Что такое воронка подбора и как ее настроить

В современном мире найм сотрудников требует системного подхода. Именно поэтому компании всё чаще используют инструмент, позволяющий организовать процесс найма от первого знакомства с кандидатом до его полноценного онбординга. Речь идет о воронке подбора персонала. Расскажем, как ее настроить, и какие метрики помогут оценить эффективность.

Это поэтапная система, в которую вовлечены все потенциальные сотрудники: от момента, когда кандидат узнает о вакансии до подписания договора и выхода на работу. Она помогает структурировать найм, уменьшить количество ошибок и повысить конверсию на каждом этапе.
Главная задача воронки — обеспечить стабильный приток подходящих специалистов и сократить издержки на рекрутинг. Чем прозрачнее и логичнее она выстроена, тем проще посчитать, на каком этапе отпадает большинство кандидатов и как это можно улучшить.

Настроенная воронка найма персонала позволяет:

• Системно подходить к подбору персонала
• Быстро выявлять проблемы в найме и точки роста
• Улучшать взаимодействие с кандидатами
• Рассчитать эффективность каналов привлечения
• Повысить точность прогнозов по срокам и ресурсам закрытия вакансий

Воронка строится поэтапно, от первого публичного размещения вакансии до полноценной адаптации сотрудника. Ниже разберем каждый шаг подробнее.

На этом этапе формируется поток входящих откликов. Основные источники:

• Кадровые порталы и агрегаторы вакансий (hh.ru, SuperJob и др.)
• Контекстная и таргетированная реклама
• Размещение вакансий в соцсетях и профессиональных сообществах
• Внутренние рекомендации сотрудников

Цель — обеспечить нужное число откликов.

Стартовая фильтрация резюме позволяет убрать отклики, не соответствующие требованиям. Отдел кадров или автоматизированные системы оценивают ключевые параметры: опыт, навыки, образование, местоположение.

Здесь проводится более глубокая оценка:

• Телефонные интервью
• Анализ мотивации
• Сопоставление с корпоративной культурой

Важно понять, насколько кандидат соответствует вакансии и задачам.

Проводятся профтесты, кейсовые задания, интервью с HR или техническими специалистами. Это помогает подтвердить профессиональные навыки и выявить слабые стороны.

Обычно включает собеседование с руководителем отдела, иногда — с топ-менеджером. Оцениваются компетенции, софт-скиллы, готовность к сотрудничеству, лояльность.

На этом этапе делают оффер, обсуждают условия и подписывают договор. Здесь важно быстро действовать, чтобы не упустить подходящего специалиста.

Завершающий этап воронки подбора — адаптация. Важно, чтобы новичок получил всю необходимую информацию, поддержку и задачи. Это снижает текучесть и ускоряет вхождение в должность.

В этом примере видно, как количество кандидатов сокращается с каждым этапом, и можно посчитать, где теряется наибольший процент. Это отличный способ отследить конверсию воронки подбора персонала. Такой визуал особенно полезен для презентаций или отчетов, чтобы наглядно показать движение по воронке подбора персонала и обосновать предложения по улучшению рекрутинга.

Также воронку можно визуализировать по-другому.

Если компании требуется массовый подбор персонала — например, для ритейла, логистики или колл-центра — особенно важно выстроить эффективную воронку найма персонала.

Сильная воронка подбора в массовом сегменте помогает:

• Сократить время закрытия вакансий
• Упростить обработку большого количества откликов
• Автоматизировать рутинные процессы
• Увеличить конверсию воронки между этапами

В условиях потока сотен и даже тысяч резюме на однотипные позиции особенно важно автоматизировать каждый шаг воронки. Это позволяет снизить нагрузку на HR-отдел, исключить человеческий фактор и сохранить качество найма.

• Автоматическая публикация вакансий на десятках платформ одновременно
• Использование чат-ботов для первичной верификации и фильтрации кандидатов
• Стандартизированные тесты и анкеты, интегрированные с ATS-системой
• Быстрая обратная связь и автоматическая рассылка приглашений на собеседования
• Мониторинг ключевых метрик: среднее время отклика, доля принятых офферов, конверсия на каждом шаге

Важно понимать, что в массовом найме ключ к успеху — это скорость, масштабируемость и контроль. Именно воронка подбора позволяет все это соединить в единую управляемую систему

Чтобы понять, насколько хорошо работает ваша воронка, нужно регулярно отслеживать:

• Количество кандидатов на каждом этапе
• Конверсия воронки подбора персонала между этапами
• Среднее время найма
• Стоимость привлечения одного кандидата
• Доля успешно адаптированных сотрудников

Так вы сможете посчитать, где теряется наибольшее количество ценных специалистов.

На вакансию откликнулось 200 кандидатов.
После первичного просмотра резюме, 80 кандидатов были отобраны для следующего этапа.

Расчет по формуле:
Конверсия этапа = (Число кандидатов, прошедших на следующий этап / Число кандидатов на текущем этапе) × 100%
Конверсия = (80 / 200) × 100% = 40%

То есть, из всех откликнувшихся 40% были допущены к следующему шагу.

На этапе интервью участвовало 40 кандидатов.
По результатам собеседований 10 кандидатам был сделан оффер.

Расчет по формуле:
Конверсия этапа = (10 / 40) × 100% = 25%

Это значит, что только четверть кандидатов, дошедших до интервью, получили итоговый оффер.

С помощью такой таблицы легко рассчитать эффективность воронки подбора и увидеть конкретные узкие места, на которых нужно усиливать работу (например, если офферы принимают только 50% соискателей).

Необходимо регулярно анализировать эффективность воронки подбора для управления hr-процессами. Для этого используются ключевые метрики, которые помогают рассчитать результативность каждого этапа и своевременно вносить корректировки.

• Конверсия между этапами: показывает, сколько кандидатов проходит на следующий шаг.
• Время закрытия вакансии: сколько дней занимает подбор с момента публикации до выхода сотрудника.
• Стоимость найма одного кандидата.
• Доля принятых офферов.
• Процент сотрудников, успешно прошедших адаптацию.

Конверсию между этапами мы рассчитывали в предыдущей главе. Теперь рассмотрим как считаются другие метрики:

1. Время закрытия вакансии
Показатель: количество дней от публикации вакансии до выхода сотрудника на работу.

Формула:
Время закрытия вакансии = Дата выхода сотрудника - Дата публикации вакансии

2. Стоимость найма одного кандидата
Показатель: сумма всех расходов, связанных с подбором, разделенная на количество нанятых сотрудников.

Формула:
Стоимость найма = Общие расходы на подбор / Количество нанятых сотрудников

3. Доля принятых офферов
Показатель: сколько кандидатов согласились на оффер из общего числа предложений.

Формула:
Доля принятых офферов = (Принятые офферы / Все отправленные офферы) × 100%

4. Процент сотрудников, успешно прошедших адаптацию
Показатель: сколько сотрудников осталось в компании после испытательного срока.

Формула:
Процент успешной адаптации = (Оставшиеся после испытательного срока / Всего вышедших на работу) × 100%

Настроить качественную воронку подбора персонала без современных технологий практически невозможно. Использование специализированных инструментов упрощает рекрутинг, автоматизирует рутинные процессы и повышает управляемость на всех уровнях.

Вот ключевые технологии и инструменты:

• ATS-системы (Applicant Tracking System): автоматизируют весь путь подбора персонала, от публикации вакансии до адаптации.
• CRM для рекрутинга: помогает выстраивать отношения с кандидатами и сегментировать базу.
• HR-аналитика: собирает и анализирует данные, выявляет слабые места в воронке.
• Чат-боты и формы автоотбора: ускоряют обработку заявок на первых этапах.
• BI-системы: визуализируют метрики и помогают эффективно управлять воронкой найма.

Выбирая инструменты, важно понимать, к какому типу задач они должны относиться: массовый подбор, точечный найм экспертов или автоматизация внутренней воронки подбора.

«МояКоманда» настроила воронку подбора и создала корпоративный портал для сети профессиональных контакт-центров «ПроКоллибри». Расскажем подробнее об этом кейсе. Нужно было создать единое пространство для совместной работы, планирования и отслеживания задач. Автоматизировать весь процесс подачи и согласования заявок и настроить процесс подбора кандидатов от подачи заявки на вакансию до принятия оффера.

До внедрения «МояКоманда» в «ПроКоллибри»не было наглядной воронки подбора.
База знаний хранилась на Google Диск: не было удобной фильтрации, поиска информации. А также в компании отсутствовал корпоративный портал.

Работа длилась полгода. В итоге резюме кандидатов из разных источников были собраны на единой платформе. А воронка подбора помогла визуализировать весь этап подбора кандидатов и отследить, на каком из них шел наибольший отток кадров.

В результате количество операторов в контакт-центре увеличилось до 60 человек. HR-сотрудники экономят время при работе с откликами и ведении базы кандидатов.

Воронка подбора — это мощный управленческий инструмент, способный вывести HR-процессы на новый уровень. Грамотно выстроенная воронка рекрутинга помогает повысить конверсию, ускорить подбор персонала и сократить затраты на найм.

Чтобы рассчитать эффективность работы, важно понимать этапы воронки подбора персонала, отслеживать ключевые метрики, использовать проверенные инструменты и постоянно улучшать процессы. Только тогда воронка найма будет работать как часы — привлекать сильных специалистов и удерживать лучших.