Кейс «ЖДС-Инжиниринг»: когда HR-процессы
под контролем

Когда «ЖДС-Инжиниринг» столкнулись с необходимостью управления множеством заявок и процессов одновременно, стало ясно, что требуется нечто большее, чем просто документы в облаке. Компания нуждалась в единой платформе, которая бы объединила HR-направления: от управления заявками и отслеживания и планирования задач до автоматизации рекрутинга.

До внедрения «МояКоманда» все процессы велись в таблицах Google. Необходима была единая площадка, где есть возможность подавать заявки и отслеживать их, вести командную работу, а также автоматизировать процесс найма персонала и сократить рутинные операции.

Внутри компании было организовано обучение для сотрудников отдела кадров: как работать с системой, и какие возможности она предоставляет. Сейчас они активно пользуются этим инструментом и довольны его удобством, особенно в контексте подбора новых сотрудников.

Простота использования и интуитивно понятный интерфейс платформы позволили сотрудникам быстро освоить новые инструменты и начать эффективно использовать систему без длительного обучения.

«ЖДС-Инжиниринг» хотели внедрить аналог Trello — инструмент, который поможет организовать рабочие процессы. Использование Kanban-досок в «МояКоманда» позволило каждому участнику видеть текущие задачи, их приоритеты и статусы, повысить прозрачность и эффективность работы всей команды.

Наиболее часто используемым инструментом оказался корпоративный портал. Это объясняется его удобством и эффективностью в процессах оформления запросов и отпусков. Упрощенный процесс позволяет сотрудникам отправлять заявки и получать одобрение без необходимости личных встреч или звонков. Таким образом, сотрудники могут легко оформлять заявки на отсутствие. Перевод рутинных процессов в автономный режим позволил избежать ошибок, а также сэкономить время.

Отдел HR состоит из двух человек, и оба активно используют систему для процесса подбора персонала. В частности, они применяют Kanban-доску для управления этапами найма.

HR-специалистам нравится работать на платформе, поскольку она обеспечивает удобный процесс управления кандидатами. Они могут легко загружать и выгружать резюме, что позволяет избежать постоянных звонков и согласований кандидатов. Достаточно просто загрузить резюме и уведомить о этом коллегу, после чего можно получить обратную связь. Отклонение заявок или приглашение кандидатов на дальнейший этап также происходят прямо на платформе, например, через hh. Это значительно упрощает процесс назначения встреч и сокращает время взаимодействия, устраняя необходимость в постоянном мониторинге hh или других платформ.

Сейчас компания поощряет сотрудников активно использовать чаты для внутренней переписки. Пока что процесс внутренней переписки идет через почту. Из-за этого коммуникация страдает, и процессы движутся медленнее. Чаты внутри «МояКоманда» позволяют быстро обмениваться сообщениями, прикреплять файлы, изображения, ставить реакции.

Ещё одна задача — повысить вовлеченность сотрудников. Здесь одно из решений — мобильная версия «МояКоманда», которая позволит сотрудникам, работающим вне офиса, подавать заявку на отсутствие через смартфон (отпуска, отгулы, больничные), быть в курсе последних новостей компании.