Кейс MoneyCat:
с HRM-платформой масштабировали бизнес и объединили сотрудников из 27 стран

В результате отобрали ТОП-3 варианта систем и, в конечном итоге, выбрали «МояКоманда».

При выборе HRM-платформы руководствовались несколькими ключевыми факторами:

1. Широкий функционал: предлагает более 25 HR-инструментов.
2. Постоянное развитие: регулярно обновляется и дополняется новым функционалом. Перед приобретением, ознакомившись с дорожной картой, увидели нужные нам модули: блок КЭДО (Кадровый электронный документооборот) и Performance Review.
3. Мультиязычность: наличие английского языка критически важно, так как в перспективе планируется подключение всех международных сотрудников.

Хочется еще добавить, что важно было, чтобы из любой точки мира могли сотрудники использовать платформу, поэтому привлекали к тестированию директоров из разных стран.

Получив 2 недельный демодоступ провели тестирование платформы, пригласив к участию заинтересованных представителей бизнеса: IT-директора и руководителей направлений, работающих с нелинейными сотрудниками.

В течение недели оценивали функциональность платформы и собирали отзывы. Затем HRBP и HRD подготовили презентацию для руководства, в которой представили аргументы в пользу выбора HRM-платформы, а также описали текущее состояние (as is) и желаемый результат (to be) после внедрения.

После утверждения презентации разработали детальный событийно-сроковый план внедрения. Определили приоритетные задачи и этапы, которые можно реализовать позднее. Оплатили доступ к системе на 250 пользователей сроком на год и начали последовательно реализовывать свой план.

Настройкой HRM-платформы занимались 2 человека: HRD с опытом работы в HR-платформах и HRBP. Позже к ним присоединился менеджер по корпоративной культуре.

Вместо использования автоматизированного способа (импорт пользователей), выбрали более трудоёмкий путь: создание каждого пользователя вручную.

Для этого:

1. Сформировали список сотрудников (охват 27 стран и 58 городов России) для подключения, определив и создав для них роли, должности, департаменты и локации.
2. Вручную заполнили профили сотрудников, определив необходимые поля для отображения. Внесли контакты и данные об оборудовании, категории имущества и остатки отпускных дней. Интеграция с 1С для автоматической загрузки данных была бы желательна, но оказалась невозможной из-за отсутствия единой системы 1С во всех группах компаний
3. Настроили блок рекрутмента, создав все вакансии вручную. Подключили руководителей для наблюдения и управления процессом подбора сотрудников.

Несмотря на это, команда справилась с задачей за два дня.

Далее приступили к автоматизации процесса увольнения, подаче заявок на обучение английскому языку и получению подарков в корпоративном магазине. Настроили реферальную программу, наполнили Базу знаний инструкциями по работе с внутренними сервисами, включая оформление отпусков и больничных, подключение VPN, проведение встреч один на один, их цели и значение для команды.

После официального объявления о запуске платформы для всех сотрудников, через публикацию новых статей повышали вовлеченность коллег с применением в мессенджерах кросс-постинга. Например, писали посты о бонусах и льготах компании, внедрении новых процессов, приветствовали новых сотрудников в команде.
Полная интеграция системы с оптимизированными HR-процессами была достигнута через 3 месяца после покупки.

Основная сложность заключалась в привычке использования внутренней HR-команды в качестве основного источника информации и инструмента для решения вопросов.

Для изменения процесса и внедрения «МояКоманда» мы использовали комплекс мер, включающий кросспостинг и интеграцию HR-сервисов в ключевые бизнес-процессы. Оформление отпуска стало невозможно без обращения к ресурсам платформы: теперь сотруднику необходимо ознакомиться с соответствующей статьей в Базе знаний и оставить запрос через личный профиль в системе.

Первоначально возникали сложности с вовлечением. Несмотря на подготовленную и интуитивно понятную Базу знаний, сотрудники регулярно обращались с одними и теми же вопросами к службе HR. Но после 6 месяцев целенаправленной работы удалось добиться значительного прогресса.

Ключевым фактором успеха стало не только создание удобной и информативной Базы знаний, но и интеграция её использования в обязательные бизнес-процессы компании. Теперь необходимо уделять повышенное внимание мониторингу и своевременному обновлению информации, чтобы соответствовать потребностям сотрудников, активно использующих HR-платформу.

Первоначально База знаний была неудобна для пользователей и затрудняла поиск необходимой информации, потому что мы не структурировали основные разделы, отсутствовали подкатегории. Теперь они отображаются в выпадающем списке, что делает поиск информации более интуитивным и эффективным. Это решение значительно улучшило удобство использования Базы знаний для всех пользователей.

Стандартный подход к продаже мерча оказался неэффективным из-за сложностей и стоимости международной доставки, например, в Мексику или на Филиппины. Поэтому разработали магазин с системой компенсаций.

Сотрудники могут компенсировать расходы на:

• Маркетплейсы и любые онлайн-магазины.
• Подписки на российские и иностранные сервисы.
• Спорт: подписки, приложения, фитнес-залы.
• Досуг: рестораны, театры, билеты на мероприятия.
• Обучение и конференции.
• Страховки: ОСАГО, ВЗР и другие.

Компенсации доступны в нескольких уровнях. Например, 1000, 3000, 5000 и 10000 CatCoins — внутренней валюты. Сотрудник совершает покупку за собственные средства, предоставляет чек, и ему компенсируют расходы в виде CatCoins, которые можно потратить в магазине.

Сотрудники зарабатывают корпоративную валюту за:

• Выполнение рабочих задач и сделок.
• Участие во внутренних процессах: прохождение онбординга, опросов, выражение благодарности коллегам.
• Развитие HR-бренда: публикация статей и участие в конференциях в качестве спикеров.
• Активность во внутренних комьюнити: проведение спикинг-клабов, митапов.
• Стаж работы и день рождения (гарантированный доход).
• Событийные активности: марафоны шагов, кэшбэк за благотворительность. Например, покупка сертификатов на посадку деревьев.

Получилось максимально расширить спектр компенсируемых расходов, включив даже повседневные траты: подписку на цветы, подарок маме, компенсация ГСМ. Это повышает мотивацию сотрудников и даёт им возможность закрывать личные потребности.

Вовлечённость сотрудников повышается за счет начисления внутренней валюты за отзывы и благодарности коллегам.
Запуск корпоративного магазина с широким выбором товаров и услуг с необычным форматом предоставляет возможность компенсировать практически любые покупки.

В интервью сотрудники отмечали, что чаще всего обращаются к платформе для решения следующих задач:

• Организационная структура и список сотрудников. Пользователи ищут нужного человека, изучают структуру компании. Это особенно полезно для новичков.
• График отсутствий. Отмечают удобство просмотра информации об отсутствующих коллегах. В начале использования возникали трудности с адаптацией, но теперь большинство сотрудников активно используют эту функцию.
• Календарь дней рождений. Сотрудники ценят возможность просматривать дни рождения коллег и получать уведомления о предстоящих событиях.
• Заявки (отпуска, больничные). Подчеркивают удобство оформления заявок, особенно для линейных сотрудников, которым эта функциональность необходима для решения повседневных задач.

Кроме того, сотрудники позитивно отзывались о корпоративном магазине, отмечая его как интересную и полезную функцию, вызывающую много положительных эмоций. Несмотря на то, что не все используют платформу ежедневно, наличие таких возможностей оценивается положительно.

Ранее нам приходилось вручную вести учёт в Excel, а учитывая высокую тревожность HRD в вопросе сохранности данных, отнимало много времени и сил. Привычку и резервную копию данных сохранили для подстраховки, а процесс значительно упростился. Теперь в один клик мы можем выгрузить информацию по команде и быстро перенести её в Excel. Ранее тратили много времени на запоминание уволившихся сотрудников и постоянное внесение данных вручную. Благодаря автоматическому подсчёту эта необходимость отпала, что существенно облегчило работу.

Перешли из внешней системы подбора персонала в HRM-платформу «МояКоманда». Ключевым преимуществом стало предоставление заказчикам доступа к процессам, которые прежде были от них скрыты.

Ранее рекрутерам приходилось еженедельно отправлять отчёты о количестве кандидатов, отказах и других показателях. Теперь заказчики видят кандидатов и ход работы, что, в свою очередь, экономит рекрутеру до трех часов рабочего времени в неделю. Минимизируется и человеческий фактор. Заказчики оформляют заявки на платформе, а не личными сообщениями разным сотрудникам. Это исключает несогласованные вакансии, поскольку заявка проходит через систему согласования, прежде чем попасть в работу к рекрутерам.