ТОП-5 КЭДО систем: лидеры кадрового документооборота в России 2025

Цифровизация давно добралась и до кадровых процессов. Документы подписываются онлайн за минуты и находятся в базе за пару кликов, вместо того чтобы годами пылиться в шкафах. КЭДО экономит деньги и время, освобождает HR от рутины и ускоряет работу компаний. В 2025 году рынок в России продолжает расти, и бизнесу есть из чего выбирать.

В статье рассказываем:

• Как развивается рынок КЭДО в России в 2025 году
• Какие преимущества получает бизнес от перехода на электронный формат
• На что обращать внимание при выборе системы
• Пять лучших КЭДО-решений в России

Рынок КЭДО в России 2025

В 2021 году в Трудовой кодекс внесли изменения, которые позволили компаниям официально перейти на кадровый электронный документооборот. С этого момента рынок начал быстро расти.

В 2024 году ведущие провайдеры КЭДО показали выручку ₽4.9 млрд, что на 22,5% больше, чем в 2023-м. Если добавить внедрение и сопутствующие сервисы, рынок оценивают уже в ₽5–5.5 млрд. 

Эксперты прогнозируют, что к 2028 году рынок может увеличиться более чем в два раза и достичь ₽12 млрд. 

Основные тенденции:

• КЭДО перестает быть инструментом только для корпораций. Все чаще его внедряют и в среднем бизнесе.
• Сервисы развиваются: становятся удобнее, предлагают больше функций, лучше интегрируются с другими системами.
• Всё больше компаний используют КЭДО как стандартный инструмент, а не как эксперимент.

Иными словами, рынок не просто существует, а активно растет. Компании, которые выбирают КЭДО сегодня, получают конкурентное преимущество завтра.

Зачем бизнесу кадровый электронный документооборот

Выбирая КЭДО, бизнес получает сразу три выгоды: экономию, скорость и удобство, причем все это можно посчитать в цифрах.

Экономия денег. Не нужно печатать сотни страниц, оплачивать доставку и хранить архивы. Внедрение КЭДО снижает расходы на бумагу, печать и курьеров до 80%.

Экономия времени. Подпись ставится онлайн за несколько минут. Время на рутинные задачи кадровиков сокращается до 70%. Заявление на отпуск согласуется за два дня вместо недели, а договор можно оформить в тот же день.

Удобство для сотрудников. Документы доступны из любой точки мира и работнику не нужно ехать в офис. КЭДО повышает удовлетворенность персонала и формирует образ современного работодателя. Помимо прочего, документы не теряются, ошибки сводятся к минимуму, а сроки всегда соблюдаются. 

Экономика на практике

Рассмотрим пример. У компании работает 15 человек. Подключение КЭДО обходится примерно в 55 тысяч рублей в год. Если поделить на всех, получится всего 304 рубля в месяц на одного сотрудника. Это дешевле чашки кофе. За эти деньги компания получает полностью цифровой кадровый документооборот, без стопок бумаги и бесконечных подписей ручкой.

Для бизнеса побольше эффект еще заметнее: меньше затрат на печать, хранение и логистику.

Дальше — больше

Как мы уже отметили выше, рынок КЭДО продолжает расти. В ближайшие годы такие системы будут интегрироваться в крупные HR-платформы и активнее приходить в малый и средний бизнес. А дальше стоит ждать новых технологий, вроде биометрии и искусственного интеллекта, которые сделают работу еще проще.

На что смотреть при выборе КЭДО

Сначала определитесь с масштабом задач. Если у вас средний или крупный бизнес и поток кадровых документов большой, смотрите на решения с гибкими настройками, массовыми операциями и нормальной поддержкой. Небольшой компании хватит понятного сервиса с базовыми интеграциями и мобильным сценарием.

На что стоит смотреть:

Массовые операции. Подписание пакетов документов за один раз. Полезно при найме сотрудников группами, при рассылке расчетных листков, при согласовании типовых приказов. Чем меньше кликов, тем лучше.

Маршруты согласования. Путь документа должен настраиваться под ваш процесс. Кто согласует, в каком порядке, что происходит при задержке. Если есть эскалации и автоматические напоминания – большой плюс.

Шаблоны и конструктор. Готовые шаблоны на старте экономят время. Важнее другое: возможность быстро собрать свой шаблон без программиста. Ищите простой конструктор с полями, переменными и проверками.

Импорт бумажных архивов. Распознавание сканов и корректная разметка полей сокращают ручную работу при переходе на КЭДО. 

Контроль неподписанных документов. Сервис должен показывать, где застряли бумаги, и напоминать адресатам. Идеально, когда уведомления умные и не превращаются в шум.

Мобильный сценарий. Подписать документ со смартфона, согласовать бюджет в дороге, посмотреть историю. Руководителям это критично, сотрудникам удобно.

Автопроверки. Проверка заполнения, подсказки по ошибкам, валидация дат и реквизитов. 

Кастомизация. Возможность доработать сервис под свои процессы. Дополнительные поля, роли, интеграции, брендинг. 

Типы электронных подписей.  ПЭП, УНЭП, УКЭП, а также выпуск подписи через Госключ. Сервис должен поддерживать те типы, которые вы действительно будете использовать, и удобный выпуск для сотрудников.

Удостоверяющий центр. Собственный УЦ у поставщика ускоряет выпуск подписей и снижает операционные задержки. Если УЦ внешний, уточните сроки и стоимость.

Интеграции. Связка с 1С, SAP и другими корпоративными системами. Проверьте готовность коннекторов, условия техподдержки, наличие API. 

Хранение данных. Облако поставщика или сервер у вас. Нужны четкие правила архива, сроки хранения, механика выгрузки. Важно заранее понять, как вы заберете документы при смене системы.

Безопасность. Роли и права доступа, двухфакторная аутентификация, журналы действий, защита от взлома, регулярные проверки. Посмотрите, есть ли продукт в Реестре российского ПО и какие сертификаты у поставщика.

Как зафиналить выбор

Соберите короткий чек-лист под ваши процессы. Проверьте три вещи на пилоте: насколько быстро подписываются документы, удобно ли работать сотрудникам и видно ли, где застряли бумаги. Если на этих трех пунктах все в порядке, значит можно брать.

ТОП-5 КЭДО-системы России

«МояКоманда»

«МояКоманда» отмечена в рейтинге Smart Ranking среди современных КЭДО-решений для бизнеса. Это значит, что сервис уже занимает свое место на рынке и развивается в одном ряду с крупными игроками. Главное преимущество в том, что система позволяет полностью перевести кадровые процессы в цифру: документы оформляются онлайн, подписываются за минуты и удобно хранятся в системе.

Возможности:

• Возможность использовать разные варианты электронной подписи, включая Госключ
• Интеграция с 1С:ЗУП для обмена данными по кадрам и зарплате
• Настройка последовательности согласований в зависимости от структуры компании
• Удобный кабинет сотрудника, где собраны все его документы и заявки
• Выбор формата хранения: облако или отдельное приватное решение для компании

Особенности:

• Запуск за 3–4 недели: тестовый период, готовые шаблоны и пошаговая инструкция
• Экономия до 80% расходов на бумагу и пересылку документов
• Сокращение времени HR-специалистов на рутину до 70%
• Простой и понятный интерфейс, который не требует долгого обучения

Организациям, которые хотят быстро внедрить КЭДО и при этом не тратить много ресурсов. Подходит для среднего сегмента и команд, ценящих простоту и ясность в работе.

HRlink

Решение, которое помогает вести кадровый документооборот и одновременно закрывать задачи по найму новых сотрудников. Сервис можно использовать и в кадровых программах, и в веб-версии.

Возможности:

• Возможность подписывать документы через УНЭП или Госключ
• Настройка цепочек согласований от простых до самых сложных
• Размещение системы в облаке или на собственных серверах компании
• Распознавание документов по сканам
• Онлайн-оформление сотрудников с проверкой данных

Ограничения:

• Нет модуля для анализа и оценки персонала
• Новичкам в КЭДО может быть сложно разобраться, обычно требуется обучение
• Высокая стоимость (₽500–1000 в год на сотрудника), поэтому может не подойти малому бизнесу

Кому будет полезен?

Крупным организациям с большим количеством сотрудников и множеством внутренних процессов. Особенно там, где важно автоматизировать найм и иметь под рукой широкий набор функций.

VK HR Tek

Портал для работы с кадровыми документами. Главная фича — мобильное приложение, где сотрудник может подписывать приказы, отправлять заявки или получать справки. Большое внимание уделено безопасности: данные размещаются сразу на нескольких дата-центрах уровня Tier III, а все действия пользователей фиксируются и хранятся.

Возможности:

• Подписание документов в электронном формате
• Гибкая настройка последовательности согласований
• Онлайн-оформление сотрудников
• Сканирование и распознавание данных
• Мобильное приложение для удаленной работы
• Элементы геймификации для вовлечения сотрудников

Ограничения:

• Больше подходит именно для документооборота, а не для полного управления HR-процессами
• В компаниях со сложными или нестандартными процессами может понадобиться индивидуальная доработка

Кому будет полезен?
Организациям, которым важна мобильность и быстрый переход на цифровой формат. Подходит для компаний, где требуется удобный инструмент для сотрудников и где уже используют разные бизнес-системы, включая 1С.

Контур.КЭДО

Онлайн-сервис, который переводит кадровые процессы в цифровой формат. Через платформу можно готовить, подписывать и хранить документы без бумажных архивов. У «Контура» есть собственный удостоверяющий центр, поэтому электронные подписи сотрудникам выпускаются прямо через сервис.

Возможности:

• Электронные подписи можно оформить прямо внутри системы, без сторонних сервисов
• Настройка шаблонов и цепочек согласования под процессы компании
• Найм и оформление новых сотрудников онлайн
• У сотрудника есть личный кабинет с доступом ко всем документам и запросам
• Документы хранятся в облачном архиве, где их легко найти по поиску

Ограничения:

• Не поддерживает согласование с отметкой УНЭП
• Доступен только в облачном формате, нет установки на собственные серверы
• Модель ценообразования сложная: много тарифов и опций, которые могут запутать при выборе

Кому будет полезен?

Бизнесу, который готов работать в облаке и ищет надежный сервис для базовой автоматизации кадрового документооборота.

Saby Staff

Объединяет кадровый и общий документооборот в одном сервисе. Он подходит не только для работы с кадровыми файлами, но и для внутренних и внешних процессов компании.

Возможности:

• Поддержка всех основных видов ЭП: УКЭП, УНЭП и Госключ
• Настройка цепочек согласования с уведомлениями
• Предустановленные бизнес-процессы, которые можно доработать под задачи компании
• Цифровое оформление сотрудников при приеме на работу
• Собственный дата-центр и no-code инструменты для настройки процессов
• Мобильная версия для работы вне офиса

Ограничения:

• Работает только в формате онлайн, без локальной установки
• Для уникальных сценариев кастомизация ограничена

Кому будет полезен?

Бизнесу, которому нужно оперативно закрывать кадровые вопросы и где велика текучка персонала. Сервис хорошо работает там, где важно объединить КЭДО и ЭДО в одной платформе. 

Итог: какой сервис выбрать?

Мы разобрали пять решений и показали их возможности, сильные и слабые стороны. Но универсального ответа, что выбрать именно вам, не существует. Все зависит от задач и процессов компании. Поэтому первым делом стоит составить свой чек-лист: 

1. Какие функции нужны?
2. Какие задачи вы хотите решить?
3. Какие процессы должны быть оцифрованы?

Чтобы не запутаться в деталях, мы свели основные характеристики систем в одну таблицу. Она показывает сильные стороны, ограничения и тип компаний, для которых решение будет удобнее всего.

Сервис	УТП	Особенности	Для кого	Короткий вывод
«МояКоманда»	Быстрый запуск и простой интерфейс	УКЭП и УНЭП (в т.ч. Госключ); двусторонняя интеграция с 1С:ЗУП; маршруты; личный кабинет; облако или приватное облако	Средний бизнес и команды, где важны скорость, прозрачность и удобство	Запуск за 3–4 недели, фокус на ROI и понятной работе
HRlink	Максимум функций для сложных процессов	УНЭП/Госуслуги; сложные маршруты; облако и on-prem; OCR; онлайн-найм	Крупные и средние компании с большим штатом	Закрывает много задач «под ключ», но требует обучения и бюджета
VK HR Tek	Портал с сильной мобильностью	Мобильное приложение; интеграции с 1С/Битрикс/SAP/БОСС; акцент на безопасности (Tier III)	Кому важна мобильность и быстрый переход	Удобно для сотрудников, гибко по интеграциям
Контур.КЭДО	Облако + собственный УЦ	Шаблоны и маршруты; интеграции с 1С/SAP; выпуск ЭП через свой УЦ; «единое окно»	Тем, кто хочет типовое облачное решение	Понятный выбор для облака; только cloud и нет согласования с отметкой УНЭП
Saby Staff	КЭДО и ЭДО в одной экосистеме	Все типы подписей; готовые процессы и no-code; интеграции с 1С/SAP и «Работа России»; мобильная версия	Компании с высокой текучкой; МСБ; тем, кто хочет КЭДО+ЭДО	Быстрый массовый найм и единая среда; глубокая кастомизация ограничена

Главное: чтобы выбрать систему, сначала определите, что для вас важнее всего: масштаб, мобильность, простота или скорость внедрения. Когда задачи будут сформулированы, подходящая платформа найдется быстро.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно