Кейс «ЖДС-Инжиниринг»: когда HR-процессы под контролем

«ЖДС-Инжиниринг» — специализированная организация по выполнению строительных работ на промышленных предприятиях: демонтажные работы, футеровочные работы, торкретирование, изоляция и другие.

Масштаб бизнеса

• Компания на рынке с 2015 года.
• Работает в 20+ регионах РФ.

Задачи

• Создать единое пространство для совместной работы, планирования и отслеживания задач.
• Автоматизировать весь процесс подачи и согласования заявок.
• Настроить процесс подбора кандидатов от подачи заявки на вакансию до принятия оффера.

Результаты

• Все заявки и запросы собраны в единой системе: запросы от сотрудников обрабатываются быстрее, нет ошибок и задержек в работе.
• Появилась канбан-доска для совместной работы: каждый участник команды видит текущее состояние задач, их приоритеты и статусы.
• Автоматизирован процесс подбора персонала.

Какие решения использовались

• Управление заявками и процессами
• Автоматизация подбора
• Корпоративный портал

Срок: 3 месяца

Когда «ЖДС-Инжиниринг» столкнулись с необходимостью управления множеством заявок и процессов одновременно, стало ясно, что требуется нечто большее, чем просто документы в облаке. Компания нуждалась в единой платформе, которая бы объединила HR-направления: от управления заявками и отслеживания и планирования задач до автоматизации рекрутинга.

Что было до внедрения

До внедрения «МояКоманда» все процессы ввелись в таблицах Google. Необходима была единая площадка, где есть возможность подавать заявки и отслеживать их, вести командную работу, а также автоматизировать процесс найма персонала и сократить рутинные операции.

Какие задачи нужно было решить

• Получить возможность централизованно обрабатывать запросы и отслеживать их статусы в режиме реального времени.

• Создать единое информационное пространство для сотрудников, где они могли бы получать актуальную информацию о компании, новостях, корпоративных событиях, а также взаимодействовать друг с другом.

• Внедрить канбан-доски — инструмент для визуализации текущих задач и их распределения между сотрудниками.

• Автоматизировать процесс подбора — сбор заявок на вакансии, автоматическое размещение вакансий на различных площадках, создание базы кандидатов.

Как прошло внедрение

Внутри компании было организовано обучение для сотрудников отдела кадров: как работать с системой и какие возможности она предоставляет. Сейчас они активно пользуются этим инструментом и довольны его удобством, особенно в контексте подбора новых сотрудников.

Удобный интерфейс, простота использования, интуитивно понятный интерфейс платформы позволил сотрудникам быстро освоить новые инструменты и начать эффективно использовать систему без длительного обучения.

У нас единственный был вопрос с обновлением, немножко запутались. Написали в чат техподдержки «МояКоманда», нам быстро ответили и помогли.

— Данил Боровских, лид IT-отдела «ЖДС-Инжиниринг»

Канбан-доска

«ЖДС-Инжиниринг» хотели внедрить аналог Trello — инструмент, который поможет организовать рабочие процессы. Использование Kanban-досок в «МояКоманда» позволило каждому участнику видеть текущие задачи, их приоритеты и статусы, повысить прозрачность и эффективность работы всей команды.

Схематичный пример дорожной карты

Заявки и процессы

Наиболее часто используемым инструментом оказался корпоративный портал. Это объясняется его удобством и эффективностью в процессах оформления запросов и отпусков. Упрощенный процесс позволяет сотрудникам отправлять заявки и получать одобрение без необходимости личных встреч или звонков. Таким образом, сотрудники могут легко оформлять заявки на отсутствие. Перевод рутинных процессов в автономный режим позволил избежать ошибок, а также сэкономить время.

Автоматизация рекрутинга

Отдел HR состоит из двух человек, и оба активно используют систему для процесса подбора персонала. В частности, они применяют Kanban-доску для управления этапами найма.

Неделю назад у нас открылась новая вакансия. Я составил список требований к кандидату, передал его в отдел HR, а они, в свою очередь, предоставили резюме кандидатов. Эти данные были загружены в систему управления задачами. Затем я смог просматривать резюме, утверждать или отклонять их, и перемещать заявки по Kanban-доске. Этот процесс оказался невероятно удобным и быстрым.

— Данил Боровских, лид IT-отдела «ЖДС-Инжиниринг»

Как HR-команда отнеслась к работе с платформой

HR-специалистам нравится работать на платформе, поскольку она обеспечивает удобный процесс управления кандидатами. Они могут легко загружать и выгружать резюме, что позволяет избежать постоянных звонков и согласований кандидатов. Достаточно просто загрузить резюме и уведомить о этом коллегу, после чего можно получить обратную связь. Отклонение заявок или приглашение кандидатов на дальнейший этап также происходят прямо на платформе, например, через hh. Это значительно упрощает процесс назначения встреч и сокращает время взаимодействия, устраняя необходимость в постоянном мониторинге hh или других платформ.

Планы на будущее

Сейчас компания поощряет сотрудников активно использовать чаты для внутренней переписки. Пока что процесс внутренней переписки идет через почту. Из-за этого коммуникация страдает, и процессы движутся медленнее. Чаты внутри «МояКоманда» позволяют быстро обмениваться сообщениями, прикреплять файлы, изображения, ставить реакции.

Еще одна задача — повысить вовлеченность сотрудников. Здесь одно из решений мобильная версия «МояКоманда», которая позволит сотрудникам, работающим вне офиса, подавать заявку на отсутствие через смартфон (отпуска, отгулы, больничные), быть в курсе последних новостей компании.

Результаты

До внедрения «МояКоманда»	После перехода на платформу
Заявки и запросы хранились в отдельных документах, электронных таблицах и почтовых ящиках. Найти нужную информацию было сложно, отслеживать статус заявок приходилось вручную.	Все заявки и запросы собраны в единой системе: можно легко найти нужную информацию, избежать потери данных, отследить статус заявок и посмотреть аналитику.
Не было единого пространства для совместной работы.	Появилась канбан-доска для совместной работы: каждый участник команды видит текущее состояние задач, их приоритеты и статусы.
Процесс подбора персонала был неструктурированным, воронка подбора не имела четкой визуализации, отклики приходили по отдельности в почту, затрудняя формирование базы кандидатов.	Автоматизирован и упорядочен процесс подбора персонала: используются шаблоны на подбор, формируется наглядная воронка подбора, есть возможность выгружать вакансии на популярные работные сайты и получать отклики и резюме кандидатов прямо на платформу, формировать базу кандидатов. Можно высвободить до 35% времени рекрутера от рутины на приоритетные задачи.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно