Кадровый резерв: что это, для чего необходим, как создать

В этом году 81% работодателей столкнулись с проблемой дефицита кадров. В компаниях на закрытие одной вакансии в среднем уходит до трех месяцев. Кадровый резерв — ключевой инструмент, который поможет решить эту проблему. В статье подробно рассмотрим концепцию кадрового резерва, цели, принципы формирования, а также работающие инструменты.

Сформированный список текущих и потенциальных сотрудников с нужными навыками (hard-skills, soft-skills) и опытом для замещения ключевых должностей в компании. Более широкое понятие кадрового резерва включает в себя не только список сотрудников, но и саму работу HR — выявление и развитие кандидатов на будущие вакансии.

Цель создания резерва кадров заключается в подготовке и обучении специалистов для последующего их назначения на открытые вакансии. Это позволяет организации функционировать без сбоев, своевременно закрывать вакансии, минимизировать риски от ухода ключевых специалистов и сократить затраты на привлечение внешних кандидатов.

Кроме того, работа с кадровым резервом способствует повышению мотивации и удовлетворенности работников, ведь попадание в этот список свидетельствует о признании их профессионализма и ценности для работодателя.

Принципы работы с кадровым составом строятся на нескольких моментах. Первый — это системность. Каждый этап, от подбора до аттестации, должен быть частью единой политики. Второй принцип — проактивность. Создание «запаса» сотрудников требует регулярной проверки квалификации работников и их потенциала. Третий принцип — открытость. Все сотрудники должны знать о существовании резерва, о том, что могут быть включены в него. Это повысит их вовлеченность и желание работать.

Не менее значим и принцип адаптивности. Он подразумевает, что система формирования кадрового резерва должна реагировать на изменения как внутри организации, так и на рынке труда. Регулярный мониторинг тенденций и умение предвидеть потребности — неотъемлемая часть модели формирования резерва.

Критерии отбора в кадровый резерв компании отличаются, исходя из специфики отрасли, целей и стратегий развития организации. Тем не менее, есть общие моменты:

• Профессиональные навыки и знания. Уровень профессиональной подготовки, образование, наличие сертификатов и дипломов.
• Личностные характеристики. Коммуникабельность, способность эффективно взаимодействовать с коллегами, лидерские качества, внимательность, ответственность, стрессоустойчивость.
• Показатели производительности. Достигнутые результаты, вклад в развитие компании, соблюдение сроков выполнения задач.
• Мотивация и желание развиваться. Готовность учиться, стремление к карьерному росту, участие в дополнительных образовательных программах.
• Физическое и психологическое здоровье. Способность справляться с физическими и эмоциональными нагрузками, отсутствие вредных привычек.
• Лояльность к компании. Длительность работы в компании, готовность следовать принятым нормам, понимание корпоративной культуры.
• Рекомендации и отзывы коллег. Анализ деловых и личностных характеристик претендента на вакансию.

Эти параметры дополняются и изменяются в зависимости от конкретной ситуации на рынке труда, а также стратегических целей компании.

Здесь определяются позиции, на которые потребуется подготовить специалистов. Пример: в компании решили создать кадровый резерв из будущих руководителей проектов. На этой ступени проводится анализ целей по развитию отделов, оценивается текущий состав сотрудников и прогнозируется возможный уход ведущих специалистов.

На второй ступени отбираются работники, соответствующие заявленным требованиям и подходящие для включения в кадровый резерв.

Третий этап — проведение оценочных процедур для определения уровня компетентности кандидатов. Здесь HR пригодится методика оценки компетенций сотрудников, которая поможет обсудить с кандидатами их профессиональные качества, KPI, достижение целей по OKR, карьерные ожидания. Найти талантливых сотрудников внутри можно также оценив эффективность работы сотрудников по методике 9-Box.

На этом этапе работы с кадровым резервом разрабатывается индивидуальный план развития (ИПР), который включает курсы, семинары, коуч-сессии и так далее. Также определяются сроки достижения целей.

Организация работы с кадровым резервом на пятом этапе подразумевает проведение обучающих мероприятий, стажировок и тренингов.

Здесь помогут регулярные встречи с претендентами и их наставниками для обсуждения достигнутых результатов и корректировки планов. По итогам каждой оценки принимается решение о продолжении или прекращении участия кандидата в проекте.

Есть различные виды кадрового резерва. Один из них — резерв управленческих кадров.
Что это такое?

Это группа перспективных сотрудников, потенциально готовых занять руководящие посты в компании. В отличие от общего резерва, управленческий — ориентирован на подготовку топ-менеджмента и включает более сложные и длительные программы. Предварительно для каждого направления деятельности составляется примерный портрет «идеального сотрудника». Для включения в резерв руководящих кадров кандидат должен обладать определенным набором навыков и опытом.

К примеру, требования для зачисления в управленческий кадровый состав руководителя отдела продаж могут выглядеть следующим образом:

• Стаж в продажах не менее 5 лет, наличие руководящего опыта не менее 1,5 лет. Soft-skills: высокие коммуникативные навыки, умение вести диалог, лидерские качества, способность управлять командой.
• Hard-skills: знание методов продаж, умение анализировать данные, владение CRM-системами.
• Лояльность к компании: готовность следовать корпоративной этике.
• KPI: выполнение плана по объему реализации и уровню удовлетворенности клиентов.

Состоит из кандидатов, не работающих в компании. Это выпускники учебных заведений, молодые специалисты или опытные профессионалы из других организаций. Преимущество такого вида — привлечение свежих идей и опыта. Из минусов — процесс адаптации и интеграции нового сотрудника требует значительных временных и ресурсных затрат.

Внутренний резерв состоит из действующих сотрудников компании, которые обладают необходимым потенциалом и компетенциями для замещения ключевых должностей.

Создается для подготовки сотрудников на случай неожиданных изменений или кризисных ситуаций. Он включает специалистов, способных оперативно реагировать на вызовы и принимать решения в экстремальных условиях. Программа стратегического резерва предусматривает глубокое обучение и развитие управленческих навыков, что делает ее одной из самых сложных.

Сроки подготовки кадрового резерва зависят от ряда факторов: уровень квалификации требуемых кандидатов, сложность занимаемой должности и существующие внутри компании программы обучения. Процесс делится на несколько этапов:

В каких случаях исключают из списка кандидатов на повышение:

• сотрудник не выполняет установленные планы обучения;
• результаты оценки показывают недостаточную компетентность для замещения требуемой позиции;
• сотрудник принимает решение покинуть компанию или изменить направление карьеры.

Стабильность рабочих процессов. Если есть кадровый актив, компания может оперативно и эффективно заменить ключевого сотрудника в случае его увольнения или болезни. Это помогает избежать простоев и пауз в рабочих процессах.

Экономия на привлечении внешних специалистов. Воспитание собственных кадров требует меньших затрат, чем привлечение новых сотрудников со стороны. Компании не нужно платить высокие зарплаты и премии за поиск и найм, а также проводить длительную интеграцию вновь принятых специалистов.

Повышение лояльности к компании. Попадание в список потенциальных сотрудников означает признание профессиональных навыков работника и служит стимулом для его дальнейшего развития.

Развитие лидерского потенциала и управленческих навыков. Программы кадрового резерва дают возможность предприятию выращивать собственные управленческие кадры, которые уже знают специфику работы и особенности взаимоотношений внутри организации.

• Кадровый резерв — это группа квалифицированных сотрудников внутри и вне организации, которые готовы занять свободные рабочие места.

• Наличие кадрового резерва позволяет быстрее вакансии и минимизировать риски, связанные с отсутствием ключевых сотрудников.

• Развитие компетенций таких сотрудников осуществляется через обучение, оценку эффективности и обратную связь.

Платформа МояКоманда — инструмент, который поможет создать кадровый резерв. Находите таланты внутри компании, составляйте планы по их развитию, увеличивая показатели лояльности и удержания сотрудников.