Что такое воронка подбора и как её настроить

В современном мире найм сотрудников требует системного подхода. Именно поэтому компании всё чаще используют инструмент, позволяющий организовать процесс найма от первого знакомства с кандидатом до его полноценного онбординга. Речь идет о воронке подбора персонала. Расскажем, как ее настроить, и какие метрики помогут оценить эффективность.

Содержание

• Воронка подбора персонала простыми словами
• Преимущества
• Из каких этапов состоит воронка
• Если нужен массовый подбор
• Главные метрики воронки подбора
• Как рассчитывать показатели воронки найма
• Инструменты и технологии для создания
• Кейс «ПроКоллибри»
• Заключение

Что такое воронка подбора персонала

Это поэтапная система, в которую вовлечены все потенциальные сотрудники: от момента, когда кандидат узнает о вакансии до подписания договора и выхода на работу. Она помогает структурировать найм, уменьшить количество ошибок и повысить конверсию на каждом этапе.
Главная задача воронки — обеспечить стабильный приток подходящих специалистов и сократить издержки на рекрутинг. Чем прозрачнее и логичнее она выстроена, тем проще посчитать, на каком этапе отпадает большинство кандидатов и как это можно улучшить.

Преимущества воронки рекрутинга

Настроенная воронка найма персонала позволяет:

• Системно подходить к подбору персонала
• Быстро выявлять проблемы в найме и точки роста
• Улучшать взаимодействие с кандидатами
• Рассчитать эффективность каналов привлечения
• Повысить точность прогнозов по срокам и ресурсам закрытия вакансий

Этапы воронки подбора персонала

Воронка строится поэтапно, от первого публичного размещения вакансии до полноценной адаптации сотрудника. Ниже разберем каждый шаг подробнее.

1. Этап 1: Привлечение кандидатов
На этом этапе формируется поток входящих откликов. Основные источники:
- Кадровые порталы и агрегаторы вакансий (hh.ru, SuperJob и др.)
- Контекстная и таргетированная реклама
- Размещение вакансий в соцсетях и профессиональных сообществах
- Внутренние рекомендации сотрудников

Цель — обеспечить нужное число откликов.

Исследование, проведенное Recruiter.com, показало, что большинство заявок о приеме на работу имеют коэффициент завершения всего 10,6%, что указывает на то, что крайне важно правильно провести этот этап.



Процесс подачи заявки на вакансии в компании McKinsey. Источник.



2. Этап 2: Отбор кандидатов
Стартовая фильтрация резюме позволяет убрать отклики, не соответствующие требованиям. Отдел кадров или автоматизированные системы оценивают ключевые параметры: опыт, навыки, образование, местоположение.


3. Этап 3: Оценка кандидатов
Здесь проводится более глубокая оценка:
- Телефонные интервью
- Анализ мотивации
- Сопоставление с корпоративной культурой

Важно понять, насколько кандидат соответствует вакансии и задачам.


4. Этап 4: Тестирование и оценка
Проводятся профтесты, кейсовые задания, интервью с HR или техническими специалистами. Это помогает подтвердить профессиональные навыки и выявить слабые стороны.



Описание интервью в компании McKinsey. Источник.



5. Этап 5: Финальные интервью
Обычно включает собеседование с руководителем отдела, иногда — с топ-менеджером. Оцениваются компетенции, софт-скиллы, готовность к сотрудничеству, лояльность.


6. Этап 6: Предложение работы
На этом этапе делают оффер, обсуждают условия и подписывают договор. Здесь важно быстро действовать, чтобы не упустить подходящего специалиста.


7. Этап 7: Адаптация
Завершающий этап воронки подбора — адаптация. Важно, чтобы новичок получил всю необходимую информацию, поддержку и задачи. Это снижает текучесть и ускоряет вхождение в должность.



Классическая визуализация воронки подбора персонала. График воронки в виде пирамиды, где каждый уровень — это этап.


В этом примере видно, как количество кандидатов сокращается с каждым этапом, и можно посчитать, где теряется наибольший процент. Это отличный способ отследить конверсию воронки подбора персонала. Такой визуал особенно полезен для презентаций или отчетов, чтобы наглядно показать движение по воронке подбора персонала и обосновать предложения по улучшению рекрутинга.

Также воронку можно визуализировать по-другому.

Воронка массового подбора

Если компании требуется массовый подбор персонала — например, для ритейла, логистики или колл-центра — особенно важно выстроить эффективную воронку найма персонала.

Сильная воронка подбора в массовом сегменте помогает:

• Сократить время закрытия вакансий
• Упростить обработку большого количества откликов
• Автоматизировать рутинные процессы
• Увеличить конверсию воронки между этапами

В условиях потока сотен и даже тысяч резюме на однотипные позиции особенно важно автоматизировать каждый шаг воронки. Это позволяет снизить нагрузку на HR-отдел, исключить человеческий фактор и сохранить качество найма.

Что включает в себя воронка массового подбора:

• Автоматическая публикация вакансий на десятках платформ одновременно
• Использование чат-ботов для первичной верификации и фильтрации кандидатов
• Стандартизированные тесты и анкеты, интегрированные с ATS-системой
• Быстрая обратная связь и автоматическая рассылка приглашений на собеседования
• Мониторинг ключевых метрик: среднее время отклика, доля принятых офферов, конверсия на каждом шаге

Важно понимать, что в массовом найме ключ к успеху — это скорость, масштабируемость и контроль. Именно воронка подбора позволяет все это соединить в единую управляемую систему

Главные метрики воронки подбора

Чтобы понять, насколько хорошо работает ваша воронка, нужно регулярно отслеживать:

• Количество кандидатов на каждом этапе
• Конверсия воронки подбора персонала между этапами
• Среднее время найма
• Стоимость привлечения одного кандидата
• Доля успешно адаптированных сотрудников

Чтобы рассчитать конверсию воронки подбора персонала, применяют простую формулу:

Конверсия этапа = (Число кандидатов, прошедших на следующий этап / Число кандидатов на текущем этапе) × 100%

Так вы сможете посчитать, где теряется наибольшее количество ценных специалистов.

Пример 1. Отклик на вакансию → Первичный отбор

На вакансию откликнулось 200 кандидатов.
После первичного просмотра резюме, 80 кандидатов были отобраны для следующего этапа.

Расчет по формуле:
Конверсия этапа = (Число кандидатов, прошедших на следующий этап / Число кандидатов на текущем этапе) × 100%
Конверсия = (80 / 200) × 100% = 40%

То есть, из всех откликнувшихся 40% были допущены к следующему шагу.

Пример 2. Интервью → Предложение оффера

На этапе интервью участвовало 40 кандидатов.
По результатам собеседований 10 кандидатам был сделан оффер.

Расчет по формуле:
Конверсия этапа = (10 / 40) × 100% = 25%

Это значит, что только четверть кандидатов, дошедших до интервью, получили итоговый оффер.

Таблица с ключевыми метриками по этапам воронки найма персонала

С помощью такой таблицы легко рассчитать эффективность воронки подбора и увидеть конкретные узкие места, на которых нужно усиливать работу (например, если офферы принимают только 50% соискателей).

Расчет главных показателей воронки найма

Необходимо регулярно анализировать эффективность воронки подбора для управления hr-процессами. Для этого используются ключевые метрики, которые помогают рассчитать результативность каждого этапа и своевременно вносить корректировки.

Основные метрики воронки найма персонала:

• Конверсия между этапами: показывает, сколько кандидатов проходит на следующий шаг.
• Время закрытия вакансии: сколько дней занимает подбор с момента публикации до выхода сотрудника.
• Стоимость найма одного кандидата.
• Доля принятых офферов.
• Процент сотрудников, успешно прошедших адаптацию.

Конверсию между этапами мы рассчитывали в предыдущей главе. Теперь рассмотрим как считаются другие метрики:

1. Время закрытия вакансии
Показатель: количество дней от публикации вакансии до выхода сотрудника на работу.

Формула:
Время закрытия вакансии = Дата выхода сотрудника - Дата публикации вакансии

Пример:
Вакансия опубликована 1 февраля, а сотрудник вышел на работу 15 марта.

Время закрытия вакансии = 15 марта – 1 февраля = 43 дня

2. Стоимость найма одного кандидата
Показатель: сумма всех расходов, связанных с подбором, разделенная на количество нанятых сотрудников.

Формула:
Стоимость найма = Общие расходы на подбор / Количество нанятых сотрудников

Пример:
Компания потратила 300 000 ₽ на рекламу, услуги кадрового агентства и зарплату рекрутера. Было нанято 5 сотрудников.

Стоимость найма одного кандидата = 300 000 / 5 = 60 000 ₽

3. Доля принятых офферов
Показатель: сколько кандидатов согласились на оффер из общего числа предложений.

Формула:
Доля принятых офферов = (Принятые офферы / Все отправленные офферы) × 100%

Пример:
Отправлено 20 офферов, 15 кандидатов их приняли.

Доля принятых офферов = (15 / 20) × 100% = 75%

4. Процент сотрудников, успешно прошедших адаптацию
Показатель: сколько сотрудников осталось в компании после испытательного срока.

Формула:
Процент успешной адаптации = (Оставшиеся после испытательного срока / Всего вышедших на работу) × 100%

Пример:
На работу вышли 10 человек. После испытательного срока остались 8.

Процент успешной адаптации = (8 / 10) × 100% = 80%

График конверсии этапов воронки подбора

Инструменты и технологии для создания воронки подбора персонала

Настроить качественную воронку подбора персонала без современных технологий практически невозможно. Использование специализированных инструментов упрощает рекрутинг, автоматизирует рутинные процессы и повышает управляемость на всех уровнях.

Вот ключевые технологии и инструменты:

• ATS-системы (Applicant Tracking System): автоматизируют весь путь подбора персонала, от публикации вакансии до адаптации.
• CRM для рекрутинга: помогает выстраивать отношения с кандидатами и сегментировать базу.
• HR-аналитика: собирает и анализирует данные, выявляет слабые места в воронке.
• Чат-боты и формы автоотбора: ускоряют обработку заявок на первых этапах.
• BI-системы: визуализируют метрики и помогают эффективно управлять воронкой найма.

Выбирая инструменты, важно понимать, к какому типу задач они должны относиться: массовый подбор, точечный найм экспертов или автоматизация внутренней воронки подбора.

Оптимизация воронки подбора персонала: кейс «ПроКоллибри»

«МояКоманда» настроила воронку подбора и создала корпоративный портал для сети профессиональных контакт-центров «ПроКоллибри». Расскажем подробнее об этом кейсе. Нужно было создать единое пространство для совместной работы, планирования и отслеживания задач. Автоматизировать весь процесс подачи и согласования заявок и настроить процесс подбора кандидатов от подачи заявки на вакансию до принятия оффера.

До внедрения «МояКоманда» в «ПроКоллибри»не было наглядной воронки подбора.
База знаний хранилась на Google Диск: не было удобной фильтрации, поиска информации. А также в компании отсутствовал корпоративный портал.

Работа длилась полгода. В итоге резюме кандидатов из разных источников были собраны на единой платформе. А воронка подбора помогла визуализировать весь этап подбора кандидатов и отследить, на каком из них шел наибольший отток кадров.

В результате количество операторов в контакт-центре увеличилось до 60 человек. HR-сотрудники экономят время при работе с откликами и ведении базы кандидатов.

Результаты кейса «ПроКоллибри»

Заключение

Воронка подбора — это мощный управленческий инструмент, способный вывести HR-процессы на новый уровень. Грамотно выстроенная воронка рекрутинга помогает повысить конверсию, ускорить подбор персонала и сократить затраты на найм.

Чтобы рассчитать эффективность работы, важно понимать этапы воронки подбора персонала, отслеживать ключевые метрики, использовать проверенные инструменты и постоянно улучшать процессы. Только тогда воронка найма будет работать как часы — привлекать сильных специалистов и удерживать лучших.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Как ещё можно использовать воронку?

Воронку подбора можно использовать не только для оценки текущей эффективности найма, но и как инструмент прогнозирования и планирования HR-ресурсов. Она помогает: 

• Оценить потребность в кандидатах на верхнем уровне, чтобы обеспечить нужное количество выходов;
• Сравнивать эффективность разных источников трафика (job-порталы, соцсети, рекомендации);
• Тестировать гипотезы: например, как влияет изменение этапов на общую конверсию воронки подбора персонала; 
• Использовать данные для обоснования бюджета и загрузки HR-отдела.

Как улучшить конверсию воронки подбора?

Чтобы повысить конверсию воронки, важно: 

• Четко прописывать требования в вакансии и адаптировать описание под целевую аудиторию; 
• Быстро реагировать на отклики — «прогретый» кандидат дольше не ждет; 
• Использовать автоматизацию для сортировки и фильтрации резюме;
• Сокращать количество лишних этапов — каждая дополнительная ступень снижает общий процент конверсии;
• Улучшать обратную связь на каждом этапе: это влияет на вовлеченность и мотивацию кандидатов.

Какие ошибки могут привести к низкой эффективности воронки подбора?

Основные ошибки:

• Неоправданно длинная воронка с большим количеством шагов;
• Отсутствие автоматизации: ручная обработка замедляет процесс;
• Нечеткие критерии на каждом этапе — рекрутеры принимают решения субъективно;
• Несогласованность внутри команды (например, HR и нанимающий менеджер по-разному понимают, кто нужен);
• Отсутствие аналитики: если не рассчитать и не посчитать метрики, невозможно понять, где «течет» воронка.

Какие статусы кандидатов бывают в воронке подбора?

Обычно в воронке найма можно выделить такие статусы:

• Новый отклик / В ожидании обработки
• Резюме просмотрено
• Приглашен на интервью
• Прошел интервью / На повторное интервью
• Проходит тестирование
• Ожидает решения
• Оффер сделан
• Оффер принят
• Вышел на работу
• Не подошел / Отказ кандидата 

Эти статусы помогают отслеживать путь кандидата и анализировать, на каких этапах идет отток.