+7 495 147-47-50
+7 495 147-47-50
Считаем бюджет на подбор персонала: 6 шагов и формула

Считаем бюджет на подбор персонала: 6 шагов и формула

Статьи
14.07.2025
9 мин

Стоимость подбора не ограничивается лишь публикацией вакансии. Чтобы нанять человека, мало опубликовать вакансию в одном канале и ждать, что тот самый кандидат будет с вами уже через неделю. С таким подходом компания может оказаться неготовой ко всем расходам и подводным камням найма. 

В процессе участвуют гораздо больше человеко-часов, чем думают некоторые: в бюджете на подбор персонала важно учесть и время менеджера, и косвенные расходы, и затраты на ошибку. И это если не брать в счёт найм и интервью. Об этом мы и написали статью: как посчитать внешние, внутренние, косвенные и оффлайн-издержки процесса найма и к каким расходам готовить бухгалтерию. 


В статье разбираем: 

Картинка в блог 35.png

Шаг 1. Пропишите цели компании и оргструктуру

Без понимания, куда идет бизнес, не понять, кого и сколько нужно нанимать. Если этого не сделать заранее, можно недооценить или раздуть итоговую стоимость подбора. Что делать на этом шаге:

  • Оцените на стратегию: планирует ли компания расширяться, заходить на новые рынки, запускать новые продукты.

  • Разберите текущую оргструктуру: хватает ли людей, дублируются ли функции, где перегруз.

  • Определите, какие роли нужны впервые, а какие — на замену. Это важно, потому что расходы для них будут различаться. 

Что должно быть на выходе: список вакансий по направлениям. Например: 2 менеджера в новый отдел продаж, 1 бухгалтер на замену, 3 курьера в логистику = 6 позиций.

На что тратиться на этом шаге:

  • Аналитика по штату.

  • Время руководителей и HR на планирование.

  • Иногда — консалтинг по организационному дизайну.

Шаг 2. Прикиньте воронку подбора

Чем больше людей нужно, тем точнее стоит считать конверсии. Воронка — это этапы от первого касания до выхода кандидата на работу.


Картинка в блог 36.png

Чтобы снизить стоимость подбора и построить рабочую воронку, используйте «МояКоманда». Мы сделали всё, чтобы рекрутинг работал: на платформе можно автоматически собирать привлекательные вакансии, публиковать сразу в разных каналах и видеть отчеты по всем этапам и соискателям. 

На что тратиться на этом этапе:

  • Часы HR на обработку откликов, скрининг, интервью.

  • Участие нанимающего менеджера.

  • Затраты на тестовые задания, если есть.

  • Подписки на онлайн-сервисы (например, Zoom, Google Meet с расширениями, сервисы для расшифровки интервью или анализа резюме).

  • Время и ресурсы на оформление оффера.

Совет: на старте расходы лучше прикидывать по прошлым вакансиям — это даст реалистичную картину. Но вообще еще стоит учитывать сезон, ситуацию в стране и отрасли и даже опыт конкурентов.

Шаг 3. Выберите каналы привлечения и рассчитайте затраты

Кандидаты не появляются из воздуха. Их нужно привлекать. Платно, органично или через нетворк. Вот несколько вариантов:

  • Платные площадки: У hh.ru, например, размещение одной вакансии начинается с 1358 рублей. Умножьте на время поиска и число кандидатов. 

  • Тематические ТГ-каналы и сообщества ВКонтакте: здесь всё сильно разное, цены могут колебаться от 500 до 10.000 рублей и выше. 

  • Сторонние рассылки/базы: Email-рассылки от профсообществ или коммерческих рассылок — примерно от 2 000 ₽.

  • Собственные ресурсы: если у вас есть сайт, создайте раздел с вакансиями, выложите пост в соцсети или бот. Это сильно снижает затраты на подбор. 

  • Партнерские каналы: университеты, образовательные платформы, карьерные центры часто публикуют вакансии бесплатно, но и ЦА у них соответствующая. 

На что тратиться на этом этапе:

  • Размещение вакансий.

  • Баннеры, промо.

  • Таргетинг (FB, VK, Telegram).

  • SMM-поддержка.

  • Работа с агентствами (если подключаем).

Пример: чтобы найти 1 Java-разработчика, считаем месяц на hh.ru, публикации в тг-каналах, рассылках и сообществах — может выйти от 4500 рублей.

Шаг 4. Учтите затраты внутри компании

Внутри тоже горят часы и ресурсы. Их важно учитывать. Что считаем:

  • Зарплату HR: 1 час работы стоит, например, 1 200 ₽. На подбор уходит 20 часов = 24 000 ₽. Либо возьмите человека на фикс с потоком кандидатов и учтите, что на подбор уйдет 2 месяца, например. 

  • Время линейного менеджера: его участие в собеседованиях, согласованиях. Один час = 2 000 ₽, участвует 3 часа — это еще 6 000 ₽.

  • Юристы, кадровики, бухгалтерия — оформление трудового договора, внесение в систему, открытие счета.

  • ИТ: создание почты, настройка доступа, выдача техники.

  • Медосмотры, проверки СБ, оформление личного дела.

На что тратиться:

  • ФОТ (фонд оплаты труда) вовлеченных членов команды.

  • Время всех участников процесса.

  • Админка и операционные процедуры.

Итог: подбор среднего офисного специалиста съедает 30–40 часов разных членов команды. В рублях — от 40 000 ₽.

Шаг 5. Добавьте оффлайн-расходы

Даже в digital-эпоху оффлайн никто не отменял. Особенно для массового подбора, топ-менеджмента или релокации. На что уходит:

  • Аренда переговорных — если нет собственного офиса или он неудобен.

  • Билеты и проживание — кандидаты из регионов, приглашения на интервью.

  • Релокация — расходы на переезд, жилье, помощь в адаптации.

  • Документы для мигрантов — карты, медосмотры, переводы, патенты.

Шаг 6. Учитывайте косвенные расходы в стоимости подбора

Часто их забывают. А зря — это самые тихие дыры в бюджете. Включаем:

  • Увольнение предыдущего сотрудника: компенсации, простои, временная замена.

  • Ошибки в найме: если человек ушел через 2 месяца или отказался от оффера — нужно искать нового, а значит, все повторяется.

  • Онбординг: адаптация, обучение, менторинг.

  • Снижение продуктивности: новенький 2–3 месяца «въезжает», производительность ниже.

На что тратиться на этом этапе:

  • Компенсации.

  • Курсы, тренинги, наставники.

  • Потерянная выручка или время.

Допустим, если продавец не вышел в KPI 2 месяца, это -150 000 ₽ по доходу. Плюс 50 000 ₽ на повторный найм. Итог — 200 000 ₽ потерь.

Картинка в блог 37.png

Для стоимости подбора собираем четыре группы расходов:

  1. Внутренние (зарплата HR, менеджеров, техподдержка).

  2. Внешние (сайты, агентства, реклама).

  3. Косвенные (замена, онбординг, риски ошибок).

  4. *Оффлайн: их можно считать во внутренних или выделять отдельно (переговорки, транспорт, релокация). 

Разделите итоговую сумму на количество закрытых вакансий — получите среднюю стоимость найма одного человека.

Пример: (300 000 ₽ внутренних + 150 000 ₽ внешних + 100 000 ₽ косвенных) / 10 закрытий = 55 000 ₽ на одного.

  1. Развивайте HR-бренд — чтобы к вам шли сами. Это и ивенты в течение года, и конференции, и участие членов команды в разных событиях, и пиар, и банальное оформление сайта и соцсетей. 

  2. Запускайте сарафанку — реферальные программы дешевле платных каналов и помогают снижать стоимость подбора. Попросите своих работников разослать вакансию через знакомых. 

  3. Подключайте ATS для рекрутинга, чтобы объединить все процессы в одном окне. Например, «МояКоманда» помогает анализировать отклики, проводить интервью и отслеживать движение кандидатов по воронке, строить карьерные треки и следить за мотивацией сотрудников. 

  4. Анализируйте каналы — где была лучшая конверсия, туда и бюджет. 

  5. Пишите сами — прямой контакт через LinkedIn, hh, телеграм. Можете не делать вакансию публичной и сократить время на разбор ненужных резюме, например. 

  6. Автоматизируйте рутину — расшифровка интервью, парсинг резюме, чат-боты на отклики. Делегируйте часть ИИ. 

Нанять человека — это больше одной вакансии на хедхантере, после которой через неделю у вас уже будет новый член команды. Чтобы реально оценить все затраты на найм, надо посчитать:

  1. Стоимость подготовки: сколько времени и денег вы потратите, чтобы вообще понять — а кто нужен-то и сколько их должно быть.

  2. Внутренние издержки: время эйчаров и руководителей с интервью, тестовыми, прохождение проверок безопасности и медосмотров. 

  3. Внешние: сюда входят затраты на продвижение вакансии. 

  4. Косвенные: это всё, что связано с увольнением, онбордингом и стоимостью одной ошибки. 

  5. Оффлайн-расходы: включаются во внутренние, но можно выделить отдельной статьей.

Логотип МояКоманда
Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Мобильное приложение

Носкова Ольга
Автор статьи Носкова Ольга HR-аналитик
Еще больше материалов по теме:

Методы оценки руководителей

11.07.2025 clocks
Методы оценки руководителей

Вертикальный и горизонтальный карьерный рост сотрудников

10.07.2025 clocks
Вертикальный и горизонтальный карьерный рост сотрудников

Матрица профессиональных компетенций персонала и оценки сотрудников

09.07.2025 clocks
Матрица профессиональных компетенций персонала и оценки сотрудников
Логотип МояКоманда
Поле обязательно для заполнения