Кадровый резерв: что это, для чего необходим, как создать

В этом году 81% работодателей столкнулись с проблемой дефицита кадров. В компаниях на закрытие одной вакансии в среднем уходит до трех месяцев. Кадровый резерв — ключевой инструмент, который поможет решить эту проблему. В статье подробно рассмотрим концепцию кадрового резерва, цели, принципы формирования, а также работающие инструменты.

Содержание

• Кадровый резерв: что это такое
• Зачем нужен кадровый резерв?
• Принципы создания
• Как сформировать кадровый резерв: этапы
• Управленческий кадровый резерв: чем он отличается
• Типы кадрового резерва
• Сроки подготовки
• Исключение из кадрового резерва
• Возможные ошибки
• Плюсы создания кадрового резерва
• Минусы кадрового резерва
• Ключевые выводы

Кадровый резерв: что это такое

Сформированный список текущих и потенциальных сотрудников с нужными навыками (hard-skills, soft-skills) и опытом для замещения ключевых должностей в компании. Более широкое понятие кадрового резерва включает в себя не только список сотрудников, но и саму работу HR — выявление и развитие кандидатов на будущие вакансии.

Кадровый резерв ведет 75% российских компаний. Они формируют его из кандидатов, с которыми уже общались, но которым не могут предложить работу прямо сейчас.  

Зачем нужен кадровый резерв

Цель создания резерва кадров заключается в подготовке и обучении специалистов для последующего их назначения на открытые вакансии. Это позволяет организации функционировать без сбоев, своевременно закрывать вакансии, минимизировать риски от ухода ключевых специалистов и сократить затраты на привлечение внешних кандидатов.

Кроме того, работа с кадровым резервом способствует повышению мотивации и удовлетворенности работников, ведь попадание в этот список свидетельствует о признании их профессионализма и ценности для работодателя.

Принципы создания кадрового резерва

Принципы работы с кадровым составом строятся на нескольких моментах. Первый — это системность. Каждый этап, от подбора до аттестации, должен быть частью единой политики. Второй принцип — проактивность. Создание «запаса» сотрудников требует регулярной проверки квалификации работников и их потенциала. Третий принцип — открытость. Все сотрудники должны знать о существовании резерва, о том, что могут быть включены в него. Это повысит их вовлеченность и желание работать.

Не менее значим и принцип адаптивности. Он подразумевает, что система формирования кадрового резерва должна реагировать на изменения как внутри организации, так и на рынке труда. Регулярный мониторинг тенденций и умение предвидеть потребности — неотъемлемая часть модели формирования резерва.

Критерии отбора в кадровый резерв компании отличаются, исходя из специфики отрасли, целей и стратегий развития организации. Тем не менее, есть общие моменты:

• Профессиональные навыки и знания. Уровень профессиональной подготовки, образование, наличие сертификатов и дипломов.
• Личностные характеристики. Коммуникабельность, способность эффективно взаимодействовать с коллегами, лидерские качества, внимательность, ответственность, стрессоустойчивость.
• Показатели производительности. Достигнутые результаты, вклад в развитие компании, соблюдение сроков выполнения задач.
• Мотивация и желание развиваться. Готовность учиться, стремление к карьерному росту, участие в дополнительных образовательных программах.
• Физическое и психологическое здоровье. Способность справляться с физическими и эмоциональными нагрузками, отсутствие вредных привычек.
• Лояльность к компании. Длительность работы в компании, готовность следовать принятым нормам, понимание корпоративной культуры.
• Рекомендации и отзывы коллег. Анализ деловых и личностных характеристик претендента на вакансию.

Эти параметры дополняются и изменяются в зависимости от конкретной ситуации на рынке труда, а также стратегических целей компании.

Этапы формирования кадрового резерва

Подготовительный этап

Здесь определяются позиции, на которые потребуется подготовить специалистов. Пример: в компании решили создать кадровый резерв из будущих руководителей проектов. На этой ступени проводится анализ целей по развитию отделов, оценивается текущий состав сотрудников и прогнозируется возможный уход ведущих специалистов.

Выявление потенциальных кандидатов

На второй ступени отбираются работники, соответствующие заявленным требованиям и подходящие для включения в кадровый резерв.

Оценка кандидатов

Третий этап — проведение оценочных процедур для определения уровня компетентности кандидатов. Здесь HR пригодится методика оценки компетенций сотрудников, которая поможет обсудить с кандидатами их профессиональные качества, KPI, достижение целей по OKR, карьерные ожидания. Найти талантливых сотрудников внутри можно также оценив эффективность работы сотрудников по методике 9-Box.

Пример оценки компетенций сотрудника по 100% шкале

Разработка планов

На этом этапе работы с кадровым резервом разрабатывается индивидуальный план развития (ИПР), который включает курсы, семинары, коуч-сессии и так далее. Также определяются сроки достижения целей.

Обучение и развитие

Организация работы с кадровым резервом на пятом этапе подразумевает проведение обучающих мероприятий, стажировок и тренингов.

Аналитика по прогрессу обучения сотрудника

Контроль

Здесь помогут регулярные встречи с претендентами и их наставниками для обсуждения достигнутых результатов и корректировки планов. По итогам каждой оценки принимается решение о продолжении или прекращении участия кандидата в проекте.

Управленческий кадровый резерв: чем он отличается

Есть различные виды кадрового резерва. Один из них — резерв управленческих кадров.

Что это такое?

Это группа перспективных сотрудников, потенциально готовых занять руководящие посты в компании. В отличие от общего резерва, управленческий — ориентирован на подготовку топ-менеджмента и включает более сложные и длительные программы. Предварительно для каждого направления деятельности составляется примерный портрет «идеального сотрудника». Для включения в резерв руководящих кадров кандидат должен обладать определенным набором навыков и опытом.

К примеру, требования для зачисления в управленческий кадровый состав руководителя отдела продаж могут выглядеть следующим образом:

• Стаж в продажах не менее 5 лет, наличие руководящего опыта не менее 1,5 лет. Soft-skills: высокие коммуникативные навыки, умение вести диалог, лидерские качества, способность управлять командой.
• Hard-skills: знание методов продаж, умение анализировать данные, владение CRM-системами.
• Лояльность к компании: готовность следовать корпоративной этике.
• KPI: выполнение плана по объему реализации и уровню удовлетворенности клиентов.

Типы кадрового резерва

Внешний

Состоит из кандидатов, не работающих в компании. Это выпускники учебных заведений, молодые специалисты или опытные профессионалы из других организаций. Преимущество такого вида — привлечение свежих идей и опыта. Из минусов — процесс адаптации и интеграции нового сотрудника требует значительных временных и ресурсных затрат.

У многих компаний есть отдельные лендинги, посвященные карьерным возможностям

Внутренний

Внутренний резерв состоит из действующих сотрудников компании, которые обладают необходимым потенциалом и компетенциями для замещения ключевых должностей.

Стратегический

Создается для подготовки сотрудников на случай неожиданных изменений или кризисных ситуаций. Он включает специалистов, способных оперативно реагировать на вызовы и принимать решения в экстремальных условиях. Программа стратегического резерва предусматривает глубокое обучение и развитие управленческих навыков, что делает ее одной из самых сложных.

Эффективный вариант создания кадрового резерва — это сочетание разных источников. Работа.ру и СберПодбор провели опрос, в котором выяснили, как организации пополняют базы потенциальных сотрудников.

51% компаний используют резюме, найденные на карьерных сайтах; 43% — пользуются рекомендациями действующих сотрудников; 35% опрошенных компаний сохраняют резюме тех, кто когда-либо проходил собеседования; 17% — приглашают на открывшиеся вакансии уволенных сотрудников.

Сроки подготовки

Сроки подготовки кадрового резерва зависят от ряда факторов: уровень квалификации требуемых кандидатов, сложность занимаемой должности и существующие внутри компании программы обучения. Процесс делится на несколько этапов:

1. Отбор кандидатов (1-3 месяца). Определение потенциальных сотрудников для формирования списка на основе способностей и карьерных целей.
2. Стажировка (6-12 месяцев). Проведение необходимых тренингов и курсов, обучение через практические задания.
3. Анализ прогресса (1-2 месяца). Регулярная оценка эффективности подготовки кадрового резерва, предоставление фидбэка и корректировка личных планов развития.
4. Подготовка к переходу на вакантные позиции (3-6 месяцев). Углубленное ознакомление с обязанностями, прохождение дополнительных стажировок, чтобы дать возможность сотрудникам адаптироваться к новым ролям.

Полный цикл подготовки кадров занимаетот 12 до 24 месяцев , но срок может меняться в зависимости от специфики организации и конкретных позиций.   

Исключение из кадрового резерва

В каких случаях исключают из списка кандидатов на повышение:

• сотрудник не выполняет установленные планы обучения;
• результаты оценки показывают недостаточную компетентность для замещения требуемой позиции;
• сотрудник принимает решение покинуть компанию или изменить направление карьеры.

Организация работы с кадровым резервом: возможные ошибки

1. Неправильная оценка потребностей компании. Некорректное определение текущих и будущих потребностей в кадрах приводит к выбору неподходящих кандидатов или отсутствию нужных специалистов в списке.
2. Недостаточно тщательный отбор претендентов. Использование поверхностных критериев отбора приводит к тому, что в список претендентов попадают люди, не обладающие необходимыми компетенциями или мотивацией.
3. Слабая интеграция кандидатов в рабочий процесс. Недостаточное включение в существующую деятельность организации затрудняет их адаптацию и развитие.
4. Недостаточный контроль и мониторинг. Отсутствие постоянного анализа и диалога приводит к неудовлетворительным результатам подготовки потенциальных кадров.
5. Отсутствие гибкости. Жесткие условия и неизменяемость, которые не учитывают перемены, происходящие в организации.

Плюсы создания кадрового резерва

Стабильность рабочих процессов. Если есть кадровый актив, компания может оперативно и эффективно заменить ключевого сотрудника в случае его увольнения или болезни. Это помогает избежать простоев и пауз в рабочих процессах.

Компаниям с помощью кадрового запаса удается закрыть каждую третью вакансию. 

Экономия на привлечении внешних специалистов. Воспитание собственных кадров требует меньших затрат, чем привлечение новых сотрудников со стороны. Компании не нужно платить высокие зарплаты и премии за поиск и найм, а также проводить длительную интеграцию вновь принятых специалистов.

Повышение лояльности к компании. Попадание в список потенциальных сотрудников означает признание профессиональных навыков работника и служит стимулом для его дальнейшего развития.

Развитие лидерского потенциала и управленческих навыков. Программы кадрового резерва дают возможность предприятию выращивать собственные управленческие кадры, которые уже знают специфику работы и особенности взаимоотношений внутри организации.

Минусы кадрового резерва

Несмотря на очевидные преимущества, система кадрового резерва имеет и свои недостатки, которые важно учитывать при её внедрении и эксплуатации:

• Психологический барьер руководителей
  Руководители иногда воспринимают резервистов как конкурентов, что может привести к сопротивлению и демотивации. Например, в некоторых компаниях подготовка заместителей воспринимается как угроза для текущих руководителей и снижает их мотивацию.

• Избыточное число резервистов
  Если в резерв включается слишком много сотрудников, а вакансий для них недостаточно, это приводит к разочарованию и уходу ценных кадров из компании, что сводит на нет инвестиции в их развитие.

• Заведомо невыполнимые обещания
  Обещания повышения всем резервистам без реальных возможностей для реализации приводят к потере доверия к системе и ухудшению репутации компании как работодателя.

• Неотлаженная система продвижения
  Отсутствие прозрачных и понятных критериев перехода из резерва на новую должность вызывает у сотрудников тревогу и снижает мотивацию.

• Неблагоприятный психологический климат
  Публичное выделение резервистов может вызвать зависть и напряжённость в коллективе, что негативно сказывается на командной атмосфере.

• Финансовые риски
  Поддержание и развитие кадрового резерва требует затрат на обучение и развитие, которые могут не окупиться при высокой текучести или неправильном использовании резерва.

• Отсутствие коммуникаций и информации
  Часто руководители не имеют достаточной информации о кандидатах из резерва, что приводит к неэффективным назначениям и снижению доверия к системе.

• Несоответствие профилей резервистов требованиям вакансий
  В быстро меняющихся условиях подготовленные резервисты могут не соответствовать новым требованиям, что требует постоянного обновления и оценки кадрового резерва.

• Демотивация из-за длительного ожидания повышения
  Если сотрудник долго находится в резерве без продвижения, он теряет интерес к работе и может покинуть компанию.

Ключевые выводы

• Кадровый резерв — это группа квалифицированных сотрудников внутри и вне организации, которые готовы занять свободные рабочие места.
• Наличие кадрового резерва позволяет быстрее вакансии и минимизировать риски, связанные с отсутствием ключевых сотрудников.
• Развитие компетенций таких сотрудников осуществляется через обучение, оценку эффективности и обратную связь.

Платформа «МояКоманда» — инструмент, который поможет создать кадровый резерв. Находите таланты внутри компании, составляйте планы по их развитию, увеличивая показатели лояльности и удержания сотрудников.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно

Ответы на часто задаваемые вопросы

Зачем нужен кадровый резерв?

Резерв сотрудников необходим для подготовки работников к занятию ключевых должностей при необходимости.

Как попасть в кадровый резерв?

Попасть в список кандидатов на повышение можно через внутренние конкурсы, оценки компетенций и рекомендации руководства.

Как формируется кадровый резерв?

Создание кадрового резерва происходит путем выявления наиболее перспективных сотрудников, их обучения и развития.

Что такое кадровый резерв на предприятии?

Кадровый резерв на предприятии — это группа подготовленных специалистов, которые могут занять руководящие должности при появлении вакансий.

Что такое перспективный кадровый резерв?

Перспективный кадровый резерв — это кандидаты с высоким потенциалом, которых готовят для дальнейшего продвижения по служебной лестнице.

Что такое внешний кадровый резерв?

Внешний кадровый резерв — это кандидаты со стороны, которые могут быть привлечены для замещения вакантных позиций.

Что такое стратегический кадровый резерв?

Стратегический кадровый резерв — подбор и подготовка сотрудников для выполнения долгосрочных стратегических задач компании.