DMS: «Как мы одновременно легко выросли на 71%, укротили 80% ошибок в операционных процессах и построили HR с нуля в одной платформе»

История от Марии Куликовой, HR-директора IT-компании

DM Solutions — IT-интегратор, предоставляющий полный цикл услуг в области цифровой трансформации корпораций и государственных компаний.

Масштаб бизнеса

• Более 14 лет опыта в интеллектуальной автоматизации.
• Свыше 70 проектов в сфере искусственного интеллекта и программной роботизации.
• Более 500 000 пользователей в проектах федерального масштаба.
• Клиенты: Банк Открытие, Газпромнефть, АльфаБанк, Росатом, Департамент информационных технологий города Москвы, МоиДокументы и другие.

Задачи

• Создать корпоративный портал.
• Автоматизировать административную и операционную деятельность.
  

Какие решения использовались:

• Корпоративный портал
• Адаптация
• Оценка и развитие
• Обучение
• Опросы
• Рекрутинг

Срок: 1 месяц

Команда внедрения: 3 человека
IT-директор, Генеральный директор, Исполнительный директор

Предыстория

В июле 2024 года Мария Куликова присоединилась к IT‑компании — системному интегратору, где работает около 70 сотрудников. HR‑функция отсутствовала: был один кадровик, который пытался удержать ситуацию на плаву при быстром росте штата. За три месяца до её прихода компания запустила HR‑платформу «МояКоманда» с двумя основными задачами: создать корпоративный портал для эффективной коммуникации и автоматизировать административные заявки. Основная проблема заключалась в почте: она тормозила процессы и порождала ошибки, а это негативно сказывалось на продуктивности и восприятии изменений сотрудниками.

Мария Куликова HR-директор компании

«Проклятье почты»: заявки уходили в общий ящик, что вызывало долгие уточнения, задержки и множество ошибок в процессах и документах. Мы загрузились рутиной.

Суть проблем:

• Рост с 70 до 120 сотрудников за полгода.
• Один HR-специалист на весь персонал.
• Заявки обрабатывались через почту с бесконечными уточнениями.
• Новые сотрудники оставались «инкогнито».
• Ошибки и время обработки значимо выросли.

Принятый вызов

Спасти бэк-офис и создать ощущение единой команды. HR-платформа была внедрена до прихода HR-директора под две ключевые задачи — корпоративный портал и автоматизация заявок. Задача сейчас — построить HR с нуля и наладить коммуникации на фоне стремительного роста.

Достижения:

• Скорость работы выросла в 3–4 раза благодаря автоматизированному маршруту заявок.
• Ошибки сократились на 80%, редкие случаи фиксируются легко.
• Прозрачность процессов: сотрудники видят статус заявок, а бэк-офис планирует нагрузку.

HR с нуля: сохраняем команду от вопроса «Кто все эти люди?»

Мария стала первым HR-ом и наблюдала стремительный рост компании до 120 человек к концу года. Новые сотрудники появлялись слишком быстро, чтобы их запомнить, поэтому была необходима коммуникация внутри команды.

Мария Куликова HR-директор компании

И вот он, корпоративный феномен: ребята при работе в гибридном формате  приходя в офис обращались ко мне с одним и тем же вопросом: «Маша, а кто все эти люди?». Новые лица появлялись быстрее, чем коллеги успевали их запомнить. Нужно было срочно строить коммуникацию внутри растущего коллектива.

Инструменты для решения

1. Пульс компании — цифровая «доска почёта» новичков с фото и эссе, что помогло компании познакомиться с новыми коллегами.
   
   

   Пульс компании



2. Новости — важные анонсы теперь размещаются в корпоративном портале, избавляя чат в Telegram от информационного шума.
   

   

   Мария Куликова HR-директор компании

   Мы кардинально изменили подход: новости превратили в изящное решение. Вместо публикация в чат мы запускаем «красное сообщение» с заманчивой ссылкой — «Читать дальше в "МояКоманда"». И люди переходят в уютное пространство портала, где новости сопровождаются визуализацией, ссылками на базу знаний и всем, что нужно. Это наш второй, действительно эффективный канал коммуникации.

   
   

   Новости

Результат

Мария Куликова HR-директор компании

Создаем культуру осознанного потребления информации. Сотрудники приходят с вопросами на основе прочитанного, что укрепляет доверие и вовлечённость.

Автоматизация и управление HR

Автоматизация задач позволила увидеть полную картину происходящего в компании. Главную роль в этом сыграли два мощных инструмента: опросы и рекрутмент.

Опросы: NPS как пульс компании и здоровье команд на визуальных дашбордах

Мария Куликова HR-директор компании

В этом году мы вывели использование опросов на совершенно новый уровень. Мы перенесли в них всё: от классического eNPS и оценки инструментов коммуникации до таких практических вопросов, как «У вас есть техника от компании?».

Плюсы:

• Уход от разрозненных Google-форм и опросов в Telegram. Теперь всё сосредоточено в одной системе. Это невероятно удобно и полностью автоматизировано.
  
  

  Ранее опрос в Telegram

• «Прописали» здоровье команд. После неудобного использования стороннего сервиса, где было невозможно выгрузить информативный отчёт, получили то, что нужно: наглядные графики и шкалы. Теперь состояние команды можно буквально увидеть — визуально оценить, где эффективны (отражён подъём), а где требуется поддержка.

Мария Куликова HR-директор компании

Опросы перестали быть формальностью — это главный инструмент сбора обратной связи. На этой неделе стартует очередной eNPS, и он всегда эффективен: дает реальные данные о том, что происходит в коллективе, где нужна помощь и какие изменения необходимы.

Опрос в «МояКоманда»

Рекрутмент: от адского ручного учёта к прозрачной воронке подбора

Мария Куликова HR-директор компании

История с рекрутментом стала ярким примером трансформации. До меня в компании работал лишь внештатный рекрутер, который не использовал систему. Мне же пришлось столкнуться с последствиями. «Страшно-ужасно» — именно так я описываю тот период.

Представьте: за полгода компания выросла с 70 до 120 сотрудников, а мне пришлось рассчитывать все конверсии по воронке подбора вручную, по календарю и в Excel.

В декабре 2024 года вычистили базу вместе с рекрутером, которую в спешке замусорили, и поставили перед собой амбициозную задачу: с нового 2025 года все показатели должны идти из системы «МояКоманда». И мы сделали это!

• Интеграция с HH.ru — это восторг. Кандидаты поступают напрямую, ничего не теряется.
  

  

  Мария Куликова HR-директор компании

  Автоматические отчёты по конверсии и воронке сэкономили несколько сотен часов и нервных клеток. Теперь нет ручного подсчёта, анализирую только готовые дашборды.
  

• Реферальная программа на встроенном карьерном сайте помогает закрывать треть вакансий.
• Пребординг — кандидаты довольны прозрачностью действий, как текущих, так предстоящих. Все документы и данные загружаются в пару кликов, ничего не теряется.

Пребординг в «МояКоманда»

Мария Куликова HR-директор компании

Когда в первом квартале 2025 года на нас обрушился новый этап вакансий, я с ужасом представила, как бы мы справлялись со старыми методами. Теперь мы не боимся роста — наша система рекрутинга готова к любым вызовам и даёт нам ту самую управляемость, без которой невозможно масштабирование.

База знаний: HR перестали быть «справочным бюро»

Структурировали все инструкции: для новичков, для руководителей, для всех отделов. Вместо получасовых объяснений «как оформить отпуск» направляется ссылка на требуемый ресурс. Вопросов и ошибок стало в разы меньше.

База Знаний

Оценка и развитие

Оценка 360 градусов

Раньше собирали в Google-формах, обработка длительная и трудозатратная по времени и ресурсам. 
Сейчас — удобный запуск, автоматическая выгрузка. Экономия времени.

Оценка 360 градусов

Оценка 360 градусов

Встречи 1-on-1

Используют для нескольких дирекции. Помогает не забывать о встречах, фиксировать договорённости. Сотрудники видят, что они не «брошены», а руководители имеют инструмент для регулярной обратной связи.

Встречи 1-on-1

Результаты

• Время обработки заявок сократилось в 3-4 раза, а ошибки снизились на 80%.


• Рост компании почти в два раза — с 70 до 120 человек — не стресс, а стимул для дальнейшей автоматизации.


• Подбор кандидатов стал прозрачным и эффективным, с удобным онбордингом и планом испытательных сроков.


• Внутренние коммуникации заиграли новыми красками — новички стали заметнее, новости доходят точно и вовремя, а опросы помогают выявлять точки роста.


• Рабочие процессы стали более прозрачными и удобными как для сотрудников, так и для руководителей.

Планы на будущее

• Рассмотреть модуль кадрового документооборота (КЭДО).
• Запустить график отсутствий для удобного планирования отпусков.«МояКоманда» — теперь основной инструмент автоматизации, планируется дальнейшее развитие и расширение всех процессов.

Советы другим компаниям:

1. Не сомневайтесь. Автоматизация — не тренд, это необходимость. 


2. Действуйте сообща. Заручитесь поддержкой руководства.  


3. Соберите фактуру. Для обоснования необходимости автоматизации соберите данные о том, сколько времени и денег вы тратите на текущие ручные процессы. Вы удивитесь, насколько убедительными будут цифры «до» и «после». Автоматизация позволит сократить  затраты в 2-3 раза.


4. Сначала опишите процесс, протестируйте, затем автоматизируйте. 


5. Выбирайте платформу с интегрированными инструментами для повышения эффективности.

За год компания выросла с 70 до 120 человек, пройдя путь от кризиса к управляемой, прозрачной и быстрорастущей команде. Платформа «МояКоманда» стала единым окном, связывающим процессы, отделы и сотрудников, формируя крепкий корпоративный дух с общей миссией.

Автоматизация, которая освобождает HR от рутины

Более 100 успешных кейсов в действии

Читать кейсы