Автоматизирован процесс адаптации новых сотрудников компании, процесс стал более прозрачным иудобным.
Появились инструменты длягеймификации.
Сотрудники объединены на одной платформе, есть возможность поздравлять коллег, коммуницировать друг сдругом, узнавать новости компании, участвовать вопросах.
Срок
Задачи
Какие решения использовались
Результаты
Об особенностях подбора ирабочих процессов
«Спутник» ставит перед собой амбициозные цели: увеличить прибыль в 10 раз за три года ирасширить команду. В условиях быстрого найма важно создать понятный ипрозрачный процесс адаптации для новых сотрудников, чтобы снизить их стресс. Также желательно минимизировать количество рабочих инструментов, которые они будут использовать в начале своей работы.
Организационная структура построена на принципах командной работы, а не традиционной иерархии. Компания успешно применяет гибридный формат работы. И понадобилась платформа, которая объединит офисных и удаленных сотрудников в единую команду.
Как «Спутник» выбирали HRM-платформу
Процесс состоял из нескольких этапов:
1. Сбор потребностей команды Были организованы встречи со специалистами кадрового делопроизводства, event-менеджерами, сотрудниками, HR-специалистами, рекрутерами. Каждый рассказал о пожеланиях относительно функционала будущей платформы. Затем всю информацию приоритезировали: определили обязательные пункты и желательные функции, без которых можно временно обойтись с помощью альтернативных решений.
2. Создание таблицы приоритетов Далее информация была перенесена в таблицу, где каждому критерию присваивался определенный вес.
3. Анализ решений Начался анализ существующих решений как на зарубежном, так и на российском рынке.
Особое внимание компания уделила вопросу геймификации В системе «МояКоманда» геймификации на момент рассмотрения еще не было, но были макеты будущего функционала, а запуск модуля уже стоял в дорожной карте. Это стало одним из ключевых факторов в пользу выбора платформы.
“
Менеджер по продажам направил мне дорожную карту и файл с примером того, как будет выглядеть геймификация. Мы поняли, что функционал вскоре появится, были готовы подождать — для нас важно было видеть, что платформа развивается.
— Евгения Матвеева, HRBP «Спутник»
4. Тестирование На этапе практического тестирования команда проводила базовые проверки ключевого функционала различных платформ. Особое внимание уделялось работе базы знаний, системе геймификации и управлению организационной структурой.
В ходе тестирования выявились существенные различия между решениями. В некоторых платформах полностью отсутствовала возможность работы с оргструктурой, в других она была представлена в статичном, неудобном формате.
При оценке всех показателей и функционала различных платформ «МояКоманда» оказалась наиболее подходящей HRM-системой.
Как прошло внедрение
На первом этапе HR-команда «Спутник» занялась переносом приоритетных материалов инастройкой системы онбординга. Параллельно с этим шла работа над производством мерча инаполнением корпоративного магазина на платформе.
Поскольку было несколько взаимосвязанных процессов, команда определила для себя срок водин квартал, чтобы подготовить систему к запуску и показать сотрудникам уже наполненный продукт.
Представление системы и обучение проводилось HR-командой на всю компанию. На встрече рассказали, где можно найти необходимую документацию, как будет проходить процесс адаптации и назначение онбординга.
Онбординг
Ранее в процессе онбординга использовались Asana и Google Диск. Сейчас вся необходимая информация для новичка собрана в едином окне, и можно пошагово пройти все необходимые процедуры, не теряясь в множестве задач, которые нужно выполнить в первый день работы.
“
У нас был чек-лист в Asana и ссылки на документы в Google. В Asana не разместить большой текст, поэтому новым сотрудникам приходилось переходить по ссылкам в Google Документы. Сейчас мы от этого ушли, все документы собраны в общей для всей компании Базе знаний. В ней можно найти информацию о ценностях компании, отпусках и так далее. И не нужно переходить на сторонние ресурсы, все собрано внутри платформы.
— Наталья Комарова, HR-ассистент «Спутник»
Также в компании внедрили процесс оффбординга. Для увольняющихся сотрудников, хотя их не так много, HR-команда создала удобный чек-лист. В нем указано, кому нужно сдать технику, где подписать документы, кому отдать пропуск. Теперь не нужно составлять отдельные таблицы, а сотрудникам, у которых приближается последний рабочий день, легче выполнять задачи с четким списком и всеми необходимыми контактами.
База Знаний и Обучение
В компании накопилось много разрозненной информации, которая размещалась на Google-диске и других облачных хранилищах: инструкции для сотрудников, политики и другие документы. Пользоваться было неудобно: чтобы найти нужный документ, приходилось либо просить коллег его переслать, либо самостоятельно искать в множестве папок. Внедрение Базы знаний на платформе «МояКоманда» помогло систематизировать документы. Также есть возможность использовать фильтры и хэштеги для поиска нужных документов, что ускоряет процесс работы.
Помимо этого, «Спутник» использует LMS-систему, и несколько курсов уже было перенесено наплатформу.
Имущество
Имущество отслеживается через платформу «МояКоманда»: функционал позволяет вести удобный учет имущества на платформе, понимать, что и у какого сотрудника сейчас находится виспользовании, управлять процессами его выдачи и возврата, сохранять контроль надпередвижением имущества без лишних усилий.
Опросы
Два раза в год «Спутник» проводит масштабный опрос Engagement Survey. Частично для этого используется функционал платформы: выгружаются таблицы с результатами и производятся необходимые срезы данных, система позволяет отслеживать заполняемость опроса в разрезе отделов.
Геймификация
В компании регулярно проводятся различные корпоративные активности, и возникла потребность как-то поощрять участие сотрудников в них. Для этого идеально подошли инструменты геймификации.
Корпоративный портал, Новости и Пульс компании
До внедрения корпоративного портала сотрудники не имели доступа к базовой информации околлегах: например, информации о днях рождения или стаже работы в компании. Небыло также технической возможности поздравить коллег в рамках отдела. Платформа «МояКоманда» предоставляет функционал для взаимных благодарностей и поздравлений, чтодополнительно усиливает командный дух и корпоративную культуру.
Пульс компании и Новости служат инструментом для обмена опытом между сотрудниками, чтоособенно актуально, учитывая туристическую направленность организации. Работники делятся впечатлениями об экскурсиях, рекомендациями по посещению различных городов и полезными советами для путешественников. Это позволяет формировать персональные гайды перед поездками и способствует укреплению корпоративных связей.
Результаты
До внедрения «МояКоманда»
После перехода на платформу
Автоматизация онбординга: вся необходимая информация дляновичка собрана ведином окне, HR также удобно вести процесс.
База знаний хранилась вразрозненных источниках.
Вся информация собрана в единой Базе знаний, есть удобный поиск, фильтрация ивозможность систематизировать документы.
Появился кооперативный магазин ифирменный мерч.
Не было инструментов длягеймификации.
Сотрудники объединены на одной платформе, есть возможность поздравлять коллег, коммуницировать внутри платформы, узнавать новости компании, участвовать вопросах.
Отсутствие корпоративного портала.
Онбординг проводился спомощью Google Документов иAsana.
Планы на будущее
В планах у «Спутник» по дальнейшему сотрудничеству с «МояКоманда»:
Унифицировать процесс сбора обратной связи.
Провести Оценку 360 внутри платформы .
Внедрить проведение 1-on-1.
Протестировать модуль КЭДО.
Запустить новые курсы и тренинги.
Настроить командировки через модуль Заявки.
Использовать инструменты для развития сотрудников.