Как отказать кандидату и не разрушить HR-бренд компании

Хороший отказ — тоже часть успешного найма. Он может оставить у кандидата нормальное впечатление, укрепить HR-бренд и сохранить контакт. А ещё вернуть классного специалиста через полгода или год. Такие случаи бывают чаще, чем кажется. 

Как отказать в работе по-человечески и при этом юридически корректно, что писать в письмах и как не испортить отношения с теми, кого не берёте в команду — в этом материале. 

Если точнее, то в статье рассказываем:

• О возможных причинах отказов
• Как составить отказ, чтобы сохранить HR-бренд
• Про частые вопросы на эту тему

Возможные причины отказа соискателю

Имейте ввиду: еще когда вы только составляете текст, важно не нарушать закон и обоснованно писать требования вакансии. Это здорово поможет сократить время на найм и отсеет часть неподходящих соискателей. А еще даст возможность отказывать в приеме на работу законно.

Законные причины отказа кандидату

Прежде всего помните: по письменному требованию кандидата вы обязаны написать причину отказа в заключении трудового договора в течение 7-ми рабочих дней. Дальше — законные основания для этого. 

Вы можете отказать кандидату, если у него нет квалификации, опыта или навыков, нужных для работы. Главное — чтобы требование действительно было обоснованным и заранее указано в вакансии или должности. В законе РФ это называется деловыми качествами.

Из постановления Пленума Верховного Суда РФ.

Также закон позволяет отказать, если человек не прошёл проверку по профстандартам. Например, есть должности, где требуются обязательные сертификаты, лицензии или допуски (медицина, образование, охрана труда и прочее).

Отказ соискателю допустим, если есть ограничения по здоровью. Это касается случаев, где работа связана с вредными или опасными условиями. Или если должность требует определенных результатов медосмотра, и ограничения подтверждены медзаключением. Но здесь важно не нарушать права кандидата: решение должно быть на основании медосмотра, а не личных впечатлений.

Если кандидат не подходит по возрасту. До 16 и 18 лет некоторым кандидатам нельзя работать в ночное время, а ещё там, где это влияет на их учебу и нравственное развитие. Имейте это ввиду. 

Незаконные причины отказа кандидату

Любая дискриминация. Это запрещено в статье 64 Трудового Кодекса РФ и Конституции. Вот примеры, которые считаются дискриминацией:

• пол или возраст;
• национальность или место рождения;
• наличие детей или планирование беременности;
• принадлежность к конкретной религии, политическим взглядам, профсоюзу;
• судимость (если работа не требует отсутствия судимости).

Если вам кажется, что кандидат «не впишется в коллектив» — этого недостаточно. Такой отказ соискателю может быть признан незаконным, если дойдёт до суда. Если за ощущением «не вписался» на самом деле стоит, например, слабая коммуникация, игнорирование вопросов или агрессивная манера общения — так и напишите. Главное — показать, что вы оцениваете поведение и набор профессиональных навыков, а не абстрактное «человек не наш» или «недостаточно мотивированный».

Чтобы объективно сравнивать кандидатов и системно оценивать их опыт и навыки, используйте HRM-платформу «МояКоманда». Здесь можно организовать прозрачный найм и управлять большими потоками откликов с разных площадок — всё в одном окне.

Но этот совет важен не для личного общения с кандидатом, а для случая, когда на вас подадут в суд. О том, как отказать соискателю и что при этом стоит и не стоит говорить — в следующем разделе.

Как составить письмо с отказом кандидату: 5 принципов

Принцип 1: Поблагодарите. Человек потратил время: нашёл конкретную вакансию, откликнулся, прошёл интервью. Даже если он не подошёл, вежливый отказ важен — он формирует впечатление о компании.

Как надо:	Как не надо:
Спасибо, что откликнулись на вакансию и прошли этап интервью. Мы ценим ваше время и интерес к компании.	Мы приняли решение отказать. Удачи.

Принцип 2: Дайте обратную связь. Кандидат хочет понимать, что именно сыграло роль. Даже пара предложений помогут. Не оставляйте человека в полной неизвестности — это раздражает и демотивирует.

Как надо:	Как не надо:
У вас крутые навыки, но мы искали человека с большими знаниями в международной логистике.	Нам не подошёл ваш опыт.

Принцип 3: Укажите причину отказа соискателю. Формулируйте нейтрально и профессионально. Причина — это не «вы нам не понравились», а «мы искали чуть другой опыт».

Как надо:	Как не надо:
Мы выбрали кандидата, у которого был опыт релокации команды — для нас это ключевой фокус в ближайшие месяцы.	У нас с вами разный вайб.

Принцип 4: Скажите, что надеетесь встретиться снова. Многие кандидаты приходят в компанию не с первого раза. Особенно если портфолио и резюме сильные. Не обрубайте контакт.

Как надо:	Как не надо:
Будем рады вернуться к вашему резюме, если появится подходящая вакансия.	Навряд ли вы подойдете нашей компании.

Принцип 5: Расскажите о других вакансиях. Если у вас есть страница с вакансиями — добавьте ссылку. Это помогает удержать кандидата в контуре компании.

Как надо:	Как не надо:
Мы часто публикуем вакансии вот здесь. Будем рады, если вы присмотритесь к другим ролям.	Прощаться без надежды на новые пересечения.

Конечно, структура отказа соискателю зависит еще и от того, на каком этапе это происходит. Если дело не дошло даже до интервью, достаточно вежливой благодарности и слов о том, что выбрали других кандидатов. После собеседования лучше дать качественный фидбек. 

Пример письма с обоснованным отказом.

Частые вопросы

Нормально ли отказывать кандидату, который совпадает со всеми профессиональными требованиями?

Да, если на этапе интервью стало понятно, что он не подойдёт по задачам, ритму, уровню автономии или ожиданиям. Бывает, что кандидат сильный и даже с релевантным опытом, но не туда. Это нормально. Главное — чётко донесите это в письме и обоснуйте отказ.

Нужно ли давать подробную обратную связь всем не прошедшим кандидатам?

Нет. Подробный фидбэк можно и нужно давать кандидатам после собеседования. Остальным можно коротко: «На финальном этапе мы выбрали кандидата с более релевантным опытом в X».

Как отказ кандидату влияет на бренд работодателя?

Сильно. Особенно если кандидат прошёл 2–3 интервью и получил в ответ молчание или сухой письменный отказ в духе «вы не подходите». Люди запоминают, как с ними обошлись. А потом пишут на Хабре, в чатах Телеграма и на VC. Иногда — и в отзывах на hh.ru. И наоборот: тёплый, честный отказ с объяснением оставляет приятное впечатление и может вернуть человека позже.

Заключение

Отказ кандидату — тоже часть найма. И то, как вы его оформите, влияет на репутацию не меньше, чем красивое описание вакансии или сильное интервью.

А чтобы весь процесс найма укреплял бренд вашей компании, организуйте его на HRM-платформе «МояКоманда». Здесь можно легко управлять рекрутингом, а когда нужный кандидат найден — удерживать таланты и развивать команду.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно