Кейс get experts: внедрили удобную Базу знаний и собрали сотрудников из разных стран на одной платформе

В июле 2022 года компания трансформировалась в независимый российский бренд get experts, отделившись от британской рекрутинговой сети. Это стратегическое решение позволило сохранить накопленный опыт и экспертизу и сформировать новую команду.

На тот момент сотрудникам не хватало единой информационной площадки с удобным и понятным интерфейсом, где можно было бы оперативно получить сведения о коллегах в отделах, их должностях, зонах ответственности и структуре подчинения в различных отделах компании.

Также была сложность с хранением внутренних документов. Они были в папках на Google Диске. Несмотря на чёткую организацию и актуальность документов, процесс их администрирования осуществлялся полностью вручную, без автоматизации. Кроме того, сотрудникам требовался быстрый поиск по базе документов для экономии времени и более эффективной работы.

Создание корпоративного портала как единой площадки:

• Разработать удобную структуру представления информации об отделах.
• Создать понятную систему отображения иерархии и подчинения.
• Внедрить профили сотрудников с описанием их функционала.

Систематизация документации:

• Разработать удобную систему поиска по документам.
• Создать логичную структуру хранения документов.
• Обеспечить быстрый доступ к часто используемым материалам.

Основными критериями выбора были следующие:

• Простота внедрения, отсутствие необходимости в дополнительных серверных мощностях или сложных технических решениях.
• Оптимальное соотношение цены и качества.
• Техническая поддержка.
• Развитие и совершенствование продукта: выпуск регулярных обновлений и внедрение новых функциональных возможностей.

Также при выборе платформы get experts обращали внимание на интерфейс. Он должен был быть современным и удобным:

Весь функционал и модули «МояКоманда» запускались постепенно. Подготовительный этап длился с октября по декабрь 2024. Работа началась с создания структуры и приглашения сотрудников. Параллельно шло планирование поэтапного внедрения платформы.

Проект стартовал в октябре с масштабного анонса. К декабрю были реализованы персональные страницы для всех участников, где каждый мог разместить свою фотографию. В личные профили добавили разделы об увлечениях и планах сотрудников.

С декабря 2024 все новости и мероприятия, анонсы стали публиковаться централизованно через «МояКоманда».

В get experts активно используют Базу знаний, внутри компании её называют «Библиотека».

До внедрения «МояКоманда» документы хранились на внутреннем файловом сервере. И хотя они всегда были в структурированном и актуальном состоянии, перенос документов на платформу помог сделать поиск информации удобнее и быстрее. Сотрудники теперь не тратят много времени, чтобы найти, к примеру, инструкцию, как оформить отпуск или получить справку НДФЛ, как записаться на тренинг, где найти шаблоны презентаций и так далее. Использование хештегов #маркетинг #кадры #бухгалтерия облегчают поиск и фильтруют необходимую информацию.

Новостная лента держит сотрудников в курсе событий: можно делиться важными новостями, событиями, объявлениями, моментами из корпоративной жизни, поздравлениями и благодарностями. Модуль является важным инструментом для повышения вовлеченности. Также HR-команду и сотрудников привлекает возможность добавить яркое оформление к постам.

Для комфортной адаптации новых сотрудников get experts использует модуль для онбординга. Процесс адаптации новых сотрудников тщательно структурирован и документирован: разработаны четкие инструкции с пошаговым описанием всех необходимых действий, включая порядок оформления документов, контактные лица для решения различных вопросов и дедлайны для каждого этапа.

Конструктор на платформе «МояКоманда» позволяет собирать курсы из готовых материалов, выстраивать последовательность просмотра видеоматериалов, а также добавлять существующие статьи из Базы знаний, не создавая новые.

get experts не ограничивается простыми тестами с выбором правильных ответов, а также использует аудиоматериалы и различные варианты ответов. Система позволяет назначать ответственных за выполнение заданий, которые получают соответствующие уведомления. Проверяющий может просматривать развернутые ответы, оставлять комментарии, отправлять на доработку. Такой подход значительно повышает эффективность обучения.

Платформа позволяет самостоятельно кастомизировать дизайн главной страницы и оформлять его в корпоративном стиле. Так, каждый месяц для создания настроения get experts обновляют баннер на главной странице.

В 2025 году в планах у get experts:

1. Цифровизация работы с индивидуальными планами развития сотрудников (ИПР).
2. Создание корпоративного магазина и внутренней валюты — геткоины. Предстоит разработать систему начисления корпоративных монет, критерии, размер вознаграждения для разных активностей:

• установить четкие суммы начисления;
• создать прозрачную систему расчета;
• определить максимальные лимиты;
• заняться наполнением корпоративного магазина.

3. Проводить тестирование сотрудников через функционал в «МояКоманда».