Облачная HR-платформа для автоматизации
HR-процессов и управления талантами

Время чтения: 6 минут

Как с помощью Базы Знаний удалось сократить время на настройку адаптации до 5 минут. Кейс «Веб-Центр»

Кейс

14.03.25

Масштаб бизнеса

Более 20 лет на рынке
Золотой партнер 1С-Битрикс
650+ реализованных проектов

Веб-Центр — digital-агентство, решает задачи компаний в интернет-маркетинге, разработке и автоматизации. Создает и реализует стратегии продвижения, развивает бизнес клиентов.
500+ компаний ежедневно используют решения, разработанные «Веб-центр».

2,5 месяца

Создать удобную для сотрудников Базу знаний.
Получить инструмент для формирования обучающих курсов и индивидуальных планов развития (ИПР).
Автоматизировать процесс адаптации.
Повысить вовлеченность команды.

Система обучения (LMS), Оценка и развитие сотрудников, Адаптация новых сотрудников, Геймификация

Создана современная, интуитивно понятная База знаний. Повысилась удовлетворенность и оценка использования Базы Знаний: во время использования предыдущей Базы знаний оценка была на отметке 30%. После внедрения новой — удовлетворенность сотрудников на отметке 90%.
Удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз.
Автоматизирован процесс настройки и назначения welcome-курса, сократились временные затраты HR с 30 минут до 5 минут.
Запущена система геймификации, появился корпоративный магазин и внутренняя валюта.

Срок

Задачи

Какие решения использовались

Результаты

Как выбирали платформу

Первоначально «Веб-центр» искали платформу для базы знаний и обучающих курсов. Еще одним важным моментом было наличие корпоративного магазина для распределенной команды. Основной офис и большая часть сотрудников располагаются в Брянске, работая в офлайн-формате, но часть специалистов работает удаленно в различных регионах России и за рубежом.

“

Мы рассматривали различные LMS-системы, сравнивали цены, удобство и так далее. На первом месте стояла визуальная составляющая и дружелюбный интерфейс. В IT-компаниях продукты, предназначенные для внутреннего использования сотрудниками, должны быть не хуже, чем те, что предлагаются клиентам. В «МояКоманда» привлекло еще и то, что функционал платформы шире, чем просто база знаний для обучения.

— Людмила Шлеева, HRD «Веб-центр»

Процесс внедрения

Внедрение производилось следующим составом команды:

HRD, ответственный за весь процесс внедрения Базы Знаний;
HR-специалист;
руководители отделов для актуализации данных;
контент-менеджер;
офис-менеджер для внесения изменений.

В течение 1-2 месяцев команда наполнила систему, создала структуру сотрудников, перенесла вводные общие материалы и разработала мини-курс с тестированием. Этот курс активно используется в настоящее время.

Процесс поддержания функционирования HRM-системы «МояКоманда» также регламентирован: раз в полгода проверяются все данные, а также предусмотрено текущее редактирование в ручном режиме, чтобы информация на портале была всегда актуальной и точной.

О работе с системой

Значительно снизились требования к техническим компетенциям сотрудников, работающих с системой. Раньше наполнением контента могли заниматься только продвинутые пользователи со знанием HTML и другими техническими навыками, то сейчас в «МояКоманда» этот процесс доступен любому сотруднику благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

В результате оптимизации процесса удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз. Это существенно снизило расходы компании и повлияло на эффективность работы HR-отдела.

Адаптация сотрудников

В компании «Веб-Центр» оптимизировали процесс адаптации новых сотрудников путем внедрения Базы знаний вместо классического онбординга. Это решение было принято с учетом временных ограничений и необходимости быстрого запуска.

«Веб-Центр» разработали и внедрили базовый welcome-курс для новичков, доступный сотрудникам с первого дня работы в компании. Ранее HR-специалисты тратили около 30 минут на ручное управление процессом, выполняя рутинные операции для каждого нового сотрудника (назначение курса и материалов, отслеживание прогресса, неудобная проверка результатов). Сейчас этот процесс занимает 5 минут.

Геймификация

«Веб-Центр» ввел корпоративную валюту — Веб-коин. Ее сотрудники могут заработать за различные активности (например, добавить полезный материал в Базу знаний). Потратить внутреннюю валюту можно в корпоративном магазине, в нем собраны различные бонусы: корпоративный мерч, сертификаты и другие товары.

Особенно успешно программа работает с оффлайн-командой. Но для удаленных сотрудников также разработана адаптированная система вознаграждений: можно выбрать доставку товаров из корпоративного магазина или получить электронные сертификаты.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»

После перехода на платформу

Появилась новая удобная База знаний: удовлетворенность использования достигла 90%.

База знаний хранилась в разрозненных источниках.

Вся информация собрана в единой Базе знаний, есть удобный поиск, фильтрация и возможность систематизировать документы.

Любой пользователь без технических знаний может наполнять систему. Удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз.

Знание HTML было ключевым требованием для специалиста, работающего с наполнением предыдущей системы.

Автоматизирован процесс адаптации. Это позволило повысить эффективность работы HR-отдела и сократить временные затраты с 30 минут до 5 минут.

Неудобная реализация и проверка курса «Адаптация сотрудника».

Удовлетворенность сотрудников, пользовавшихся предыдущей Базой знаний, была 30%.

Планы на будущее

В 2025 году в планах у digital-агентства «Веб-Центр»:

Расширить обучающие курсы.
Усилить использование модуля геймификации, использовать ачивки в «МояКоманда».
Произвести замеры HR-метрик к концу лета и к концу 2025 года.

Понятная HR-платформа для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным сотрудникам

Попробовать бесплатно

Еще больше материалов по теме:

Снизить текучесть кадров на 60% и освободить 30% времени HR от рутинных задач. Кейс ГК «Монтранс»

Настроить воронку подбора и создать корпоративный портал. Кейс «ПроКоллибри»

Когда HR-процессы под контролем. Кейс «ЖДС-Инжиниринг»

Упорядочить информацию о сотрудниках и сделать работу с заявками проще. Кейс «Ошка»