участников.

Оптимизация процесса рекрутинга

Изначально процесс подбора персонала был полностью передан на аутсорсинг. В структуре компании отсутствовал специалист, который централизованно управляет рекрутингом и поддерживает единую базу кандидатов. Это приводило к разрозненности данных и снижению эффективности процесса.

Трансформация процесса рекрутинга привела к важному результату — созданию внутренней экспертизы. В команду взяли специалиста по подбору персонала. Это помогло улучшить качество подбора сотрудников. Теперь знания о кандидатах и вакансиях остаются внутри компании.

Пребординг сотрудника

Компания «Эдспектор» разработала поэтапную систему для формирования планомерного и удобного для всех сторон процесса пребординга, учитывающую потребности как новых сотрудников, так и HR-специалистов компании.

После согласования оффера новому сотруднику предоставляют комплексную информацию, включающую:

• Подробную инструкцию по подготовке к первому рабочему дню.
• Перечень необходимых документов и способы их предоставления.
• Детальное описание местоположения офиса и варианты проезда.
• Информацию о времени прибытия и контактном лице, которое встретит сотрудника.
• Дополнительные материалы о компании для ознакомления с миссией и культурой компании.

Первый рабочий день вызывает стресс у сотрудников любого уровня и должности. Основная задача — минимизировать стресс через:

• Предварительное закрытие большинства организационных вопросов.
• Создание ощущения предсказуемости и понятности процесса.
• Формирование комфортной психологической атмосферы еще до начала работы.

Компания «Эдспектор» уделяет внимание не только рабочим, но и бытовым вопросам:

• Возможность обеда в офисе и поблизости.
• Инфраструктура вокруг рабочего места.
• Практические рекомендации по организации рабочего дня.

Онбординг

Изначально использовали универсальный подход к онбордингу, включающий стандартные элементы:

• знакомство со структурой компании;
• приветственное письмо от генерального директора;
• оформление необходимой документации;
• общие организационные вопросы.

Проанализировав эффективность данной модели пришла к выводу о необходимости персонализации. На текущий момент разрабатывается и постепенно внедряется индивидуальный онбординг, включающий обучающие материалы, полезные материалы для эффективной работы для каждого подразделения, учитывающий специфику работы и необходимые компетенции.

Преимущества индивидуального онбординга:

• Руководители освобождены от необходимости лично объяснять базовые процессы.
• Новые сотрудники самостоятельно читают, изучают материалы в корпоративной Базе Знаний.
• Взаимодействие сотрудников с руководителем переходит на уровень уточняющих вопросов и обсуждение стратегических задач.
• Элемент геймификации.

На текущий момент, большая часть наших сотрудников — это представители цифрового поколения, которые сформировались в условиях активного использования технологий и привыкли к игровым механикам — таким как челленджи, чек-листы и прогрессивные уровни сложности. Внедрение подобных элементов в процесс адаптации создает у них ассоциацию с прохождением уровней в игре, что повышает их вовлеченность и делает интеграцию в компанию более интерактивной и мотивирующей.

— Анастасия Шачнева, HRD компании «Эдспектор»

Даже после частичного внедрения персонализированного онбординга, наблюдается значительное улучшение процесса адаптации. Новые сотрудники быстрее становятся полноценными членами команды, демонстрируя уверенное понимание корпоративных процессов и структуры. Они раньше начинают проявлять инициативу и углубляться в профессиональные аспекты своей роли. Это положительно сказывается на общей производительности команды.

На практике период адаптации наших новых сотрудников часто оказывается короче запланированного. Несмотря на стандартный трёхмесячный испытательный срок, большинство специалистов полностью осваиваются за 1,5-2 месяца:

• осваивают организационную структуру,

• устанавливают рабочие контакты с коллегами,
• приобретают базовые компетенции по ключевым процессам,
• переходят к самостоятельному углублению профессиональных знаний.
• Такой результат свидетельствует об эффективности нашей системы адаптации

— Анастасия Шачнева, HRD компании «Эдспектор»

Корпоративный портал

В блоке новостей был создан единый канал коммуникации, который объединяет всю важную информацию: от корпоративных изменений до личных событий сотрудников. Это позволяет коллегам оперативно узнавать обо всех значимых событиях, будь то дни рождения, праздники или внутренние мероприятия компании.

Кроме того, ежемесячно публикуется календарь мероприятий, который помогает сотрудникам находить общие интересы и участвовать в различных активностях, таких как боулинг, квесты, квизы или творческие мастер-классы. Эти мероприятия способствуют сплочению коллектива, повышают лояльность сотрудников и помогают новым членам команды быстрее адаптироваться.

Наличие всей этой информации в едином окне помогает руководителям легко следить за бизнес- процессами и событиями, что значительно упрощает управление командой.

Модуль «Опросы»: Оценка вовлеченности и лояльности (eNPS)

В рамках развития HR-процессов в компании внедрили регулярную полугодовую оценку уровня удовлетворённости и лояльности сотрудников. Этот инструмент стал первым шагом в создании комплексной системы оценки и позволил:

• Определить общее настроение в коллективе.
• Выявить ключевые потребности сотрудников.
• Идентифицировать проблемные зоны, требующие внимания.
• Расставить приоритеты в развитии HR-инициатив.

Результаты eNPS-оценки за последние II-III квартал 2024 года продемонстрировали высокий показатель — более 8 из 10 возможных баллов. Это свидетельствует о том, что сотрудники в целом довольны текущей ситуацией и предоставляемыми условиями. В компании продолжают анализировать обратную связь для дальнейшего совершенствования рабочей среды и повышения комфорта сотрудников.

Модуль Эффективность: «Оценка 360 градусов»

Инструмент для оценки 360 градусов выполняет сразу несколько функций:

1. Служит основой для разработки индивидуальных планов развития.
2. Соответствует фокусу на внутренний рост сотрудников.
3. Обеспечивает комплексный подход к развитию персонала.
4. Поддерживает стратегию формирования кадрового резерва.
5. Отвечает современным трендам рынка труда.

Предварительные результаты показывают, что около 50% сотрудников демонстрируют высокий потенциал и попадают в категорию «звёзд» - перспективных специалистов с высокой производительностью и потенциалом для достижения выдающихся результатов, что подтверждает эффективность подхода к формированию команд.

Следующим этапом нашей HR-стратегии станет разработка индивидуальных планов развития сотрудников, которую мы начнем после завершения оценки оценки 360 градусов. Она позволит нам выявить ключевые зоны развития для каждого специалиста. На основании полученных данных мы разработаем персонализированные стратегии, направленные либо на повышение профессиональных компетенций в рамках текущей должности, либо на подготовку к карьерному росту с изменением грейда. Такой подход обеспечит системное управление развитием персонала и максимально эффективное использование результатов оценки для достижения как индивидуальных, так и организационных целей.

— Анастасия Шачнева, HRD компании «Эдспектор»

Модуль «Заявки»

Оптимизирован процесс обработки заявок. Компания «Эдспектор» разработали несколько вариаций системы заявок, которые используются преимущественно для решения технических задач. Например:

• подготовка ноутбука для нового сотрудника;
• создание рабочей почты;
• оформление пропуска.

Система также эффективно применяется для кадровых вопросов:

• подготовка справок по НДФЛ;
• оформление необходимой документации для сотрудников.

Учитывая быстрый рост команды, заявки используются на постоянной основе, что значительно упрощает рабочие процессы.
Главное преимущество системы — новый сотрудник сразу понимает, куда обращаться с конкретным вопросом, не тратя время на поиск ответственного специалиста. Таким образом, система не только структурирует рабочие процессы, но и существенно улучшает внутреннюю коммуникацию.

Модуль «Есть идея»

Данный раздел получил позитивный отклик среди сотрудников. Особенно актуальным он стал в связи с недавним переездом в новый офис. Сотрудники активно делятся предложениями по:

• Улучшению комфорта рабочего пространства.
• Созданию уютной атмосферы в офисе.
• Решению бытовых вопросов и мелких неудобств.

Внедрению функциональных элементов для повышения эргономики.
Этот инструмент обратной связи позволяет оперативно выявлять и устранять множество нюансов в организации нового рабочего пространства.

Что изменилось с переходом на «МояКоманда»

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Отсутствие выстроенных HR-процессов.	Внедрена интуитивно понятная HRM-система, появилось единое окно для объединения сотрудников.
Процесс подбора на аутсорсе.	Оптимизация и автоматизация процесса рекрутмента. Сокращение стресса нового сотрудника за счет настроенного процесса пребординга.
Отсутствие программ адаптации новых сотрудников.	Сокращение испытательного срока с 3 до 1,5-2 месяцев. Внедрение индивидуальных программ онбординга с элементами геймификации. Сформирована корпоративная культура и усилена эмоциональная связь с компанией (усиление HR-бренда).
Не производили замеры eNPS.	Результаты eNPS-оценки 8 из 10 баллов.
Отсутствие проведения Оценки 360 градусов.	Запущена Оценка 360 градусов с дальнейшим формированием Индивидуального Плана Развития сотрудников (ИПР).
Отсутствие календаря мероприятий.	Организованы мероприятия для укрепления командного духа и повышения лояльности.
Отсутствие запроса подачи Заявок.	Автоматизирован процесс по техническим задачам и кадровым вопросам через модуль «Заявки».
Отсутствие банка идей от сотрудников.	Внедрена система сбора инициатив от сотрудников (модуль «Есть Идея»).

Планы на будущее

В планах на 2025 году по работе в HRM-платформе «МояКоманда»:

• Наполнить корпоративный магазин товарами и внедрив больше игровых механик.
• Работа с блоком KPI.
• Использование модуля «Обучение».
• Разработка индивидуальных планов развития сотрудника (ИПР).

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно