Кейс SMENA: сэкономили до 70% времени HR, объединили бухгалтерию, сотрудников и HR-процессы в одной системе

Компания SMENA подбирала понятную систему для автоматизации HR-процессов, интеграции с 1C для бухгалтерии и возможностью перехода от процессов в Google и Excel-таблицах. Важным критерием было наличие корпоративного портала для сотрудников, так как в компании распределённая по всему миру команда.

Также требовалось:

• оптимизировать процессы проведения Performance Review (оценка персонала «методом 360°») и опросов. Исключить из онбординга использование Google и Excel-таблиц, сбор ответов через множество чатов;;
• создать единую Базу знаний с ответами на вопросы сотрудников о рабочих процессах, больничных, отпусках.

Команда внедрения состояла из двух специалистов: руководителя HR-направления и HR-ассистента. Первый этап занял месяц. В этот период зарегистрировали всех сотрудников и внесли информацию по каждому из них.

Вторым, и наиболее трудозатратным этапом, стало наполнение системы: часть информации невозможно было импортировать автоматически из существующих электронных таблиц, и определённые элементы требовали ручного ввода. Это увеличило срок внедрения, но не помешало успешному завершению проекта.

На начальном этапе команде внедрения нужно было преодолеть стадию отрицания нового инструмента. Она может возникать у сотрудников, когда появляется дополнительная система для работы.

HR разработали поэтапную стратегию адаптации персонала к платформе, а также использовали следующие инструменты:

• регулярные информационные рассылки;
• проведение демонстраций системы;
• обучающие видеоинструкции;
• подробные пошаговые руководства по навигации в системе;
• индивидуальные консультации и созвоны с сотрудниками.

Благодаря последовательной реализации этих мер полноценное внедрение системы заняло около шести месяцев.

В компании SMENA два раза в год проводится Оценка 360: летом и зимой. Также в течение года проводится точечная оценка для менеджеров или для сотрудников, которые быстро растут. Был необходим инструмент, который поможет проводить на платформе комплексную оценку компетенций и эффективности, отслеживать динамику развития сотрудников.

На платформе «МояКоманда» компания SMENA реализовала систему Performance Review. Настройка заняла около полугода, так как текущую организационную структуру компании необходимо было переделать. Система требовала строгой иерархической подчинённости, которая не всегда соответствовала реальным рабочим процессам.

Сотрудникам не всегда понятна взаимосвязь между результатами Performance Review и последующими изменениями в оплате труда. Благодаря системе «МояКоманда» удалось значительно повысить прозрачность процесса вознаграждения:

• Все параметры оценки эффективности теперь фиксируются в единой системе.
• Сотрудники получили чёткое представление о влиянии конкретных показателей их работы на размер вознаграждения.

В компании используется Корпоративный магазин, а также была проработана логика геймификации.

В процессе внедрения при возникновении вопросов компания «SMENA» обращалась в техподдержку «МояКоманда».

К примеру, администраторы системы столкнулись с проблемой визуализации пользовательского опыта для различных ролей. Несмотря на полные права доступа, HR-специалистам было сложно понять, как интерфейс и функциональность выглядят для обычных пользователей и менеджеров.

Для решения этой проблемы HR приняли следующие меры:

• Регулярно проводили тестирование с представителями различных ролей.
• Создавали тестовые учётные записи с различными уровнями доступа.
• Активно взаимодействовали со службой технической поддержки «МояКоманда», чтобы уточнить особенности работы прав доступа.

В планах на 2025 год у компании SMENA:

• Использовать Базу знаний не только для HR-процессов, но и внедрить в рабочие процессы сотрудников.
• Сделать акцент на модуле Автоматизация процесса подбора.