Кейс «Эдспектор»: выстроили правильную стратегию внедрения HRM-системы и получили позитивный отклик сотрудников

Настройка системы производилась одним сотрудником (HRD):

Важной задачей было выстроить и автоматизировать HR-процессы с нуля для удобства и эффективной работы компании. В первую очередь необходимо было автоматизировать три блока: подбор персонала, онбординг и оценка сотрудников.

Компания «Эдспектор» подбирала платформу, которая будет интуитивно понятной и удобной для сотрудников. За свою практику HRD компании сталкивалась с различными платформами. Многие из них требовали больше времени для старта работы и адаптации сотрудников к их использованию.

Также важно было наличие всех блоков в одной системе: возможность подобрать сотрудника, адаптировать его, оценить, развивать, обучать и вести внутренние коммуникации.

Для успешной автоматизации HR-процессов компания «Эдспектор» проводила поэтапное внедрение.

За две недели до запуска платформы компания организовала поэтапное информирование сотрудников через корпоративный чат. Основные этапы стратегии:

• Регулярные напоминания о старте системы. Короткие сообщения о предстоящем запуске.
• Постепенное знакомство с функциями. Информацию делили на этапы чтобы избежать перегрузки.
• Упор на пользу для сотрудников. Акцент на том, как платформа позволит видеть свои зоны роста, эффективность, влияние на развитие компании и быть в курсе новостей компании.
• Примеры применения в работе. Объяснение через конкретные рабочие сценарии.

Подход вызвал живой интерес: сотрудники интересовались деталями и обсуждали платформу до её выхода. Это создало позитивный настрой и подготовило команду к старту проекта.

После завершения настройки функционала и системы доступов компания запустила платформу. Процесс сопровождался:

• Подробными инструкциями по работе с системой: пошаговые руководства для всех блоков платформы.
• Чётким графиком подключения новых функций: понятные сроки внедрения дополнительных модулей.
• Открытостью в общении: прозрачное информирование о текущих возможностях системы — что доступно сейчас, что временно не работает, какие обновления запланированы.

Все решения были направлены на снижение неопределённости: сотрудники сразу понимали, как пользоваться платформой, когда ждать новые функции и какие улучшения появятся в будущем.

Сразу после добавления сотрудников в систему, компания приступила к активации основных коммуникационных модулей:

• новостной раздел;
• блок благодарностей в личном кабинете;
• корпоративный календарь.

Адаптация персонала к новой платформе прошла быстро — всего за 1-2 недели сотрудники привыкли отслеживать всю необходимую информацию в едином пространстве.

Следующим шагом стала настройка комплексного блока рекрутмента. Несмотря на сложность этого модуля, базовая настройка доступов и основных функций заняла всего 2-3 недели, включая интеграцию с внутренними заявками.

Компания придерживается взвешенного подхода к внедрению новых блоков:

1. Крупные функциональные модули внедряются раз в квартал (или раз в полгода при необходимости).
2. Руководство избегает информационной перегрузки сотрудников.
3. Учитывается психологический аспект адаптации к новшествам.

Такая стратегия позволяет минимизировать стресс и сделать процесс перехода максимально комфортным для всех участников.

Изначально процесс подбора персонала был полностью передан на аутсорсинг. В структуре компании отсутствовал специалист, который централизованно управляет рекрутингом и поддерживает единую базу кандидатов. Это приводило к разрозненности данных и снижению эффективности процесса.

Трансформация процесса рекрутинга привела к важному результату — созданию внутренней экспертизы. В команду взяли специалиста по подбору персонала. Это помогло улучшить качество подбора сотрудников. Теперь знания о кандидатах и вакансиях остаются внутри компании.

Компания «Эдспектор» разработала поэтапную систему для формирования планомерного и удобного для всех сторон процесса пребординга, учитывающую потребности как новых сотрудников, так и HR-специалистов компании.

После согласования оффера новому сотруднику предоставляют комплексную информацию, включающую:

• Подробную инструкцию по подготовке к первому рабочему дню.
• Перечень необходимых документов и способы их предоставления.
• Детальное описание местоположения офиса и варианты проезда.
• Информацию о времени прибытия и контактном лице, которое встретит сотрудника.
• Дополнительные материалы о компании для ознакомления с миссией и культурой компании.

Первый рабочий день вызывает стресс у сотрудников любого уровня и должности. Основная задача — минимизировать стресс через:

• Предварительное закрытие большинства организационных вопросов.
• Создание ощущения предсказуемости и понятности процесса.
• Формирование комфортной психологической атмосферы еще до начала работы.

Компания «Эдспектор» уделяет внимание не только рабочим, но и бытовым вопросам:

• Возможность обеда в офисе и поблизости.
• Инфраструктура вокруг рабочего места.
• Практические рекомендации по организации рабочего дня.

Изначально использовали универсальный подход к онбордингу, включающий стандартные элементы:

• знакомство со структурой компании;
• приветственное письмо от генерального директора;
• оформление необходимой документации;
• общие организационные вопросы.

Проанализировав эффективность данной модели пришла к выводу о необходимости персонализации. На текущий момент разрабатывается и постепенно внедряется индивидуальный онбординг, включающий обучающие материалы, полезные материалы для эффективной работы для каждого подразделения, учитывающий специфику работы и необходимые компетенции.

Преимущества индивидуального онбординга:

• Руководители освобождены от необходимости лично объяснять базовые процессы.
• Новые сотрудники самостоятельно читают, изучают материалы в корпоративной Базе Знаний.
• Взаимодействие сотрудников с руководителем переходит на уровень уточняющих вопросов и обсуждение стратегических задач.
• Элемент геймификации.

Даже после частичного внедрения персонализированного онбординга, наблюдается значительное улучшение процесса адаптации. Новые сотрудники быстрее становятся полноценными членами команды, демонстрируя уверенное понимание корпоративных процессов и структуры. Они раньше начинают проявлять инициативу и углубляться в профессиональные аспекты своей роли. Это положительно сказывается на общей производительности команды.

В блоке новостей был создан единый канал коммуникации, который объединяет всю важную информацию: от корпоративных изменений до личных событий сотрудников. Это позволяет коллегам оперативно узнавать обо всех значимых событиях, будь то дни рождения, праздники или внутренние мероприятия компании.

Кроме того, ежемесячно публикуется календарь мероприятий, который помогает сотрудникам находить общие интересы и участвовать в различных активностях, таких как боулинг, квесты, квизы или творческие мастер-классы. Эти мероприятия способствуют сплочению коллектива, повышают лояльность сотрудников и помогают новым членам команды быстрее адаптироваться.

Наличие всей этой информации в едином окне помогает руководителям легко следить за бизнес- процессами и событиями, что значительно упрощает управление командой.

В рамках развития HR-процессов в компании внедрили регулярную полугодовую оценку уровня удовлетворённости и лояльности сотрудников. Этот инструмент стал первым шагом в создании комплексной системы оценки и позволил:

• Определить общее настроение в коллективе.
• Выявить ключевые потребности сотрудников.
• Идентифицировать проблемные зоны, требующие внимания.
• Расставить приоритеты в развитии HR-инициатив.

Результаты eNPS-оценки за последние II-III квартал 2024 года продемонстрировали высокий показатель — более 8 из 10 возможных баллов. Это свидетельствует о том, что сотрудники в целом довольны текущей ситуацией и предоставляемыми условиями. В компании продолжают анализировать обратную связь для дальнейшего совершенствования рабочей среды и повышения комфорта сотрудников.

Инструмент для Оценки 360° выполняет сразу несколько функций:

1. Служит основой для разработки индивидуальных планов развития.
2. Соответствует фокусу на внутренний рост сотрудников.
3. Обеспечивает комплексный подход к развитию персонала.
4. Поддерживает стратегию формирования кадрового резерва.
5. Отвечает современным трендам рынка труда.

Предварительные результаты показывают, что около 50% сотрудников демонстрируют высокий потенциал и попадают в категорию «звёзд» - перспективных специалистов с высокой производительностью и потенциалом для достижения выдающихся результатов, что подтверждает эффективность подхода к формированию команд.

Оптимизирован процесс обработки заявок. Компания «Эдспектор» разработали несколько вариаций системы заявок, которые используются преимущественно для решения технических задач. Например:

• подготовка ноутбука для нового сотрудника;
• создание рабочей почты;
• оформление пропуска.

Система также эффективно применяется для кадровых вопросов:

• подготовка справок по НДФЛ;
• оформление необходимой документации для сотрудников.

Учитывая быстрый рост команды, заявки используются на постоянной основе, что значительно упрощает рабочие процессы.
Главное преимущество системы — новый сотрудник сразу понимает, куда обращаться с конкретным вопросом, не тратя время на поиск ответственного специалиста. Таким образом, система не только структурирует рабочие процессы, но и существенно улучшает внутреннюю коммуникацию.

Данный раздел получил позитивный отклик среди сотрудников. Особенно актуальным он стал в связи с недавним переездом в новый офис. Сотрудники активно делятся предложениями по:

• Улучшению комфорта рабочего пространства.
• Созданию уютной атмосферы в офисе.
• Решению бытовых вопросов и мелких неудобств.

Внедрению функциональных элементов для повышения эргономики.
Этот инструмент обратной связи позволяет оперативно выявлять и устранять множество нюансов в организации нового рабочего пространства.

В планах на 2025 году по работе в HRM-платформе «МояКоманда»:

• Наполнить корпоративный магазин товарами и внедрив больше игровых механик.
• Работа с блоком KPI.
• Использование модуля «Обучение».
• Разработка индивидуальных планов развития сотрудника (ИПР).