Кейс «Ошка»: упорядочили информацию о сотрудниках и сделали работу с заявками проще

Ошка — агентство по разработке цифровых продуктов. Помогает компаниям увеличить прибыль и оптимизировать процессы компании.

Масштаб бизнеса

• На рынке с 2019 года.
• В портфеле более 50 проектов, в том числе кейсы с «ВкусВилл», «МосТрансПроект», «Минобрнауки», «МегаФон» и другими компаниями.

Задачи

• Создать «единое окно» для работы с сотрудниками, настроить и стандартизировать процесс подачи обращений от сотрудников через специальные электронные формы.
• Собирать и структурировать всю информацию о сотрудниках в одном месте.

Результаты

• Появилось единое корпоративное пространство, которое позволяет работодателю, HR и сотрудникам удобно и эффективно взаимодействовать между собой: подавать заявки, вести учет отпусков, находить нужные контакты и информацию о сотрудниках, управлять задачами, получать актуальную информацию о ключевых рабочих процессах, в которых сотрудник задействован.

Какие решения использовались:

• Корпоративный портал
• Управление заявками и процессами

Срок внедрения: месяц

Об особенностях подбора

В агентском бизнесе не всегда удается заранее спланировать наём. Сложно так же качественно делать ресурсное планирование, как это делается в продуктовых компаниях, где можно расписать планы хотя бы на полгода вперед.

Если говорить о внутреннем найме, то да, мы его планируем заранее и ищем специалистов очень активно. Однако, когда речь идет о рабочих руках и исполнителях для проектов клиентов, это становится главной сложностью. Мы не всегда можем предсказать, когда именно нам понадобится человек. Например, мы ведем переговоры с клиентом, и подписание договора может занять от двух дней до двух недель или даже месяца. От этого зависит старт проекта и выход специалиста на работу.

— Артемий Быков, Co-founder, CTO «Ошки»

Какие задачи нужно было решить

Основная задача, которую нужно было решить с помощью «МояКоманда», создать «единое окно» для работы с сотрудниками: заявки на отгулы и отпуск, заявления, личные данные, документы сотрудников и так далее.

До этого часть документов хранилась в Notion, часть — на Яндекс.Диск. Была необходима единая система, где есть список сотрудников, их дни рождения, должности, зарплата, тип занятости и оформления, повышения, отпуска и так далее.

Важным моментом была автоматизация сбора и обработки обращений от сотрудников для удобной и ускоренной работы с ними. Необходим был корпоративный портал, который позволяет сотрудникам удобно подавать заявки на отпуска, отгулы и другие виды отсутствия и упрощает взаимодействие между работниками и HR-отделом.

Как выбирали платформу

На первом этапе «Ошка» рассматривала зарубежные системы (HR Bamboo и другие). Однако один из главных недостатков таких систем — долгое подключение. Нужно подписать большое количество бумаг, а также пройти различные этапы согласований. В итоге резкого скачка не получается.

С «МояКоманда» всё получилось. Мы бодро начали и это здорово. Потребность в учете сотрудников очевидна, так как у нас есть разные категории: кто-то работает по ТК, кто-то — по ГПХ и так далее. Всё это нужно учитывать, и в «МояКоманда» это хорошо организовано, всё ложится в стройный ряд.

— Артемий Быков, Co-founder, CTO «Ошки»

О внедрении

В течение месяца основная часть внедрения была успешно завершена. Все сотрудники были перенесены в новую систему, и большинство вопросов было решено. За этот период действительно удалось организовать процесс. Также был разработан базовый курс для знакомства с системой, чек-лист, который поможет новым сотрудникам ориентироваться в доступных ресурсах. В этом чек-листе указано, где можно найти доступ к различным инструментам, а также другие важные моменты, которые необходимо учесть при онбординге.

Что изменилось благодаря «МояКоманда»

Главное изменение связано с документооборотом, включая оформление отпусков и увольнений. Появилась единая точка хранения, где можно найти заявки, а также историю взаимодействия с сотрудниками. Раньше это было разбросано по различным папкам, дискам и хранилищам. Теперь вся информация собрана в одном месте. Это, в свою очередь, положительно влияет на взаимодействия между сотрудником и работодателем.

Взаимодействие с работодателем стало значительно лучше и проще. Ранее заявки на отпуск могли приходить кому угодно: то HR, то генеральному директору, и это было нестандартизировано. Писались регламенты, но им редко следовали. Теперь же все упорядочено, и это заслуга «МояКоманда», которая сделала возможным удобное выполнение всех процессов в одном месте. Интерфейс платформы интуитивно понятен. Сотрудники разобрались, как работает система, и активно её используют.

— Артемий Быков, Co-founder, CTO «Ошки»

Как отреагировали сотрудники?

Ранее заявление на отпуск постоянно проходило своим путем, и никто не знал, как с ним работать. Сейчас все знают, что нужно зайти на платформу, создать заявку и обратиться к нужному человеку, если нет ответа.

Сначала ребята не понимали, для чего платформа нужна и как она работает. Но потихонечку стали привыкать, когда уже сталкивались с какими-то конкретными кейсами. Условно: человек заболел, мы просили его проставить в системе, что у него больничный и так далее. Понемногу уже ребята начали понимать, для чего вообще эта платформа существует и как с ней работать. И в целом отклик был достаточно положительный.

— Нателла Халатян, HR «Ошки»

Планы на будущее

В планах у «Ошки»создать несколько курсов на платформе с помощью модуля LMS. В системе можно хранить и управлять различными обучающими материалами: тексты, видео, презентации, изображения, ссылки. На данный момент у компании есть один курс для онбординга, а в будущем планы на развитие этого направления.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Заявки и запросы хранились в отдельных документах, электронных таблицах и почтовых ящиках. Найти нужную информацию было сложно, отслеживать статус заявок приходилось вручную.	Все заявки и запросы собраны в единой системе: можно легко найти нужную информацию, избежать потери данных, отследить статус заявок и посмотреть аналитику.
Не было полноценной системы для адаптации сотрудников, материалы для новичков выкладывались в телеграм-каналах, не было возможности отслеживать прогресс и получать обратную связь.	Вся информация о сотрудниках собрана в одном месте. В профиле пользователя есть полная информация о сотруднике, включая его данные, опыт, образование и достижения, тип занятости, график отпусков и отсутствий и так далее.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно