Внутренние коммуникации в организации: как настроить эффективное общение в коллективе

Внутренние коммуникации — это основа успешной работы любой компании. От того, насколько грамотно налажено общение внутри коллектива, зависит не только атмосфера в команде, но и эффективность бизнес-процессов, мотивация сотрудников и достижение корпоративных целей. В этой статье мы разберём, почему внутренние коммуникации важны, какие инструменты использовать и как правильно настроить корпоративные коммуникации для максимального результата.

В этой статье:

• Что такое внутренние коммуникации в организации
• Роль, методы и цели коммуникаций
• Виды коммуникаций
• Настройка корпоративных коммуникаций в организации
• Примеры организационных коммуникаций
• Внутренние каналы связи в компании
• Критерии эффективности общения
• Управление коммуникациями в организации
• Карта коммуникаций
• О стандартах для внутрикома

Часто сотрудники перегружены большим количеством сообщений и встречами, не относящимися к их работе. И, наоборот, не всегда в полном объеме получают сведения, которые необходимы для выполнения задач.

Только 14% сотрудников утверждают, что понимают цели организации и соотносят свою работу с этими целями. 

Если в компании будут налажены внутренние коммуникации, то команды будут лучше понимать ожидания, больше соответствовать поставленным стратегическим целям и с большей вероятностью будут способствовать развитию компании.

Что такое внутренние коммуникации в организации

Внутренние коммуникации в организации — это система обмена информацией, мнениями и идеями между сотрудниками, подразделениями и руководством.

Корпоративное общение включает как формальные, так и неформальные виды взаимодействия, способствующие координации действий, решению задач и созданию единой команды. Эффективность этих коммуникаций напрямую влияет на вовлеченность персонала, продуктивность труда и общую атмосферу в коллективе.

Роль, методы и цели коммуникаций в организации

Функции внутрикорпоративного общения:

• Информационная — передача необходимой информации для выполнения рабочих задач.

• Координирующая — согласованность действий отделов и департаментов компании.

• Мотивирующая — стимулирование персонала через признание достижений и участие в принятиях решений.

• Контролирующая — контроль за выполнением задач и соблюдением корпоративных стандартов.

Методы коммуникации подразумевают использование разных средств обмена информацией: устная речь, письменные документы, видеоконференции и др. Цели коммуникации зависят от конкретных задач и ситуации, но обычно они направлены на то, чтобы повысить производительность, улучшить взаимоотношения между работниками и достичь стратегические цели предприятия.

Согласно отчету Grammarly о состоянии деловой коммуникации за 2024 год, плохая внутренняя коммуникация становится причиной стресса, напряженных отношений в компании и срыва дедлайнов.

Напротив, выстроенная коммуникация на рабочем месте приводит к повышению продуктивности и удовлетворенности работой. Сотрудники, получающие достаточно сведений для качественного выполнения своей работы, также в 2,8 раза чаще вовлечены в свою работу.

Виды коммуникаций в организации

Горизонтальные и вертикальные коммуникации

Первые происходят между коллегами одного уровня иерархии, например, между коллегами в одном отделе. Она способствует сотрудничеству и координации действий внутри отдела. Вертикальная коммуникация осуществляется между разными уровнями управления: сверху вниз (руководитель передает указания подчиненным) и снизу вверх (сотрудники сообщают о результатах своей работы).

Диагональная коммуникация

Взаимодействие между сотрудниками разных уровней и подразделений. Например, когда работник одного отдела обращается к руководителю другого отдела за советом или помощью. Этот вид коммуникации способствует решению межфункциональных задач и улучшает координацию между различными направлениями деятельности предприятия.

Внешние и внутренние коммуникации в компании

Внешние связи направлены на взаимодействие с внешними партнерами, клиентами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами. Внутрикорпоративное общение, напротив, ориентировано на коммуникацию внутри компании. Оба типа коммуникации важны для успешной работы организации.

Формальные и неформальные коммуникации

Формальное взаимодействие осуществляется в рамках установленных правил и процедур. Они часто документируются и контролируются руководством. Неформальное общение происходит вне официальных рамок и может включать дружеские диалоги, обсуждения за чашкой кофе и другие способы обмена информацией.

Управленческая коммуникация

Управленческая коммуникация связана с передачей управленческих решений и инструкций от руководства к сотрудникам. Она служит для обеспечения грамотного руководства компанией и достижении стратегических целей.

На платформе «МояКоманда» можно легко выстроить процесс постановки задач, указывать ответственных и соисполнителей, следить за статусом и многое другое

Как настроить корпоративные коммуникации

Настройка корпоративных коммуникаций — это системный процесс, включающий несколько важных шагов:

Анализ текущей ситуации

Оцените, как сейчас происходит обмен информацией, выявите проблемы и потребности сотрудников. Это поможет понять, какие инструменты и методы будут наиболее эффективны.

Определение целей

Чётко сформулируйте задачи коммуникаций: улучшение информированности, повышение вовлечённости, снижение текучести кадров и т.д.

Выбор каналов коммуникации

Подберите подходящие инструменты — корпоративные порталы, мессенджеры, платформы для обратной связи — с учётом специфики бизнеса и предпочтений сотрудников.

Создание корпоративных стандартов

Разработайте правила общения, регламенты публикаций и обратной связи, чтобы коммуникации были структурированными и понятными для всех.

Обучение сотрудников

Проведите тренинги и инструктажи по использованию новых платформ и норм коммуникации, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя уверенно.

Регулярный мониторинг и адаптация

Отслеживайте эффективность коммуникаций, собирайте обратную связь и вносите необходимые изменения для постоянного улучшения.

Примеры организационных коммуникаций

Совещания, планерки, email-рассылки, корпоративные чаты и форумы, а также личные встречи и телефонные разговоры.

Кейс Amazon. Компания Amazon обнаружила, что сотрудники не любят тратить время на длительные совещания и текстовые сообщения, поэтому внедрили две основные стратегии:

• Правило двух пицц: ограничение количества участников встречи до количества, которое можно накормить двумя пиццами.

• 6-страничные документы: в компании запрещены презентации PowerPoint. Вместо этого перед каждым совещанием участники читают заранее составленный документ, где отделы или конкретный сотрудник прописывает основные моменты (6 страниц А4), а только потом приступают к обсуждению.

Внутренние каналы связи в компании

• Электронная почта — инструмент для обмена данными в официальной форме.

• Мессенджеры и чаты — средства для быстрого обмена сообщениями и оперативного решения возникающих задач.

• Социальные сети — используются для создания корпоративной культуры и укрепления командного духа.

• Видео-конференц-связь — дает возможность проводить онлайн-встречи и совещания с участием удаленных сотрудников.

• Печатные материалы — корпоративные журналы и брошюры.

• Личные встречи и совещания — традиционные формы взаимодействия, при обсуждении сложных тем. Они важны для развития коммуникативных навыков.

• Корпоративные порталы и интранеты — площадки для обмена документами, новостями и объявлениями.

Главная страница корпоративного портала на платформе «МояКоманда», где работники могут получить всю нужную информацию

Используйте изображения, иллюстрации и видео для повышения вовлеченности сотрудников. Кроме того, это оптимальный способ донести нужную информацию быстро. Исследование Массачусетского технологического института показало, что люди могут обрабатывать визуальные образы за 13 миллисекунд.

Изображения и диаграммы подойдут для представления сложных тем или данных. Короткие видеоролики — чтобы продемонстрировать корпоративную культуру, донести послания руководства, показать демонстрации продукта. Опросы и викторины на корпоративном портале — повысить вовлеченность и узнать настрой команды.

Коммуникация должна быть последовательной, придерживаться графика и иметь схожий тон и стиль. Последовательность гарантирует, что работники начнут доверять и полагаться на ваши корпоративные коммуникации. Они знают, когда и где ожидать ключевые сообщения, и поэтому они с большей вероятностью будут воспринимать то, что вы говорите.

Как сделать свои коммуникации более последовательными:

• Составьте календарь внутрикорпоративных мероприятий. Планируйте общение на каждый месяц, сочетая официальный и неофициальный контент.

• Продумайте четкие инструкции и шаблоны, чтобы все коллеги могли предоставлять сообщения в одном стиле и тоне.

• Используйте инструменты автоматизации. Это гарантирует, что все получат необходимые сообщения на ключевых этапах — например, во время онбординга.

По данным Tech Report, предоставление сотрудникам своевременной информации может повысить их производительность на 77%.  

Критерии эффективности общения

Эффективность коммуникации оценивается по следующим критериям:

• Скорость передачи информации — насколько быстро сообщение доходит до адресата.

• Точность передачи — отсутствие искажений и недопониманий.

• Доступность — возможность получения информации всеми заинтересованными лицами

• Открытость — наличие у адресатов шанса дать оценку и задать вопросы.

• Соответствие целям — степень реализации целей посредством общения.

Определите KPI. Примеры KPI, которые можно связать с корпоративным общением:

• Количество репостов, лайков и комментариев к новости, посту в блоге или статье на корпоративном портале.

• Увеличение числа сотрудников, использующих интранет (внедрение платформы).

• Показатели открытия email-рассылок.

• Подсчет просмотров страниц.

• Анкеты обратной связи.

• Удержание и текучесть кадров.

• Заполненные профили сотрудников.

Управление коммуникациями в организации

Аудит внутренней коммуникации — это первый шаг к выявлению и устранению пробелов в коммуникации. Он направлен на выявление следующих моментов:

• Коммуникационные цели. Аудит более эффективен, если есть текущие коммуникационные цели для оценки (KPI). Целями могут быть повышение вовлеченности сотрудников, увеличение числа пользователей интранета, улучшение командного взаимодействия и т.д.

• Ключевые аудитории для понимания, за информирование кого вы несете ответственность. Сотрудники, менеджеры среднего звена, руководители департаментов, совет директоров, удаленные работники.

• Текущие способы коммуникации. Как часто вы общаетесь — ежедневно, еженедельно, ежемесячно? Кто отправляет сообщения — внутриком, HR, коллеги-руководители? Какие каналы используются?

Важно. Избегайте перегрузки информацией

Если вы «забрасываете» сотрудников длинными и сложными сообщениями, то вовлеченность в такую коммуникацию будет падать.

У современных людей клиповое мышление. Чтобы привлечь их внимание, вам нужно убрать все лишнее, сосредоточиться только на важных деталях и контексте, которые им нужны для продолжения работы, и донести это с помощью подходящих инструментов.

Вот еще несколько советов.

Совет 1. Создавайте последовательность в своем общении

Эффективная внутренняя коммуникация направлены на то, чтобы быть максимально предсказуемой, помочь сотрудникам выработать привычку проверять новости и обновления и доверять вам как надежному источнику для них.

Разработайте руководство по стилю общения (Tone of Voice) для внутренних сообщений. Определите тон текстов, стили оформления и другие моменты.

Создайте календарь коммуникаций. Дайте команде знать, когда ожидать от вас обновлений, и придерживайтесь этого обещания. К примеру, сотрудники будут знать, что по пятницам с утра на почте их будет ждать email-рассылка с новостями компании.

Совет 2. Определите внутренние каналы связи

У каждого канала должна быть своя цель: к примеру, в email-рассылке — новости о достижениях компании и ключевых текущих проектах, в общем чате — информация о необходимости согласовать отпуск на следующий год, на корпоративном портале — посты с опросами и анкетами.

Совет 3. Собирайте отзывы сотрудников

Есть различные способы сбора мнений о внутренних коммуникациях в компании:

• Анонимные опросы. Позволяют получить непредвзятую обратную связь. Задавайте конкретные вопросы о способах передачи информации, ясности контента и результативности.

• Фокус-группы. Соберите небольшую группу сотрудников для организованного обсуждения внутренних коммуникаций. Это помогает глубже понять и изучить конкретные проблемы.

• Банки идей. Предоставьте сотрудникам возможность отправлять свои предложения.

• Импульс-опросы. Короткие, частые опросы могут оценить настроения сотрудников относительно конкретных коммуникационных инициатив или каналов.

Пример предложения сотрудника в Банке идей

Совет 4. Поощряйте коммуникацию между подразделениями. 

Ни один отдел не должен работать в вакууме. Необходимо поддерживать межфункциональную коммуникацию работников.

Способы развития неформального и формального общения между отделами:

• Корпоративные встречи и мероприятия по сплочению коллектива. Организуйте командные собрания, выезды. игровые вечера или гибридные мероприятия (онлайн+офлайн).

• Возможность рассказывать о проектах отдела в новостных рассылках. Создайте канал (к примеру, email-рассылку), где сотрудники смогут делиться опытом и обновлениями отдела, успехами в проектах или советами по работе.

• Программы обучения между отделами. Подумайте, как отделы могут обмениваться опытом между собой.

Карта коммуникаций

Это инструмент, который помогает визуализировать потоки информации внутри организации. Она показывает, кто кому передает информацию, каким образом и с какой целью. Карта полезна для выявления узких мест и оптимизации процессов обмена данными.

О стандартах для внутрикома

Британский институт внутренних коммуникаций IoIC — Institute of Internal Communication регулярно обновляет IoIC Profession Map — документ, который устанавливает стандарты для специалистов и команд по внутренним коммуникациям. Карта позволяет людям сформулировать роль внутренней коммуникации в организациях; оценивать навыки и знания, выявлять пробелы и создавать планы личного развития; и устанавливать карьерную траекторию в профессии внутрикома.

Пример страницы из IoIC Profession Map

Заключение

Внутренние коммуникации — это не просто обмен информацией, а мощный инструмент для построения сильной корпоративной культуры и повышения эффективности работы компании. Настроив правильные каналы и процессы, вы создадите прозрачную, мотивирующую и вовлекающую среду, где каждый сотрудник будет чувствовать свою значимость и понимать общие цели. Помните, что успешные корпоративные коммуникации — залог стабильного развития и процветания вашей организации.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно