Кейс «ПроКоллибри»: настроили воронку подбора и создали корпоративный портал

В «ПроКоллибри» 90% сотрудников работают удаленно. Одной из особенностей работы компании является разнообразие направлений: она сотрудничает как с государственными структурами, предоставляя справочные и медицинские услуги, так и с банковскими учреждениями, ритейлом и интернет-магазинами. Это позволяет не ограничиваться одним заказчиком и расширять свои возможности на рынке.

Первая задача, на которой остановилась компания, заключалась в необходимости удобного ведения базы кандидатов. Ранее база хранилась в Google Таблице, что было крайне неудобно, поэтому начался поиск подходящих систем для управления данными. Изначально рекрутером был сотрудник-фрилансер, что затрудняло процесс найма персонала. В дальнейшем компания пришла к выводу о необходимости привлечения рекрутера на полную ставку и готовности более активно заниматься этим процессом.

В колл-центре также существует бизнес-процесс, связанный с субподрядчиками, что на определенном этапе приводило к значительной нагрузке на объемы работы с ними. Однако всегда была цель расширить штат собственных операторов, чтобы их стало значительно больше. В связи с этим возникла необходимость более тщательного и качественного подбора операторов.

В процессе работы стало очевидно, что управление откликами и ведение базы кандидатов является крайне неудобным и необходимо искать другое решение.

На рынке есть различные решения для корпоративного портала, рекрутинга и других задач. Но «ПроКоллибри» было важно найти HRM-систему, которая объединила бы в себе сразу несколько модулей. В отличие от других рассматриваемых платформ, в «МояКоманда» есть возможность вести сотрудника на протяжении всего его пути (Employee journey map, EJM): кандидатов после принятия оффера можно сразу переносить на корпоративный портал как стажеров и сотрудников, назначать им онбординг, ставить задачи, добавлять им обучение, предлагать вовлекающие механики и так далее.

Перед внедрением было проведено несколько собраний, на которых разобрались с функциями и разделами. Далее начали добавлять сотрудников и вести активности на платформе. Весь процесс состоял из следующих этапов:

• анализ платформы и ее возможностей;
• анализ внутренних бизнес-процессов;
• распределение ролей;
• редактирование и настройка блоков платформы под бизнес-процессы;
• перенос информации и материалов компании на платформу;
• анонсирование платформы;
• заведение сотрудников (операторов) на платформу и их обучение работе с «МояКоманда»;
• мотивация на использование платформы (проработка преимуществ).

В течение года компания полностью перешла на платформу и начала активно ей пользоваться.

До внедрения платформы база кандидатов велась вручную в таблице Google. Также вручную обрабатывались отклики с разных сайтов («ПроКоллибри» использует две постоянные площадки для размещения вакансий и еще несколько запасных вариантов). Необходимо было автоматизировать процесс и получить наглядную воронку подбора.

Сейчас резюме кандидатов из разных источников собраны на единой платформе, чтобы не потерять из внимания и выбрать наиболее релевантного кандидата.

Также после внедрения платформы «МояКоманда» появилась возможность создать воронку подбора: она помогла визуализировать весь этап подбора кандидатов и отследить на каком этапе идет наибольший отток кадров. Кроме того, инструменты HR-аналитики и отчеты позволяют анализировать и менять текущие процессы.

Наличие личных профилей сотрудников улучшило коммуникацию и сократило время на поиск информации. Для HR, супервайзеров и руководителей важно иметь информацию под рукой. Например, если возникает вопрос о сотруднике, который не вышел на смену. На корпоративном портале можно быстро найти его контактные данные и связаться с ним, не тратя время на поиск в множестве таблиц. Все необходимые данные собраны на одной площадке.

Кроме того, в «ПроКоллибри» внедрили систему хранения учетных данных от программ. Поскольку передавать свои учетные записи нельзя, а хранить их в открытом доступе также нежелательно, их добавили на личные страницы операторов. Таким образом, каждый оператор может легко скопировать свои логины и пароли для рабочих программ, не храня их в таблицах, что исключает риск несанкционированного доступа.

Также на портале есть База знаний — структурированная информация по проектам. В ней содержатся статьи с организационной информацией, что позволяет хранить и систематизировать данные. Сотрудники знают, что у них есть портал и База знаний, где можно найти нужные ссылки и информацию, например, о расписании или рабочих часах. Все данные собраны в одном месте, что исключает разрозненность информации.

Геймификация стала одним из популярных инструментов среди сотрудников. Команда с энтузиазмом восприняла внедрение корпоративной валюты, которую можно обменять на товары в корпоративном магазине. Это было одним из принципов привлечения сотрудников к использованию портала.

Также База знаний помогла адаптировать их к работе в системе и повысить вовлеченность. Есть сотрудники, которые проявляют инициативу и самостоятельно заходят на портал, чтобы изучать интересующие их материалы.

Пульс компании, вопрос дня, новости также помогают сотрудникам быть в курсе событий компании, знакомиться с командой, узнавать друг о друге что-то новое (например, хобби своих коллег).