Всё о КЭДО: ключевые этапы, преимущества и внедрение

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) меняет управление персоналом, автоматизируя рутинные процессы и открывая новые возможности для развития профессиональных навыков и мотивации сотрудников. В статье мы расскажем, что такое КЭДО или экдо, какие преимущества он даёт сотрудникам отделов кадров, как помогает эффективно оценивать персонал и развивать ключевые компетенции, а также рассмотрим опыт использования КЭДО на платформе «МояКоманда».

Вы читаете журнал «МояКоманда» — комплексной HR-платформы, которая автоматизирует ключевые HR-процессы в корпоративном пространстве.

Узнать больше о «МояКоманда»

Что такое КЭДО

КЭДО — это современная система обмена кадровыми документами в электронном виде, упрощающая процесс оформления, учета и хранения документов между работодателем, сотрудниками и государственными органами. Она полностью соответствует требованиям трудового законодательства РФ и упрощает взаимодействие в HR-сфере за счет цифровой подписи и юридической значимости электронных документов. Законодательная база КЭДО базируется на Трудовом кодексе РФ (ст. 312.1), Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также постановлениях Правительства РФ, регламентирующих электронный документооборот в кадровом делопроизводстве.

Какие документы входят в КЭДО

В систему электронного кадрового документооборота входят:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения.

• Приказы о приеме, перемещении и увольнении.

• Листки нетрудоспособности, отпуска, командировки.

• Графики отпусков, табели учета рабочего времени.

• Документы по аттестации и оценке персонала.

• Справки и уведомления, которые согласно законодательству должны предоставляться сотрудникам и контролирующим органам.

Преимущества КЭДО для HR и бизнеса

• Автоматизация и ускорение процессов

• Сокращение времени на обработку документов. Подписание и обмен кадровыми документами происходят за секунды, что ускоряет все HR-процессы и позволяет быстрее реагировать на изменения в компании.
• Экономия ресурсов. Компании существенно сокращают затраты на бумагу, печать и курьеров, а также высвобождают до 60% рабочего времени HR-специалистов для более приоритетных задач — например, для обучения персонала и развития профессиональных компетенций.
• Оптимизация взаимодействия. КЭДО делает прозрачным процесс согласования и подписания документов между руководителями, сотрудниками и HR-отделом, минимизируя количество ошибок и задержек.

• Безопасность и соответствие законодательству

• Юридическая значимость. Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) гарантирует юридическую силу электронных документов, что важно для выполнения требований законодательства.
• Безопасность данных. Современные системы КЭДО используют шифрование и соответствуют требованиям ФЗ-152 «О персональных данных», обеспечивая надежную защиту информации о сотрудниках.
  

• Гибкость и масштабируемость

• Работа с удалёнными и распределёнными командами.  КЭДО позволяет легко управлять кадровыми процессами в дочерних компаниях и с удалёнными сотрудниками.
• Интеграция с другими системами. Современные решения КЭДО интегрируются с 1С, корпоративными порталами, календарями и сервисами для рекрутинга, что помогает руководителям формировать эффективные команды и быстро реагировать на кадровые изменения.

Недостатки кадрового электронного документооборота 

Несмотря на многочисленные преимущества, КЭДО имеет ряд ограничений, которые важно учитывать при внедрении.

• Сопротивление сотрудников и необходимость обучения
При решении руководства внедрить КЭДО, сотрудники сохраняют право выбора и некоторые из них могут отказаться от использования электронных документов. Чтобы минимизировать риск, важно проводить разъяснительную работу, организовывать обучение, предоставлять подробные инструкции и сопровождать процесс внедрения постоянной поддержкой. Без внимания к адаптации персонала переход может затянуться и привести к внутренним конфликтам.


• Не все документы можно оформить в электронном виде
Существуют кадровые документы, которые по законодательству или практическим причинам всё ещё требуют бумажного оформления. Например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы по охране труда. Это ограничивает полноту автоматизации и требует ведения параллельного бумажного документооборота.


• Технические риски и безопасность данных
Цифровое хранение документов снижает риски, связанные с пожаром или затоплением, однако подвержено угрозам кибератак, сбоям и техническим ошибкам. Для минимизации рисков важно выбирать надежных провайдеров с резервным хранением и шифрованием данных.


• Финансовые затраты на внедрение и сопровождение
Внедрение КЭДО требует инвестиций в покупку лицензий, выпуск и обновление электронных подписей, обучение сотрудников и техподдержку. Кроме того, интеграция с уже существующими системами может потребовать привлечения IT-специалистов и дополнительных затрат.


• Необходимость тщательного планирования и подготовки
Чтобы перейти на КЭДО необходимо поэтапное планирование. Без системного подхода и вовлечения всех участников процесс может стать долгим и сложным.

Важно учитывать эти недостатки и готовить компанию к плавному переходу, чтобы максимально раскрыть потенциал электронного документооборота.

В «МояКоманда» есть решения, которые помогают минимизировать многие из этих рисков: удобный пользовательский интерфейс, качественная техподдержка, интеграция с электронными подписями и обучение персонала. Это делает процесс перехода на КЭДО комфортным.

Таблица сравнения КЭДО и бумажного документооборота

Критерий	КЭДО	Бумажный документооборот
Скорость обмена	Мгновенный обмен через цифровую систему	Зависит от курьера, почты или личной передачи
Стоимость	Снижение затрат на печать, хранение	Высокие расходы на бумагу, картриджи, архивы
Безопасность данных	Высокий уровень защиты, цифровая подпись	Риск утраты, подделки, несанкционированный доступ
Доступность	В любое время с любого устройства	Только физически в офисе или архиве
Законность	Полностью соответствует законодательству	Традиционный способ, требующий бумаг
Ошибки и потери	Минимизируются автоматизацией	Частые ошибки при оформлении и хранении

Проблемы и ошибки при переходе на КЭДО

• Недостаточная подготовка сотрудников и плохое обучение новой системе.

• Отсутствие четкой инструкции и регламента внутри компании.

• Технические сбои и ошибки при интеграции с существующими системами.

• Некорректное оформление электронных подписей и несоблюдение требований закона.

• Неполное информирование работников, что приводит к недоверию и сопротивлению.

• Пренебрежение этапом тестирования и обратной связи.

Обязательно ли внедрять систему КЭДО

Законодательство России обязывает соблюдать электронный кадровый документооборот только в части, если условия коллективного договора, локальных актов или соглашений предусматривают такой формат. Тем не менее, с учетом цифровой трансформации и удобства КЭДО становится практически необходимым для эффективного управления кадрами и сокращения рисков при проверках.

Как подписывать документы в КЭДО

Подписание кадровых документов в КЭДО осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая приравнивается к собственноручной подписи. Для этого сотрудник получает электронный ключ, сертифицированный в соответствии с федеральными требованиями, а процесс осуществляется в безопасной среде HRM-системы «МояКоманда».

Практический опыт: КЭДО в HR-платформе «МояКоманда»

Комплексный подход к автоматизации

Модуль КЭДО в HR-платформе «МояКоманда» позволяет задокументировать все процессы. В системе можно создавать, согласовывать и подписывать любые кадровые документы. Это происходит онлайн, быстро и без лишней бюрократии.

«МояКоманда» — понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным сотрудникам.

Попробовать бесплатно

class="b-r-sm">