«БС-Платформа»: ускорили HR-процессы в 2 раза за 9 месяцев

БС-Платформа — дивизион нефтесервисного Холдинга «ТАГРАС».

Масштаб бизнеса

• Дивизион холдинга образован в 2017 году.
• В структуру входят дочерние общества, в клиентском портфеле которых - дивизионы Холдинга «ТАГРАС» и сторонние предприятия.
• Основные ресурсы компании находятся в Альметьевске. Дополнительные офисы расположены в Казани, Набережных Челнах и других городах Республики Татарстан.
• Обслуживает более 100 компаний.
• Компания имеет статус 1С: Франчайзи аккредитованной IT-компании

Задачи

• Объединить более 60 организаций в 8 дивизионах Татарстана.
• Заменить устаревшие справочники телефонов и оргструктур.
• Повысить вовлечённость удалённых сотрудников.
• Усилить HR-бренд холдинга.
• Внедрить единую цифровую платформу для новостей корпоративной прессы с возможностью оставлять обратную связь и цифровой след.

Какие решения использовались

• Корпоративный портал
• Система обучения (LMS)
• Адаптация
• Аналитика
• Опросы
• Геймификация

Срок внедрения: 9 месяцев

Команда внедрения

Всего 12 человек, включая 4 ключевых сотрудника, ответственных за внедрение системы:

• HR-дирекция холдинга.
• Специалисты HR.
• Отдел рекрутинга (подключился на этапе эксплуатации).
• IT-специалисты (интеграция с 1С:ЗУП, RuPost, настройка синхронизации).
• Пресс-служба обеспечивала продвижение платформы через корпоративные новости.

Ситуация до внедрения

• Коммуникации были разрозненными: сотрудники пользовались Telegram, WhatsApp и почтой, что затрудняло централизованный контроль и доступ к информации.
• Вовлечённость персонала оставляла желать лучшего из-за отсутствия общей площадки для взаимодействия, обмена знаниями и обратной связи.
• HR-процессы страдали от отсутствия автоматизации рекрутинга и цифрового онбординга.

Почему выбрали платформу «МояКоманда»

1. Аналоги оказались слишком сложными и ограниченными по функционалу.
2. Основные преимущества платформы:
   • Более 25 инструментов в одном решении (онбординг, рекрутинг, геймификация, управление задачами).
   • Поддержка российского ПО, что обеспечивало соответствие требованиям холдинга по IT-безопасности.

Процесс выбора

Была сформирована группа тестирования корпоративной платформы, после чего последовал более чем шестимесячный пилотный проект.

Этапы внедрения и используемые модули

1. Тестирование (2 месяца)
   Проводились регулярные онлайн-совещания (ВКС), на которых объявлялось внедрение новой платформы и запуск пилотного этапа. Руководство активно призывало сотрудников: «Экспериментируем! Пробуем! Без ограничений!».
   
   
2. Пилотирование (6+ месяцев)
   Стратегия запуска была построена на личных увлечениях сотрудников: платформа внедрялась через обсуждение хобби, а не рабочих процессов. Такой подход позволил:
   
   
   • Исключить риски раскрытия коммерческой информации.
   • Создать безопасную и непринужденную атмосферу, где можно не бояться ошибок.
   • Добиться максимальной вовлечённости благодаря близкой и интересной теме.

   
   Первым шагом стал массовый опрос «Чем вы увлекаетесь?». Результаты превзошли ожидания — были выявлены скрытые таланты, а также собран значительный объём идей и предложений.
   
   

3. Эксплуатация
   • На данный момент большинство сотрудников дивизиона «БС-Платформа» подключены к платформе (за исключением 2%, которые не вошли)
   • Переход в промышленную эксплуатацию сопровождался введением правил: «Платформа — для корпоративных интересов. Перед публикацией в “Пульсе” подумайте, связано ли это с работой».
   • Высшее руководство активно включилось в жизнь платформы.
   • Изменился стиль публикаций: сотрудники стали более сдержанными, а основной контент сместился в сторону корпоративных новостей.

После перехода на промышленную эксплуатацию в публикациях заметна некоторая осторожность, связанная с боязнью критики. Основное внимание теперь уделяется корпоративным новостям. 

— Юлия Сергеевна Кутепова,  специалист компании «БС-Платформа»

Модуль «Корпоративная лента»: центр живых коммуникаций

Проблема: новости, размещаемые через Telegram и email, часто игнорировались, обратная связь отсутствовала.

Решение и результаты

Мотивация даже за лайки!

Формирование сообществ. По результатам опроса началось активное создание команд по интересам. Всего сформировано более 30 сообществ, охватывающих разные направления:

• Спортивные: шахматы, бильярд, горные лыжи и сноуборд.
• Садоводство и животноводство: объединение любителей домашних животных (кошки, собаки, лошади, хомячки и др.) и растениеводства.
• Востребованность показала актуальность сообщества.

Этот этап стал переломным в развитии социализации и неформальных коммуникаций между сотрудниками из разных подразделений. Появились первые живые сообщества:

• «Поварята» — обмен рецептами и кулинарным опытом.
• «Гурманы» — фотоотчёты о путешествиях, обсуждение маршрутов и локаций.
• «Туристы» — обмен впечатлениями и планирование поездок.

Не обошлось и без скепсиса. Некоторые сотрудники говорили:
"Некогда нам заходить на платформу, у нас работы полно!"

Руководство оперативно отреагировало, четко разграничив рабочее и нерабочее время:

"Ребята, вы же успеваете просматривать в WhatsApp и Telegram. Работаете — работайте, отдыхаете — зайдите на платформу, переключитесь и разгрузитесь. Это полезно! " — эта позитивная установка сняла многие вопросы и сомнения.

— Юлия Сергеевна Кутепова, специалист  компании «БС-Платформа»

PR-служба взяла на себя наполнение платформы ключевыми корпоративными новостями, дублируя их в Telegram-каналы. Главное отличие платформы от мессенджеров оказалось в интерактивности:

• Telegram-каналы с отключёнными комментариями служили лишь односторонним источником информации.
• На платформе же посты мгновенно собирали лайки и оживлённые обсуждения, создавая живое коммьюнити.

Модуль «Геймификация»: стимул активности

Проблема: сотрудники не видели ценности в активности.

Решение: была введена внутренняя валюта — «ГРАС» (не просто баллы!), которую можно зарабатывать за полезные действия: публикацию лайфхаков по Excel, отчёты о командировках, помощь коллегам и другие важные инициативы. Накопленные ГРАСы можно обменивать в виртуальном «кибете» (что в переводе с татарского означает «магазин») на брендированный мерч: бейсболки, толстовки и другие сувениры холдинга.

Результат:

Наш мерч стали стремительно заказывать! Почему? Потому что сотрудники поняли: активность = внутренняя валюта 'ГРАСы'. Мы сознательно отказались от абстрактных баллов в пользу брендированной валюты, что усилило её ценность. А получение желаемого обосновывалось достижениями.

— Юлия Сергеевна Кутепова, специалист БС-Платформа»

Расширение тематики контента
С течением времени активность и разнообразие тем на платформе значительно выросли. Посты вышли далеко за рамки хобби:

• Практические руководства и лайфхаки по работе с Excel и другим программным обеспечением.
• Профессиональные обсуждения цифровой трансформации бизнеса.

Сотрудники восприняли платформу как удобный инструмент для обмена опытом, коммуникаций и поиска единомышленников. Этот период отмечался максимальной вовлечённостью и живым участием коллектива.

Модуль «Онбординг»

Проблема: Новые сотрудники терялись в большом объёме документов, а процесс адаптации затягивался на несколько месяцев.

Компания полностью перевела адаптацию на цифровую платформу, сделав её центральным элементом современной системы онбординга. Для опытных сотрудников доступ к информации интуитивен благодаря их глубокому знанию структуры компании, тогда как новички полностью полагаются на платформу как на единый источник данных.

Ключевые решения для эффективного погружения в корпоративную культуру:

• Разнообразный видеоконтент: разработаны обучающие ролики и полноценный корпоративный фильм, раскрывающие миссию и ценности компании.
• Централизация ресурсов: все материалы, включая годовые отчёты и стратегические видео, размещены в удобных разделах платформы — в Базе знаний и блоке «О Компании».

Преимущества для новых сотрудников:

• Экономия времени и ресурсов — вся необходимая информация собрана в одном месте, что исключает необходимость многочисленных очных брифингов и поиск разных документов.
• Повышение эффективности обучения — формат видео позволяет лучше усваивать материалы по принципу «лучше один раз увидеть».
• Ускоренное вовлечение — платформа позволяет сразу освоить корпоративные стандарты и процессы, сокращая период пассивного ознакомления.

Снижение нагрузки на команду:

• Существенно сокращается количество повторяющихся вопросов к коллегам.
• Минимизируются перебои в работе экспертов, освобождая их время для ключевых задач.

Комплексный пакет адаптации в одном окне:

• Знакомство с командой и корпоративной культурой.
• Подробные статьи о социальных льготах и правах сотрудников.
• Гайды по использованию платформы и участию в внутренних опросах.
• Инструкции для подачи идей и участия в жизни компании.

Пример эффективного сценария поиска коллеги:
Сотрудник вводит три и более букв имени или фамилии → получает релевантный список → выбирает профиль и сразу видит:

• Контакты (телефон, электронная почта).
• Фото и должность.
• Информацию о руководителе.
  
  

Результат

Новые сотрудники быстро получают исчерпывающее представление о миссии, ценностях и операционной деятельности холдинга. Время адаптации сокращено на 40%, одновременно повысилась самостоятельность новичков при сохранении экспертного времени ключевых специалистов.

Оргструктура и поиск контактов

Аватар как элемент корпоративной идентичности.

Для удалённых сотрудников фотография в профиле — ключевой способ визуального знакомства с коллегами. Это помогает:

• Облегчить адаптацию: при очных встречах сотрудники быстрее узнают друг друга, экономя время.
• Преодолеть масштаб холдинга: в крупной распределённой компании фотоаватар — эффективный инструмент установления личных связей, даже если сотрудники никогда не встречаются лично.

Живые профили содержат фото, телефоны (включая внутренние номера) и иерархию руководителей. Поиск реализован по 3+ буквам имени или фамилии с мгновенным выдачей релевантного списка.

Данные в профиле:

• Контактные данные (телефон, email).
• Фото и должность.
• Информация о руководителе.
• Для руководителей — возможность мгновенно просматривать структуру подчинённых.

Качество контента: реальные фотографии (в отличие от абстрактных изображений) значительно повышают доверие и узнаваемость.

Поддержка культуры персональных аватаров — это не просто эстетика, а стратегический инструмент для снижения барьеров в распределённых командах, укрепления доверия и повышения вовлечённости. Внедрение стандарта существенно повышает эффективность коммуникаций в масштабных организациях.

— Юлия Сергеевна Кутепова, специалист  компании «БС-Платформа»

Результат

• Быстрый поиск коллег: раньше приходилось звонить нескольким людям, теперь достаточно вбить фамилию — увидеть фото — позвонить напрямую.

• Безопасность: при увольнении цифровой профиль сотрудника автоматически деактивируется, обеспечивая актуальность данных.

Заявки

Старт автоматизации подачи заявки на заказ воды.

Проблема: заказ воды требовал звонков, писем или заполнения Excel-файлов — процесс был трудоёмким и неэффективным.

Решение: Процесс заказа питьевой воды полностью автоматизирован через корпоративную платформу, что позволило исключить ручные методы, такие как телефонные звонки и Excel-таблицы.

Результат:
 «После успеха с автоматизацией заявки на воду мы запросили запуск автоматизации для заявок на канцелярию и IT-оборудование», — отмечают в компании.

Рекрутинг

Проблемы до внедрения:

• Ручное размещение вакансий и согласование, многократное дублирование данных.
• Длительные сроки закрытия вакансий.
• Отсутствие прозрачности для HR и руководителей.

Ключевые функции модуля рекрутинга:

• Полная автоматизация процесса: создание вакансии занимает 5–10 минут с помощью ИИ-ассистента для текста.
• Мультиплатформенная публикация: вакансии размещаются одновременно на карьерном сайте, HH.ru, Авито и SuperJob через единый интерфейс.
• Централизованная база кандидатов: удобная фильтрация, сравнение резюме и шаблоны коммуникаций, включая историю переписки и офферы.
• Аналитика в реальном времени: отслеживание источников кандидатов, измерение времени закрытия вакансий, выявление узких мест процесса.

Результаты внедрения:

• Сокращение ручных операций более чем на 50%.
• Ликвидация дублирования данных.
• Повышение прозрачности для заказчиков.
• Ускорение найма IT-специалистов как внутренних, так и внешних.
• Уведомления руководителям через мобильное приложение.
• Интеграция с Авито и HH.ru с автосозданием карточек кандидатов.

Раньше рекрутер тратил день на рутину. Теперь у него больше времени на проведение собеседований.

— Лилия Шарифуллина, руководитель рекрутинга компании «БС-Платформа»

Мобильное приложение

Ключевые преимущества мобильного приложения:
Идеальный инструмент для использования во время ожидания в очередях, поездок в транспорте или коротких перерывов — заменяет TikTok, Rutube или YouTube.

Доступные функции:

• Анонсы корпоративных мероприятий.
• Планы стратегических инициатив.
• Интерактивные опросы.
• Push-уведомления о мероприятиях, задачах и днях рождения.
• Работа в реальном времени с задачами и новостями.

Результат:

Сотрудники оценили удобство и наглядность работы с задачами, особенно в транспорте. Они планируют свои задачи, читают новости и благодарят коллег.

 — Юлия Сергеевна Кутепова, специалист  компании «БС-Платформа»

Информационная безопасность

• Высокий уровень защиты данных
• Выстроили отказоустойчивую архитектуру, обеспечивающую непрерывную работу и доступность системы при инцидентах. Гарантируем сохранность данных при ошибках или авариях, обеспечивая быстрое восстановление.
• Шифрование и многоуровневая аутентификация.
• Защита данных с использованием шифрования и нескольких факторов проверки обеспечивает высокую безопасность и конфиденциальность пользовательской информации.
• Соблюдение стандартов ISO 27001.
• Работаем в соответствии требованиям сертификата безопасности ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27701:2019 и аттестата соответствия ИСПДн уровня УЗ-1 АС уровня 1Г.
• Облако находится в дата-центре Tier III, с соблюдением 152-ФЗ.

Результаты

Планы на будущее

• Масштабирование на все дивизионы холдинга. 
• Развитие системы через развитие сотрудников: блок обучение/карьерные треки.
• Внедрение KPI и оценки 360 градусов. 
• Расширение заявок на другие процессы (например, заявки на канцтовары). 
• Синхронизация календарей с RuPost.
• Усиление политики по информационной безопасности.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно