Кейс «Мосволонтёр»: запрос на обучение привел к использованию всех модулей HRM-платформы

Мосволонтёр — крупнейший ресурсный центр добровольчества в России. Подведомственное учреждение Комитета общественных связей и молодёжной политики города Москвы.

Команда центра объединяет активных горожан, НКО, государственные учреждения и бизнес для решения социальных задач города.

Масштаб бизнеса

• Работает с 2014 года.
• Больше 10 направлений волонтерской деятельности.
• Распределённый офис в восьми округах Москвы.
• Более 1 464 000 жителей Москвы вовлечены в волонтёрскую деятельность.
• Свыше 285 000 волонтёров зарегистрированы на сайте mosvolonter.ru.
• Организовано более 2 100 волонтёрских корпусов.
• Оказано более 21 500 часов помощи с начала 2025 года.
• Более 2 900 организаций-партнёров вовлечены в волонтёрскую деятельность.
• Свыше 100 000 человек приняли участие в программах по развитию компетенций в добровольческой деятельности.
• 8 300+ раз столичные организации воспользовались сервисами Ресурсного центра «Мосволонтёр».

Задачи
1. Масштабирование численности сотрудников.

• Разработка стратегии найма с учётом роста компании.
• Поддержание эффективного взаимодействия между командами в офисе и удалённо.
• Управление распредёленным офисом, развитие корпоративной культуры в условиях удалённой команды.

2. Переход на гибридный режим работы:

• Разработка политики удалённой работы.
• Мониторинг продуктивности сотрудников.

3. Улучшение адаптации сотрудников, особенно молодых специалистов.

4. Мотивация персонала. Проведение обучения и развития.

5. Построение и оптимизация бизнес-процессов:

• Автоматизация рутинных операций.
• Проведение регулярного анализа и аудита процессов на предмет эффективности.

Результаты

• 100% сотрудников прошедших адаптацию по единому стандарту компании.
• Рост вовлеченности сотрудников по нескольким показателям: коллеги, руководитель, обучение.
• По данным опроса вовлеченности от Управления кадровых сервисов Правительства Москвы, показатель в сфере обучения вырос в сравнении с предыдущим на 5 пунктов.
• Сформирована База знаний со всеми доступными курсами и инструкциями.
• На главный экран добавлена витрина обучения.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Автоматизация процесса подбора
• Адаптация новых сотрудников
• Оценка и развитие сотрудников
• Управление эффективностью
• Управление заявками и процессами
• Мобильное приложение.

Срок: 6 месяцев

Каждый модуль внедрялся отдельно: от одного до трёх месяцев, в зависимости от сложности.

Предпосылки внедрения HRM-платформы

Изначально рассматривали платформу как инструмент для обучения сотрудников. Год назад в корпоративной структуре не было подразделения, которое бы отвечало за дополнительную работу с персоналом. Не было стратегии и понимания, как развивать HR-сферу.

Первый запрос был простым — организовать обучение для сотрудников. В процессе провели исследование вовлечённости персонала и выявили спектр проблем. Оказалось, что есть потребность не только в обучении, но и в комплексном решении по вопросам мотивации, адаптации и коммуникации.

HR-команде была поставлена задача оперативно решить кадровые вопросы, используя возможности платформы «МояКоманда» для достижения стратегических целей компании.

Ключевые факторы выбора платформы

Летом 2024 года, с июня по конец августа проводили масштабное собственное исследование HR-процессов, организовав глубинные интервью, количественные опросы сотрудников с привлечением экспертов, чтобы выявить потребности и проблемы в HR-процессах и корпоративной культуре. Результаты исследования легли в основу проекта по оптимизации бизнес-процессов и усилению миссии компании.

После согласования концепции проекта с руководством, сосредоточились на 3 ключевых направлениях: мотивации, рекрутменте и адаптации. Далее разрабатывали решения, рассматривали разные варианты и проводили внутреннее тестирование с участием сотрудников из различных подразделений.

Организация учитывала опыт смежных компаний, которые успешно пользовались различными HRM-системами в течение 1, 5 лет. А именно:

1. Доступность стоимости и гибкость условий

Как небольшая организация, мы ориентировались на корпоративные решения, которые предоставляют доступ без минимальных границ по количеству сотрудников и доступны в цене.



— Виктор Кутняков, начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

Одна из платформ стоила от 20 млн рублей, другая рассчитана на компании от 500 человек. Платформа «МояКоманда» готова работать даже с небольшими командами и оптимальна по цене.


2. Простота и прозрачность
Важен понятный интерфейс, открытость платформы (качественный сайт, готовые презентации) и возможность бесплатно протестировать функционал до внедрения. Это значительно ускорило принятие решения.


3. Выход из бюрократизации
Внедрение платформы стало шагом к открытой и эффективной системе работы. Это не просто инструмент, а часть трансформации внутренних процессов.

Сложности при запуске

Реальная эксплуатация системы внесла существенные коррективы в процесс внедрения. Несмотря на предварительное тестирование, выяснилось, что в рабочих условиях, когда сотрудники начали активно использовать платформу для решения повседневных задач, их восприятие инструмента кардинально отличается от ожидаемого. В процессе тестирования не использовались действующие учебные курсы, актуальные календари и работа с запросами пользователей в реальном времени.

При переходе к презентации платформы отдельным подразделениям и тестированию в реальных рабочих условиях стало очевидно, что первоначально развернули избыточное количество модулей. Мы приняли решение временно отключить часть функционала, чтобы избежать перегрузки пользователей и упростить процесс работы в новой системе.

Основной текст — Виктор Кутняков, начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

В связи с необходимостью перенастройки процессов временно отключили модули «Рекрутинг» и «Эффективность», приостановили настройку политик отсутствия.

Внедрение HRM-платформы

Внедрение HRM-платформы началось с анализа организационной структуры. Процесс переноса данных в систему выявил неточности и сложности в существующих HR-процессах.

База знаний

При разработке структуры Базы знаний приняли решение отказаться от классификации по типу контента (например, «Инструкций») в пользу организации информации по задачам, с предложенным материалом.

Создали удобную и функциональную Базу знаний для всех пользователей платформы, где сотрудники быстро находят ответы на свои вопросы. Упростилась работа с материалами: ранее информация была децентрализована и хранилась в различных источниках, включая общекорпоративный Telegram-бот и отдельные персональные системы, что затрудняло ее поиск и использование.

Сейчас мы консолидировали информацию в единой Базе знаний, систематизировали большинство инструкций по процессам и другой полезной информации для сотрудников. Создали отдельные категории для каждого подразделения.

Основной текст — Виктор Кутняков, начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

Модуль «Задачи»

Модуль управления задачами внедрили одним из первых. Он быстро набрал популярность среди сотрудников.

К нашему удивлению, внедрение таск-трекера привело к неожиданному результату. Им начали пользоваться сотрудники бэк-офиса, которые ранее вели учёт задач в различных форматах: по электронной почте, в мессенджерах и даже на бумаге.

— Виктор Кутняков, начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

Приятно удивило, что сотрудники сами начали предлагать улучшения, до которых HR-служба не успела дойти: подзадачи, смена исполнителя. Это говорит о том, что платформа настолько интуитивно понятна, что новички быстро разобрались и стали выдвигать идеи.

Календари

Ресурсный центр «Мосволонтёр» ранее использовал Outlook, но календари получили активный отклик пользования. Особенно после интеграции с системой бронирования переговорных комнат, которая ранее велась в Google и Яндекс-таблицах. Возможность бронировать переговорные комнаты и добавлять ссылки на встречи непосредственно в календарь значительно упростила планирование и повысила востребованность инструмента.

Рекрутинг

Раздел «Рекрутинг» на платформе позволил организации не только централизовать в одном месте все этапы найма сотрудников, но и сделать собственный посадочный карьерный сайт. Благодаря этому руководители подразделений вместе с рекрутером всегда в курсе текущего статуса поиска по всем вакансиям, а действующие работники могут в свободном доступе ознакомиться с открытыми вакансиями и оперативно поделиться ссылкой на карьерный сайт с потенциальными кандидатами.

Интерфейс раздела был интуитивно понятен и за несколько дней стал незаменимым инструментом в работе рекрутера. Легко создать вакансию, прописать требования, получать отклики и перемещать кандидата по циклу: от скрининга резюме до предложения о работе. Это избавило от необходимости хранить информацию о кандидатах на разных сторонних сервисах.

В организации помимо карьерного сайта активно используются альтернативные каналы привлечения кандидатов, например, специализированные Telegram-каналы. Дополнительным преимуществом стала возможность загрузки резюме кандидатов из этих источников и работа с ними непосредственно на платформе.

Карьерный сайт

Планируется размещение ссылки на карьерный сайт в HRM-платформе «МояКоманда». Это позволит организации самостоятельно и оперативно обновлять информацию о вакансиях и взаимодействовать с кандидатами, не привлекая дополнительные ресурсы разработчиков сайта.

Ранее для разработки подобных страниц требовалось задействовать дополнительные ресурсы разработчиков, что влекло за собой значительные затраты времени и бюджета. Карьерный сайт решает эту проблему.

В настоящее время все вакансии приведены к единому стандарту, включая описание условий работы. Это стало возможным благодаря внедрению модуля рекрутинга, который позволил выявить и устранить несоответствия. На данный момент 10 заявок прошло через внутренний карьерный сайт.

Оценка 360 градусов

В вопросах оценки компетенций обучающее подразделение совместно с HR впервые смогло провести полноценную оценку 360 градусов для ролей «организатора» и «менеджера». Ранее ограничивались оценкой 180° из-за сложностей в организации и контроле с использованием Google-таблиц и Google-форм.
Проведение новой оценки, завершившейся в конце апреля 2025 года, показало существенный рост удобства и эффективности по сравнению с предыдущим опытом.

Заявки

Ресурсный центр «Мосволонтёр» выступает в роли внешнего провайдера образовательных программ для школ, колледжей и вузов, проводя занятия на их площадках. Заявки на программы поступают от кураторов организаций, которые работают в других подразделениях. Внедрение заявок позволило наладить взаимодействие между разными подразделениями.

В связи с запланированным на лето 2025 г. расширением функционала заявок, проводится аудит и оптимизация бизнес-процессов.

Обучение как инструмент адаптации: от разрозненных решений к единой системе

Обучение рассматривалось не только как предоставление профессиональных курсов, но и как эффективная адаптация новых сотрудников, особенно молодых специалистов, для которых организация часто становится первым местом работы. Качество и содержание адаптационных программ имели первостепенное значение. До внедрения платформы единая система адаптации в сокращенном формате проходила в Telegram-боте.

После внедрения платформы удалось согласовать единую систему адаптации со всеми бизнес-юнитами, предоставив возможность индивидуальной настройки и доработки под конкретные потребности. Достигли 100% показателя успешного прохождения адаптации для всех новых сотрудников. Прозрачность процесса обеспечивает полный контроль отслеживания и управления эффективностью нового сотрудника в компании.

Ранее адаптация проводилась с помощью корпоративного Telegram-бота, разработанного подразделением. Бот представлял собой геймифицированную систему с выбором ответов, позволяющую сотрудникам знакомиться с подразделениями, деятельностью, правилами и нормами компании.

Однако от Telegram-бота было решено отказаться в целях сокращения затрат ресурсов и упрощения поддержки. Функционал бота был перенесен на платформу «МояКоманда», включая Базу знаний и систему обратной связи, аналогичную модулю идей. Сложность Telegram-бота и большое количество переходов привели к его низкой востребованности. Например, за два года использования бота было получено всего 2-3 идеи, в то время как после переноса модуля идей на платформу (без обратной связи) за месяц было получено 3-4 идеи. Показатель из 3 в год достиг 3 идеи в месяц.

Компания регулярно участвует в опросе вовлеченности, проводимом Правительством Москвы. Согласно последним данным, наблюдается повышение вовлеченности сотрудников по нескольким ключевым факторам: это коллеги, непосредственный руководитель и, особенно, обучение. Рост в области обучения составил пять пунктов. Важно отметить, что вовлеченность - это динамичный показатель, требующий постоянной работы, и для более полной картины необходимо анализировать данные за длительный период.

Рост в области обучения, связан с созданием в Базе знаний страницы с доступными курсами (оплачиваемые или бесплатные курсы, а также те, оплату которых организация готова взять на себя), в ссылках на главный экран добавлена витрина с внутренним каталогом обучения. Кроме того, позитивное влияние оказала адаптация с использованием внутренних курсов. В целом, сотрудники положительно оценили работу в HRM-платформе.

Аналитические отчёты

Для принятия управленческих решений регулярно анализируют данные, представленные в отчетах по онбордингу, адаптации и текучести персонала. Эти отчеты позволяют оценить эффективность текущих процессов и своевременно выявлять проблемные зоны.

Состав команды на внедрение

Внедрение HRM-платформы осуществляла рабочая группа из 5 человек в течение 6 месяцев.

Распределение ролей по направлениям в HR-службе сыграло ключевую роль и командный подход оказался эффективным благодаря тому, что каждый HR-специалист отвечал за конкретное направление. Так, сотрудники, ответственные за обучение и адаптацию, использовали платформу для онбординга новых сотрудников, создавая задания по заполнению профиля, знакомству с платформой и организации менторинга. Это позволило вовлечь в процесс не только новых сотрудников, но и наставников, которые ставили задачи и отчитывались о проведенных встречах через платформу «МояКоманда».

Процесс мотивации пока представлен на платформе еженедельным дайджестом компании, который ранее публиковался в традиционном формате.

С появлением рекрутера в отделе кадров это направление также начало развиваться на платформе.

Базу знаний обновляет сотрудник, ответственный за обучение, а отдельные статьи дополняют редакторы подразделений. Актуализация информации происходит циклично, когда возникает необходимость. Таким образом, успешное внедрение платформы стало возможным благодаря параллельной оптимизации HR-процессов.

Как сотрудники восприняли систему

Изначально были представлены несколько модулей: главный экран и профили пользователей. Однако, нововведения принимались сложно, особенно среди опытных сотрудников и в территориально распределенных филиалах в округах Москвы, где отсутствовала возможность личного контакта и демонстрации функционала платформы.

Несмотря на то, что средний возраст сотрудника в организации составляет 27-28 лет, необходимо было учитывать особенности различных возрастных групп и географических локаций.

Для преодоления сопротивления изменениям был реализован подход, включающий:

Поиск «Агентов изменений»: Были выявлены сотрудники, позитивно настроенные к изменениям, которые стали проводниками новой платформы в своих подразделениях. Они помогали коллегам осваивать функционал и отвечали на вопросы.
Поддержка руководства: Первые изменения активно поддерживались и транслировались директором организации и курирующим заместителем, что подчеркивало важность и необходимость внедрения платформы.

Внедрение платформы заметно изменило рабочие процессы. Например, совещания в обязательном порядке планируются в Календаре. Ранее задачи от руководства часто ставились в Telegram, сейчас они фиксируются непосредственно в платформе. Это говорит о формировании серьёзного отношения к ней. Если задача детально проработана в платформе с описанием показателей, аргументацией и выводами, то во время совещания не тратится время на повторное обсуждение.

— Виктор Кутняков, начальник управления коммуникаций и образовательных проектов «Мосволонтёр»

Что изменилось с переходом на «МояКоманда»

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Отсутствие корпоративного портала, единой системы адаптации для обучения новых сотрудников и волонтеров.	Внедрено российское ПО в качестве единой системы для оптимизации HR-процессов и формирования корпоративной культуры. Создана и применена эффективная стратегия адаптации сотрудников. Удобные отчëты. Уровень прохождения адаптации сотрудников увеличен на 40%, достигнув 100% благодаря единому стандарту процесса.
Работа в нескольких внешних системах.	Отказ от монопродуктов и переход на комплексную HRM-платформу.
Длительность периода согласований.	Осуществлен переход от бюрократических согласований к прозрачным и оптимизированным HR- процессам.
Отсутствие прозрачности HR-процессов.	Отлажены существующие и созданы эффективные бизнес-процессы.
Работа в Google и Яндекс-таблицах. (например, бронирование переговорных, проведение оценки 180°).	Оптимизирована работа HR-отдела и автоматизированы HR-процессы. Упростилось планирование рабочего дня и повысилась востребованность инструмента по бронированию переговорных комнат.
Использование Telegram-бота для онбординга, постановки задач, Базы знаний, фиксации встреч	Создана удобная База знаний: централизованное хранение документов и информации упрощает поиск и доступ к необходимым материалам. По данным опроса вовлечённости от Управления кадровых сервисов Правительства Москвы, показатель в сфере обучения вырос в сравнении с предыдущим на 5 пунктов.
Отсутствие корпоративного портала и специализированной системы для проведения только оценки 180° с помощью Google и Яндекс-таблиц Отсутствие эффективного проведения оценки 360 градусов.	Внедрен корпоративный портал. Проведена первая часть оценки 360 градусов.

Планы на будущее

В планах на 2025 год у компании «Мосволонтёр» по работе в HRM-платформе «МояКоманда»:

• Работа с модулем «Рекрутинг».
• Внедрить модуль «КЭДО».
• Настроить ИПР сотрудника.
• Проведение оценки 360 градусов, использование KPI.
• Продолжить работу с модулем «Заявки».
• Внедрение Performance Review.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно