Кейс StudyWorld: внедрение КЭДО как решение проблем удалённой работы в IT-компании

До внедрения HRM-системы данные о сотрудниках хранились разрозненно: кадровый документооборот вели в 1С, часть информации — в Excel и Google-таблицах. Коммуникация происходила в рабочем мессенджере, который не предоставлял возможностей для отслеживания и систематизации информации. Это приводило к дублированию данных, потере времени и усложняло процесс найма,  переводов и увольнений сотрудников.

Примерно 80% процентов сотрудников компании работают удалённо. Процесс подписания документов с ними стал сложным, долгим и дорогостоящим. Возникли значительные затраты на курьерские службы, участились случаи потери документов, и как следствие, стресса всех участников процесса.

Продолжать работу в таком режиме стало невозможно, поэтому руководство осознало необходимость кардинальных изменений. Важную роль сыграло стремление сохранить имидж современной IT-компании. Инициатором отказа от бумажной документации и внедрения современных технологий стала руководитель HR-службы. Преимуществом оказалось наличие платформы «МояКоманда», где уже вели внутренний учёт. Это и облегчило переход на электронные процессы.

После тщательного анализа менеджмент компании пришёл к выводу, что внедрение кадрового электронного документооборота является оптимальным решением. Благодаря HRM-платформе, компания StudyWorld смогла автоматизировать процессы документооборота и подписания документов с сотрудниками. В свою очередь эффективно решить проблему внешних коммуникаций и централизовать управление документами.

Важным этапом стала адаптация сотрудников к платформе:

• Постепенное внедрение. Компания уже использовала платформу «МояКоманда» как HR-портал.
• Автоматизация процессов. В системе отлажен процесс оформления отпусков, постановки задач (онбординг, оффбординг, переводы сотрудников) и управления кадровыми перемещениями.
• Комплексный подход. На платформу перенесли не только кадровые процессы, но и задачи, связанные с рекрутментом и обучением.

HR-отдел организовал процесс миграции данных в новую HRM-платформу и отвечал за перенос и верификацию персональных и рабочих данных каждого сотрудника. Этот этап, предшествующий внедрению электронного документооборота, был успешно завершен в марте 2025 года.

Следующим шагом стало вовлечение сотрудников в использование платформы.

HRM-платформа стала важным инструментом для решения этой проблемы. Теперь каждый сотрудник может легко узнать, кто работает в его команде, а также ознакомиться с коллегами из параллельных или смежных проектов. Это способствует формированию чувства общности и укреплению командного духа, даже несмотря на географическую удаленность и участие в разных проектах.

Одним из ключевых моментов внедрения стало одновременное подключение HRM-платформы и рабочего мессенджера VK Teams, который уже интегрирован в «Моя Команда». Компания StudyWorld нуждалась в комплексном решении, так как старый рабочий чат не интегрировался с новой HRM-системой. Поэтому от прежнего отказались и одновременно перешли на «МояКоманда» и VK Teams.

Внедрение происходило постепенно. Сначала HR-отдел  тестировал систему самостоятельно, моделируя различные ситуации. Главной задачей было отладить все процессы до мелочей. Сотрудники HR-отдела анализировали, как работают задачи, кто должен быть ответственным, наблюдателем, утверждающим. Этот процесс занял много времени и, как отмечает HRD компании, был непростым.

Несмотря на то, что связка сервисов простая в настройке, возникли сложности, связанные с человеческим фактором. Одним переход дался легко, другим — сложно или с нехваткой времени. Например, ТОПам требовался особый подход. Им предоставили готовые решения, требующие минимального количества действий. Таким образом, HR-отдел разработал разные подходы для всех групп сотрудников: для своего отдела, для работников и для топ-менеджмента.

В результате отдел персонала успешно «подружил» всех с новой HRM-системой. С переходом на КЭДО (кадровый электронный документооборот) стали очевидны еще большие возможности платформы. Специалист по кадровому делопроизводству особенно отмечает удобство настройки уведомлений в Telegram-боте, которые дополняют электронную почту. Для сотрудника, занимающегося кадровым учётом, крайне важно получать уведомления обо всех событиях, чтобы не пропустить ничего важного — это напрямую связано с выплатами заработной платы, отпускных и больничных.

Для успешного внедрения HRM-платформы необходимо было детально изучить её функциональность, адаптировать под особенности компании и решить возникающие проблемы. На начальном этапе внедрения сотрудники активно взаимодействовали со службой поддержки, выясняя, почему те или иные функции работают по-разному. Благодаря тесному сотрудничеству, все вопросы были решены, и платформа заработала в полную силу.

В компании управление HRM-платформой централизовано в HR-службе.  

Основная ориентация на управление персоналом и кадровое делопроизводство. Платформа используется для оформления заявок, связанных с различными кадровыми операциями: приемом, увольнением, командировками, переводами, изменением формы трудоустройства, а также для учета всех видов отсутствий.

• Блок «Есть Идея»:

• Благодарности

Возможность сказать  «Спасибо» коллегам.
В компании реализована система благодарностей, позволяющая сотрудникам выражать признательность друг другу за помощь и поддержку. Они могут публично поблагодарить коллег, отметить их вклад в решение сложных задач и выразить восхищение их профессионализмом. Система благодарностей включает различные элементы, такие как звездочки и монетки, используемые для оценки вклада сотрудника.

• Онбординг

В рамках HRM-платформы ведётся сопровождение сотрудников на испытательном сроке. Фиксируются результаты и ставятся задачи. До внедрения КЭДО в платформе вели блок, связанный с отсутствиями и кадровым делопроизводством. Особенно удобно использовать структуру организации, так как она заполнена и позволяет новым сотрудникам быстро сориентироваться в том, кто где находится.

Понимая, что первое время на нового сотрудника обрушивается большой поток информации, компания StudyWorld предусмотрела возможность обратиться к HRM-платформе в любое время. Там же хранятся видеозаписи демоверсий и инструкции, разработанные HR-отделом для различных ситуаций: кадровых, командировочных и других. Все материалы доступны новым сотрудникам в процессе онбординга, что позволяет им быстро осваиваться в компании.

• Опросы

Регулярно проводятся опросы для оценки работы HR-команды, уровня вовлечённости и лояльности сотрудников, а также eNPS — главного показателя уровня корпоративной культуры в компании. Результаты опросов позволяют выявить как положительные, так и отрицательные моменты. HR-team внимательно отслеживает все отзывы, стараясь улучшить свою работу и помогает компании стать лучше.

Компания ценит критику, понимая, что она помогает выявить слабые места и учесть разные точки зрения. Сотрудники HR-команды открыты к общению, лояльны и готовы к конструктивному диалогу, что позволяет эффективно решать возникающие вопросы и совершенствовать процессы.

Благодаря HRM-платформе, структура компании, несмотря на ее разветвленность, стала более прозрачной и понятной даже для тех, кто работает в ней давно. Платформа позволяет легко определить, кто является руководителем того или иного проекта и в каком подразделении работает сотрудник.

Удобные профили сотрудников с фотографиями содержат информацию о стаже работы и полученных благодарностях. С внедрением модуля КЭДО работа стала ещё более мобильной.

Компания отмечает, что работа в единой экосистеме значительно повышает удобство и эффективность. Платформа обеспечивает прозрачность и доступность информации, упрощая взаимодействие между сотрудниками и HR-службой. Видимость структуры, результатов и всех модулей позволяет использовать информацию для решения различных задач и улучшения рабочих процессов.

В планах на 2025 год у компании StudyWorld по работе в HRM-платформе «МояКоманда»:

• Внедрение геймификации.
• Внедрение корпоративной валюты.
• Использование всех модулей «МояКоманда».