ATS система для HR: что это в рекрутинге и зачем она нужна

Один из главных инструментов автоматизации рекрутинга — ATS-система (Applicant Tracking System). Она помогает значительно упростить управление потоком кандидатов, повысить качество подбора и сократить временные затраты на выполнение рутинных задач.

В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой ATS-система, какие преимущества она предлагает HR-отделу, а также каковы её возможности и принципы работы.

Содержание

• Что такое ATS-система для HR
• Преимущества ATS-системы в подборе персонала
• Возможности системы ATS
• Что важно при выборе ATS-системы
• Как работает система управления кандидатами ATS
• Заключение

Что такое ATS-система для HR

ATS-система — это специализированная платформа, предназначенная для автоматизации различных этапов подбора персонала. Она позволяет управлять процессом от публикации вакансии до оформления кандидата на работу. С помощью такой системы HR-менеджеры могут эффективно работать с большим количеством заявок, фильтровать подходящие резюме, отслеживать прогресс каждого этапа и взаимодействовать с кандидатами в режиме реального времени.

Оптимизация HR-технологий становится все более важным направлением HR-подразделений, поскольку организации стремятся оптимизировать операции и повысить производительность. Однако 55% руководителей HR-подразделений считают, что их текущие технологии не отвечают меняющимся потребностям бизнеса.

Преимущества ATS-системы в подборе персонала

Использование ATS-систем приносит множество преимуществ компаниям разного масштаба:

1. Ускорение подбора сотрудников. Автоматизация рутинных задач. К примеру, ATS помогает уменьшить время на анализ и обработку резюме и организацию собеседований.
2. Повышение качества найма. Система помогает быстро находить наиболее подходящих кандидатов благодаря встроенным инструментам анализа данных.
3. Централизованное хранение информации. Все данные о кандидатах хранятся в одном месте, что упрощает доступ к ним и минимизирует риск потери важной информации.
4. Оптимизация взаимодействия с кандидатами. Благодаря интеграции с почтовыми сервисами и мессенджерами HR может оперативно связываться с соискателями, обеспечивая высокий уровень сервиса.
5. Анализ эффективности рекрутеров. Система предоставляет статистику по работе HR-команды, позволяя оценивать производительность отдельных специалистов и выявлять пробелы в процессе подбора.

Возможности ATS-системы для рекрутинга

Работа в режиме единого окна

Все задачи, связанные с рекрутингом, выполняются в рамках одной платформы. Это исключает необходимость переключения между различными программами и документами, что существенно экономит время.

Внедрение форм заявки на вакансию

Система позволяет создавать удобные формы подачи заявок на вакансии, что облегчает процесс для кандидатов и повышает количество откликов.

Форма запроса на вакансию на платформе «МояКоманда»

Возможность работы с любого устройства

Как правило, доступ к системе возможен с любых устройств, будь то компьютер, планшет или смартфон. Это особенно важно для HR-специалистов, работающих удалённо или часто находящихся вне офиса.

Сохранение истории работы с кандидатами и по вакансиям

Вся информация о взаимодействии с каждым кандидатом сохраняется в системе, включая переписку, результаты тестов и собеседований. Это помогает поддерживать порядок и легко возвращаться к нужным данным при необходимости.

Настройка воронки подбора

HR может настроить индивидуальную воронку подбора под каждую вакансию, определяя этапы прохождения кандидатов. Система будет автоматически их распределять по статусам.

Возможность отправлять письма и сообщения кандидатам прямо из системы

Интеграция с корпоративной почтой позволяет связываться с кандидатами непосредственно из интерфейса ATS и хранить всю историю общения в одном месте. Также, к примеру, на платформе «МояКоманда» поддерживается интеграция с основными мессенджерами, такими как Telegram, WhatsApp, что обеспечивает оперативную связь с кандидатами через привычные им каналы. Возможность отправлять сообщения прямо из системы делает коммуникацию с кандидатами ещё удобнее и экономит время рекрутера.

На платформе «МояКоманда» можно отправить кандидату сообщение прямо в мессенджер

Размещение вакансий и получение откликов

В некоторых ATS-системах есть функция одновременной публикации вакансий на различных площадках. Далее можно обирать отклики без необходимости покидать интерфейс программы.

Аналитика по вакансиям и по каждому рекрутеру

Система генерирует отчёты по количеству размещённых вакансий, числу обработанных резюме, времени закрытия позиций и другим важным показателям. Также доступна статистика по эффективности работы конкретных рекрутеров.

На что стоит обратить внимание при выборе ATS-системы

• Соблюдение требований 152-ФЗ «О персональных данных». Проверьте, что выбранная ATS-система учитывает требования российского законодательства, касающиеся обработки персональных данных. Это гарантирует безопасность хранения и использования информации о кандидатах.
• Сервис включен в Единый реестр российского программного обеспечения.
• Также система должны обладать отказоустойчивостью и быть размещена на российской сервере.

Как работает система управления кандидатами ATS

Принцип работы ATS-системы включает несколько последовательных шагов, каждый из которых направлен на повышение эффективности подбора персонала.

1. Оформление заявок на подбор от нанимающих менеджеров
Менеджеры подразделений, нуждающихся в новых сотрудниках, формируют запрос на подбор. Этот запрос содержит подробную информацию о требуемой должности, квалификации, опыте и навыках, которые необходимы новому сотруднику. ATS-система позволяет менеджерам легко создать такую заявку, заполнив форму с необходимыми данными. Далее заявка передается в отдел HR, который приступает к выполнению остальных этапов подбора.

Стратегическое планирование найма - один из HR-трендов на ближайшее время. Только 15% компаний занимаются стратегическим планированием найма, что создает разрозненность между HR-задачами и долгосрочными бизнес-целями компании.

2. Создание и публикация вакансий
Описание вакансии. HR-специалист создает детальное описание новой позиции, включая название должности, обязанности, требования к опыту и навыкам, условия работы и контактную информацию. Важно точно указать ключевые параметры, чтобы привлечь релевантных кандидатов.



ИИ-помощник на платформе «МояКоманда»


Публикация на сайтах. После того как описание готово, оно отправляется на различные ресурсы для привлечения кандидатов: карьерные сайты, социальные сети, специализированные форумы и т.п. ATS автоматически синхронизируется с этими платформами, чтобы разместить вакансию там, где больше всего потенциальных кандидатов.

Управление публикацией. ATS позволяет следить за статусом публикаций, обновлять объявления, закрывать вакансии, когда они становятся неактивными, и получать уведомления о количестве просмотров и откликов.


3. Сбор резюме
Автоматический сбор. Когда кандидаты откликаются на вакансию, их резюме поступают в систему. ATS собирает эти данные из всех источников, с которыми она интегрирована: карьерные сайты, email-письма, социальные сети и др.

Парсинг резюме. Система автоматически извлекает ключевую информацию из резюме: имя, контактные данные, опыт работы, образование, навыки и достижения. Эти данные заносятся в единую базу данных, что упрощает дальнейшую работу с ними.

Хранение в единой базе. Все собранные резюме сохраняются в централизованной базе данных, доступной всем членам команды по подбору персонала. Это позволяет избежать дублирования информации и упрощает доступ к ней.



Работа с базой резюме на платформе «МояКоманда»



4. Фильтрация и сортировка
Первичная фильтрация. На этом этапе система применяет фильтры, основанные на заранее определенных критериях: опыт работы, наличие необходимых навыков, образование и т.д. Резюме, которые не соответствуют базовым требованиям, исключаются из дальнейшего рассмотрения.

Ручная проверка. После автоматической фильтрации HR-специалисты вручную просматривают оставшиеся резюме, чтобы убедиться в их соответствии вакансии. Они могут использовать дополнительные фильтры или проводить более глубокий анализ.

Рейтинг кандидатов. ATS присваивает рейтинг каждому кандидату на основе его соответствия критериям вакансии. Это помогает HR-специалистам быстро определить самых перспективных кандидатов и сосредоточиться на них.


5. Проведение интервью
Планирование интервью.Система помогает организовать процесс интервьюирования, предлагая удобное расписание и отправляя приглашения кандидатам. Интервью могут проводиться как очно, так и онлайн, в зависимости от предпочтений компании.

Заполнение анкеты. Перед началом интервью кандидаты могут заполнить специальную анкету, которая поможет HR-специалистам получить дополнительную информацию о них. Эта анкета также сохраняется в системе.

Отчеты и заметки. Во время собеседования HR-специалисты могут делать заметки и добавлять их прямо в систему. Чек-листы для рекрутеров В «МоейКоманде» можно создавать чек-листы в настройках и добавлять их к выбранным кандидатам. Чек-листами удобно пользоваться во время собеседования, делать различные заметки, а также назначать наблюдателей, которые тоже могут посмотреть информацию из чек-листа.



Создание чек-листа для рекрутера на платформе «МояКоманда»


Оценка кандидатов. По окончании интервью проводится оценка кандидатов на основе их ответов, поведения и соответствия требованиям вакансии. Эти оценки также сохраняются в системе для дальнейшего анализа.


6. Оценка и принятие решений
Анализ результатов. HR-специалисты анализируют результаты интервью, сравнивая оценки кандидатов и их соответствие требованиям вакансии. ATS предоставляет удобные инструменты для сравнения и анализа данных.

Принятие решений. На основе проведенного анализа принимается окончательное решение о том, кого пригласить на следующий этап отбора или предложить должность. Система помогает документировать этот процесс и хранить всю необходимую информацию.

Обратная связь. Кандидатам, которые не прошли отбор, отправляются письма с благодарностью за участие и объяснением причин отказа. Это помогает поддерживать позитивные отношения с потенциальными будущими сотрудниками.


7. Оформление на работу
Предложение о работе. Выбранному кандидату направляется официальное предложение о работе, включающее все условия сотрудничества: зарплата, график работы, льготы и т.д. Предложения могут быть созданы и отправлены прямо из системы.

Заключение договора. После согласования условий кандидат подписывает трудовой договор, который также может быть оформлен и подписан электронно через ATS. Внесение в базу данных сотрудников. После успешного заключения контракта новый сотрудник добавляется в базу данных компании, и его профиль переносится из раздела кандидатов в раздел сотрудников.

Когда стоит внедрять автоматизацию процесса рекрутинга

Автоматизация процесса подбора персонала будет полезна любой компании, которая сталкивается с необходимостью обрабатывать большое количество резюме, имеет сложные процедуры отбора или стремится улучшить качество найма. Особенно актуальна такая система для крупных компаний с высокой текучкой кадров и для агентств по подбору персонала.


Улучшите эффективность найма с системой рекрутинга от «МояКоманда»:

• Постройте эффективный процесс подбора кандидатов от подачи заявки на вакансию до принятия офера.
• Стандартизируйте сбор заявок от отделов на вакансии и не тратьте время на выявление требований.
• Оптимизируйте затраты времени на создание повторяющихся вакансий за счет шаблонов.
• Выгружайте вакансии на топовые сайты и получайте отклики и резюме кандидатов прямо на платформу.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно

Заключение

С помощью ATS можно не только систематизировать данные о кандидатах, но и анализировать эффективность рекрутинговых процессов. Это позволяет принимать обоснованные решения и адаптировать стратегии подбора в зависимости от потребностей бизнеса. Внедрение ATS-системы — это шаг к повышению продуктивности HR-команды и успешному развитию компании в целом. Инвестируя в такие технологии, вы обеспечиваете себе конкурентное преимущество на рынке труда и создаете условия для формирования сильной и эффективной команды.