Html code will be here

Время чтения: 6 минут

Как с помощью Базы Знаний удалось сократить время на настройку адаптации до 5 минут. Кейс «Веб-Центр»

Кейс
14.03.25
Масштаб бизнеса
  • Более 20 лет на рынке
  • Золотой партнер 1С-Битрикс
  • 650+ реализованных проектов
Веб-Центр — digital-агентство, решает задачи компаний в интернет-маркетинге, разработке и автоматизации. Создает и реализует стратегии продвижения, развивает бизнес клиентов.
500+ компаний ежедневно используют решения, разработанные «Веб-центр».

2,5 месяца
  • Создать удобную для сотрудников Базу знаний.
  • Получить инструмент для формирования обучающих курсов и индивидуальных планов развития (ИПР).
  • Автоматизировать процесс адаптации.
  • Повысить вовлеченность команды.
  • Создана современная, интуитивно понятная База знаний. Повысилась удовлетворенность и оценка использования Базы Знаний: во время использования предыдущей Базы знаний оценка была на отметке 30%. После внедрения новой — удовлетворенность сотрудников на отметке 90%.
  • Удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз.
  • Автоматизирован процесс настройки и назначения welcome-курса, сократились временные затраты HR с 30 минут до 5 минут.
  • Запущена система геймификации, появился корпоративный магазин и внутренняя валюта.
Срок
Задачи
Какие решения использовались
Результаты

Как выбирали платформу

Первоначально «Веб-центр» искали платформу для базы знаний и обучающих курсов. Еще одним важным моментом было наличие корпоративного магазина для распределенной команды. Основной офис и большая часть сотрудников располагаются в Брянске, работая в офлайн-формате, но часть специалистов работает удаленно в различных регионах России и за рубежом.
Мы рассматривали различные LMS-системы, сравнивали цены, удобство и так далее. На первом месте стояла визуальная составляющая и дружелюбный интерфейс. В IT-компаниях продукты, предназначенные для внутреннего использования сотрудниками, должны быть не хуже, чем те, что предлагаются клиентам. В «МояКоманда» привлекло еще и то, что функционал платформы шире, чем просто база знаний для обучения.
— Людмила Шлеева, HRD «Веб-центр»

Процесс внедрения

Внедрение производилось следующим составом команды:

  • HRD, ответственный за весь процесс внедрения Базы Знаний;
  • HR-специалист;
  • руководители отделов для актуализации данных;
  • контент-менеджер;
  • офис-менеджер для внесения изменений.

В течение 1-2 месяцев команда наполнила систему, создала структуру сотрудников, перенесла вводные общие материалы и разработала мини-курс с тестированием. Этот курс активно используется в настоящее время.

Процесс поддержания функционирования HRM-системы «МояКоманда» также регламентирован: раз в полгода проверяются все данные, а также предусмотрено текущее редактирование в ручном режиме, чтобы информация на портале была всегда актуальной и точной.

О работе с системой

Значительно снизились требования к техническим компетенциям сотрудников, работающих с системой. Раньше наполнением контента могли заниматься только продвинутые пользователи со знанием HTML и другими техническими навыками, то сейчас в «МояКоманда» этот процесс доступен любому сотруднику благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

В результате оптимизации процесса удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз. Это существенно снизило расходы компании и повлияло на эффективность работы HR-отдела.

Адаптация сотрудников

В компании «Веб-Центр» оптимизировали процесс адаптации новых сотрудников путем внедрения Базы знаний вместо классического онбординга. Это решение было принято с учетом временных ограничений и необходимости быстрого запуска.

«Веб-Центр» разработали и внедрили базовый welcome-курс для новичков, доступный сотрудникам с первого дня работы в компании. Ранее HR-специалисты тратили около 30 минут на ручное управление процессом, выполняя рутинные операции для каждого нового сотрудника (назначение курса и материалов, отслеживание прогресса, неудобная проверка результатов). Сейчас этот процесс занимает 5 минут.

Геймификация

«Веб-Центр» ввел корпоративную валюту — Веб-коин. Ее сотрудники могут заработать за различные активности (например, добавить полезный материал в Базу знаний). Потратить внутреннюю валюту можно в корпоративном магазине, в нем собраны различные бонусы: корпоративный мерч, сертификаты и другие товары.

Особенно успешно программа работает с оффлайн-командой. Но для удаленных сотрудников также разработана адаптированная система вознаграждений: можно выбрать доставку товаров из корпоративного магазина или получить электронные сертификаты.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»
После перехода на платформу
Появилась новая удобная База знаний: удовлетворенность использования достигла 90%.
База знаний хранилась в разрозненных источниках.
Вся информация собрана в единой Базе знаний, есть удобный поиск, фильтрация и возможность систематизировать документы.
Любой пользователь без технических знаний может наполнять систему. Удалось сократить операционные затраты на администрирование системы в 10 раз.
Знание HTML было ключевым требованием для специалиста, работающего с наполнением предыдущей системы.
Автоматизирован процесс адаптации. Это позволило повысить эффективность работы HR-отдела и сократить временные затраты с 30 минут до 5 минут.
Неудобная реализация и проверка курса «Адаптация сотрудника».
Удовлетворенность сотрудников, пользовавшихся предыдущей Базой знаний, была 30%.

Планы на будущее

В 2025 году в планах у digital-агентства «Веб-Центр»:

  • Расширить обучающие курсы.
  • Усилить использование модуля геймификации, использовать ачивки в «МояКоманда».
  • Произвести замеры HR-метрик к концу лета и к концу 2025 года.
Понятная HR-платформа для решения ваших задач
Сделайте первый шаг к результативным сотрудникам
Еще больше материалов по теме: