Упорядочить информацию о сотрудниках и сделать работу с заявками проще. Кейс «Ошка»

В агентском бизнесе не всегда удается заранее спланировать найм. Сложно так же качественно делать ресурсное планирование, как это делается в продуктовых компаниях, где можно расписать планы хотя бы на полгода вперед.

Основная задача, которую нужно было решить с помощью «МояКоманда», создать «единое окно» для работы с сотрудниками: заявки на отгулы/отпуска, заявления, личные данные, документы сотрудников и так далее.

До этого часть документов хранилась в Notion, часть — на Яндекс.Диск. Была необходима единая система, где есть список сотрудников, их дни рождения, должности, зарплата, тип занятости и оформления, повышения, отпуска и так далее.

Важным моментом была автоматизация сбора и обработки обращений от сотрудников для удобной и ускоренной работы с ними. Необходим был корпоративный портал, который позволяет сотрудникам удобно подавать заявки на отпуска, отгулы и другие виды отсутствия и упрощает взаимодействие между работниками и HR-отделом.

На первом этапе «Ошка» рассматривала зарубежные системы (HR Bamboo и другие). Однако один из главных недостатков таких систем — долгое подключение. Нужно подписать большое количество бумаг, а также пройти различные этапы согласований. В итоге резкого скачка не получается.

В течение 1 месяца основная часть внедрения была успешно завершена. Все сотрудники были перенесены в новую систему, и большинство вопросов было решено. За этот период действительно удалось организовать процесс. Также был разработан базовый курс для знакомства с системой, чек-лист, который поможет новым сотрудникам ориентироваться в доступных ресурсах. В этом чек-листе указано, где можно найти доступ к различным инструментам, а также другие важные моменты, которые необходимо учесть при онбординге.

Главное изменение связано с документооборотом, включая оформление отпусков и увольнений. Появилась единая точка хранения, где можно найти заявки, а также историю взаимодействия с сотрудниками. Раньше это было разбросано по различным папкам, дискам и хранилищам. Теперь вся информация собрана в одном месте. Это, в свою очередь, положительно влияет на взаимодействия между сотрудником и работодателем.

Ранее заявление на отпуск постоянно проходило своим путем, и никто не знал, как с ним работать. Сейчас все знают, что нужно зайти на платформу, создать заявку и обратиться к нужному человеку, если нет ответа.

В планах у Ошки создать несколько курсов на платформе с помощью модуля LMS. В системе можно хранить и управлять различными обучающими материалами: тексты, видео, презентации, изображения, ссылки. На данный момент у «Ошка» есть уже один курс для онбординга, в будущем есть планы развивать это направление.