Какие документы можно и нельзя подписывать в КЭДО

Чтобы упростить документооборот однажды придумали КЭДО. Но потом оказалось, что есть нюансы: что-то в нем хранить можно, что-то нельзя, а еще есть разные платформы под разные запросы. Такие тонкости иногда отпугивают компании, которые хотят просто подключить КЭДО и не заморачиваться со всем остальным. Поэтому мы написали статью, чтобы помочь со всем этим разобраться. 

Кадровый электронный документооборот или КЭДО помогает подписывать и хранить документацию компании в единой системе, без риска потерять оригинал или сорвать срок. Для бизнеса это сокращает рутину, ускоряет оформление сотрудников, создает прозрачный и защищенный документооборот. У сотрудников появляется возможность решать вопросы дистанционно, даже с телефона.

Однако часть документов по закону всё ещё остается только в бумажном формате. Чтобы не запутаться, что и как можно хранить, читайте материал. 

В статье разберём:

1. Что входит в понятие кадровой документации.
2. Как перевести документацию в КЭДО.
3. Что можно подписывать в КЭДО.
4. Какие документы нельзя подписывать в КЭДО.
5. Как подписывать документы в КЭДО.
6. Итоги.

Всё о «кадровой документации»: что это и из чего состоит

Сюда включают документы компании, которые касаются сотрудников, их работы, правил распорядка и прочего включая:

• Трудовые договоры.

• Локальные нормативно-правовые акты. 

• Положения о персональных данных. 

• Трудовые книжки.

• Личные карточки работников.

• Приказы.

• Графики отпусков. 

• Должностные инструкции и документы по охране труда. 

4 шага, чтобы перевести документы в КЭДО

1. Определите тип документа и разрешено ли его хранить только в КЭДО. В следующем разделе рассказываем, что можно, а что нет.
       

2. Выберите площадку для организации КЭДО. Типы платформ зависят от того, что именно вы хотите автоматизировать и с чем важно синхронизировать: 

   Сервисы, интегрированные в финансовые учетные системы. Часто ассоциируются с бухгалтерскими продуктами, потому что синхронятся именно с ними. В них бухгалтерский учет и документация хранится вместе с кадровой. 
   
   Узкоспециализированные сервисы специально под КЭДО. Они предлагают именно документооборот, но работают над ним изолированно: с остальными процессами синхронизировать не получится, зато проработка документооборота получится глубокой. 
   
   Комплексные HRM-платформы. Они создают «единое окно» и синхронизируют HR-процессы найма, увольнения, обучения и адаптации. В HRM-платформе «МояКоманда» можно быстро и просто организовать системный КЭДО без лишних посредников. В одном окне будут храниться документы, данные о сотрудниках и аналитика всего HR-процесса. Еще удобнее процесс КЭДО на платформе устроен благодаря мобильному приложению: компания и сотрудники могут подписывать документы прямо в телефоне. 

3. Отправьте документы на нужную платформу. В идеале их надо загрузить и отметить всех причастных: тех, кто должен согласовать содержание, поставить подпись или сверить цифры.
   
   

4. Отправьте сотруднику на подпись. Для этого у него должна быть собственная электронная подпись конкретного типа: ПЭП, УНЭП или УКЭП.
   
   

   

   
   ПЭП, как правило, достаточно, чтобы подписать локальные нормативно-правовые акты. 
   
   УКЭП нужна, чтобы устроиться на работу (и, соответственно оформить трудовой договор) или уволиться (то есть для приказа или заявления об увольнении).
   
   УНЭП по функциям идентична УКЭП. Разница в юридической силе (УНЭП используют, но она не всегда признается в юридических органах). А еще УНЭП проще: для неквалифицированной подписи не всегда нужен сертификат.

Готово. Теперь документ хранится в единой системе КЭДО. 

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Законодательно уже давно закреплено, какие документы можно подписать в КЭДО, а какие нет. Поэтому сама система достаточно прозрачная и безопасная. Вот список разрешенных:

• Трудовой договор

• Приказ на отпуск

• Приказ о простое

• Временное отстранение от работы

• Выговор за прогул

• Коллективный договор

• Соглашение о материальной ответственности

• Ученический договор

• Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

• Соглашения к трудовому договору

• Уведомление об изменении условий трудового договора

• Заявление работника на увольнение по собственному желанию и отзыв данного заявления

• Заявление на отпуск (ежегодный оплачиваемый или без сохранения заработной платы)

• Приказ о приеме сотрудника на работу

• Приказ о применении дисциплинарного взыскания

• Приказ о премировании

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, 

• Положение о премировании и иные ЛНА

• Иные кадровые документы (за исключением тех, на которые прямо указывает ТК)

• Приказ о переводе сотрудника на другую должность или другую работу

• Приказ о переводе на удаленку.

Какие документы нельзя подписывать в КЭДО

По закону часть документов запрещено хранить только в электронном варианте:

• Приказ об увольнении.

• Трудовая книжка. 

• Акты о несчастных случаях на производстве. 

• Ознакомление с инструктажами. 

3 шага, чтобы подписать документы в КЭДО и не ошибиться

Покажем на примере интерфейса «МояКоманда», как просто подписывать документы в КЭДО.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно

Шаг первый: выберите нужный шаблон. Если вы организуете КЭДО на комплексной платформе, там должны быть загружены разнообразные шаблоны. Это здорово экономит время HR-специалиста: просто сгружаете все типовые документы с разных процессов, а потом выбираете необходимый.
  

Шаг второй: отправьте документ на согласование. Прежде, чем его подпишет сотрудник, документ должны проверить юристы, бухгалтеры, эйчары, руководители или другие ответственные.

Шаг третий: отправьте документ на подпись сотруднику. Имейте ввиду, что разные документы требуют разные типы подписей: простую электронную, неквалифицированную электронную, квалифицированную электронную. Обсудите с юристами, если нужно, какая требуется конкретно здесь и только потом отправляйте, чтобы не приходилось переписывать. 

Итоги

КЭДО превращает весь поток документации в систему, где перестают теряться. Есть тип системы КЭДО, которая синхронизирует работу бухгалтерии и юристов, есть та, что работает только с документами, а есть такая, которая упрощает процессы HR-отдела в компании, потому что встроена в единое окно решений.

Чтобы организовать КЭДО:

• Разберитесь с типом документа и тем, можно ли вообще хранить его только в электронке. Большинство разрешается держать только в КЭДО и не создавать бумажных копий: трудовые договоры, приказы (о приёме, отпуске, переводе), локальные нормативные акты, соглашения, заявления сотрудников, дисциплинарные взыскания и премирование. Некоторые документы по закону требуют бумажного хранения: приказ об увольнении, трудовые книжки, акты о несчастных случаях, журналы инструктажей.
  

• Выберите подходящую платформу: специализированный сервис, решение на стыке отделов или HRM-платформу, где КЭДО уже встроен во все остальные процессы.
  

• Отправьте документы всем,  кто должен согласовать его или проверить информацию. 
  

• Отправьте на подпись коллегам или потенциальным сотрудникам. Заранее уточните, какая подпись необходимо на конкретном документе: можно использовать ПЭП, УНЭП, УКЭП).