Оффбординг: что это такое, и как правильно расставаться с сотрудниками

Оффбординг — важный этап в управлении персоналом, который подразумевает корректное и профессиональное завершение трудовых отношений между компанией и сотрудником. Правильная организация процесса увольнения помогает сохранить положительный имидж работодателя, минимизировать риски и повысить лояльность бывших сотрудников.

Содержание

• Что такое offboarding и зачем он нужен
• Роль HR и возможности сервиса «МояКоманда» в offboarding
• Приемы, которые помогут расстаться с сотрудником грамотно
• Как предотвратить уход сотрудников с помощью «МояКоманда»
• Практические рекомендации по offboarding с «МояКоманда»
• Преимущества использования «МояКоманда» для offboarding
• Как увольнять сотрудников правильно
• Заключение
• Частые вопросы

Что такое offboarding и зачем он нужен

Offboarding сотрудников — это комплекс мероприятий при увольнении, которые включают оформление документов, передачу дел, проведение exit-интервью и другие действия. Причины offboarding могут быть разными: увольнение по инициативе работодателя, уход по собственному желанию, выход на пенсию или реорганизация.

Главная задача — сделать процесс ухода максимально прозрачным и комфортным для сотрудника, чтобы сохранить хорошие отношения и предотвратить негативные отзывы о компании.

Роль HR и возможности сервиса «МояКоманда» в offboarding

HR-специалисты играют ключевую роль в организации оффбординга. Сервис «МояКоманда» предлагает полный набор инструментов для автоматизации и упрощения этого процесса:

• Автоматизация документооборота при увольнении: оформление заявлений, приказов и обходных листов в электронном виде.

• Проведение exit-интервью с автоматическим сбором и анализом обратной связи для выявления причин увольнения.

• Информирование команды и клиентов о смене ответственных лиц с помощью автоматизированных рассылок.

• Контроль возврата имущества компании и ограничение доступа к корпоративным системам.

• Отслеживание статуса сотрудников и организация мер по повышению вовлечённости и удержанию через встречи 1-на-1, оценки по методу «360 градусов» и опросы.

Приемы, которые помогут расстаться с сотрудником грамотно

Независимо от причины ухода сотрудника нужно провести exit-интервью — беседу с увольняемым работником. На встрече HR выясняет причины прекращения сотрудничества, если работник уходит по собственному желанию. Будет полезно выявить положительные и отрицательные стороны работы в компании. Полученные ответы помогут проработать слабые стороны взаимодействия в коллективе и улучшить условия труда.В HRM-системе весь этот процесс автоматизирован.

Если увольнение происходит по инициативе работодателя, то HR доносит до коллеги объективные причины разрыва трудовых отношений без критики, делая акцент на его сильных сторонах. Важно организовать интервью по принципу «позитив-негатив-позитив», чтобы увольняемый не обиделся и сохранил доброжелательность.

Как предотвратить уход сотрудников с помощью «МояКоманда»

Система позволяет отслеживать весь жизненный цикл сотрудника — от адаптации до профессионального развития. Это помогает HR-специалистам своевременно выявлять риски увольнения и принимать меры для удержания ключевых сотрудников, включая обучение, карьерный рост и мотивацию.

Практические рекомендации по offboarding с «МояКоманда»

1. Проведите exit-интервью через сервис и проанализируйте причины ухода.

2. Организуйте передачу дел и своевременно оповестите команду и клиентов.

3. Контролируйте возврат имущества и ограничение доступа к корпоративным ресурсам.

4. Оформите все документы в системе с помощью электронного документооборота.

5. Используйте собранную обратную связь для улучшения HR-процессов.

6. При необходимости сразу запускайте процесс поиска замены через встроенные инструменты рекрутинга.

Преимущества использования «МояКоманда» для offboarding

Платформа значительно экономит время HR-специалистов за счёт автоматизации оформления всех необходимых документов — заявлений, приказов и обходных листов — в электронном виде без бумажной волокиты. Это снижает риск ошибок и упрощает процесс увольнения. «МояКоманда» помогает поддерживать положительный имидж работодателя, обеспечивая корректное и уважительное завершение сотрудничества с сотрудниками. Автоматизированные инструменты для проведения exit-интервью и сбора обратной связи позволяют выявлять причины увольнений и работать над улучшением условий труда и корпоративной культуры.

Платформа облегчает контроль за возвратом имущества компании и ограничением доступа к корпоративным системам, что повышает безопасность и минимизирует риски. Предоставляет аналитические возможности для оценки эффективности HR-процессов и предотвращения текучести кадров, позволяя своевременно принимать меры по удержанию ключевых сотрудников и развитию команды.

Таким образом, использование «МояКоманда» делает процесс offboarding прозрачным, быстрым и эффективным, позволяя HR-функции сосредоточиться на стратегических задачах и развитии персонала.

Как увольнять сотрудников правильно

Правильная организация процесса увольнения — залог минимизации конфликтов и сохранения репутации компании. Вот основные шаги, которые помогут сделать увольнение корректным и законным:

• Чётко сформулируйте причины увольнения. Независимо от того, увольняется сотрудник по собственному желанию или по инициативе работодателя, важно иметь ясное и документально подтверждённое основание для расторжения трудового договора.

• Примите заявление об увольнении (если инициатива исходит от сотрудника). По закону работник должен подать письменное заявление не позднее чем за 14 календарных дней до даты ухода (ст. 80 ТК РФ). Этот срок может варьироваться в зависимости от должности и условий договора.

• Проведите беседу с сотрудником. Обсудите причины ухода, дайте возможность высказаться и объясните дальнейшие шаги. В случае увольнения по инициативе работодателя беседа должна проходить в уважительном ключе, с акцентом на сильные стороны сотрудника и без излишней критики.

• Оформите приказ об увольнении. Документ должен содержать все необходимые реквизиты: данные работодателя и сотрудника, причину увольнения с указанием статьи Трудового кодекса, даты начала и окончания трудового договора. Сотрудник должен ознакомиться с приказом и подписать его.

• Организуйте передачу дел. Убедитесь, что сотрудник передал свои обязанности коллегам или новому специалисту, чтобы избежать сбоев в работе. Если сотрудник работает с клиентами, важно своевременно уведомить их о смене менеджера.

• Ограничьте доступ к корпоративным системам и обеспечьте возврат имущества. Доступ к базам данных, электронной почте и другим ресурсам должен быть закрыт после окончания работы сотрудника. Возврат выданного оборудования и документов контролируется через сервис «МояКоманда».

• Проведите окончательный расчёт и оформите трудовую книжку. Все выплаты должны быть произведены своевременно, а записи в трудовой книжке — соответствовать законодательству.

• Информируйте коллектив. Сообщите команде об уходе сотрудника от лица руководителя, обозначьте причины и сроки, подчеркните позитивный настрой и поблагодарите за вклад.

Следуя этим рекомендациям и используя инструменты сервиса «МояКоманда» для автоматизации документооборота и контроля процессов, вы сможете сделать увольнение максимально прозрачным, законным и уважительным для всех сторон.

Заключение

Грамотный offboarding — это важный инструмент управления персоналом, который помогает сохранить репутацию компании и укрепить доверие сотрудников. Сервис «МояКоманда» обеспечивает прозрачный, быстрый и удобный процесс увольнения, позволяя HR-команде сосредоточиться на развитии и удержании талантов.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно

Частые вопросы

Можно ли перенести данные из другой системы?

На нашей платформе предусмотрен перенос данных из Битрикс24. Возможен файловый импорт информации о сотрудниках и структуре компании через xls или svc файлы. К тому же мы предоставляем открытый REST API для интеграции в систему ваших бизнес-решений.

Как управлением имуществом поможет в оффбординге?

Система ведет учет выданного работникам имущества компании. В случае увольнения специалиста, система автоматически создаст задачу на возврат собственности.