Облачная HR-платформа для автоматизации
HR-процессов и управления талантами

Начните работу в МояКоманда

Бесплатный доступ на 14 дней

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

29 октября 2024

Пребординг и онбординг: как ввести в должность нового сотрудника

⏰ Время чтения: 12 минут

Редакция «МояКоманда»

Во многих организациях адаптация может стать испытанием как для существующей команды, так и для новичка. Хаотичная постановка задач на первые месяцы, отсутствие обратной связи или неспособность вписаться в коллектив вызывают стресс у вновь принятых людей и приводят к утечке талантов в течение первых недель работы.

В статье рассказываем, как этого не допустить и выстроить понятную и результативную систему адаптации.

Содержание

Пребординг, онбординг и адаптация: в чем разница
Чем адаптация отличается от онбординга
Цели и задачи адаптации персонала в организации
Как проходит процесс адаптации
Сколько времени занимает адаптация
Виды и методы адаптации персонала в организации
Этапы онбординга и профессиональной адаптации
Пример системы адаптации сотрудников
Современные технологии онбординга
Автоматизация адаптации персонала
Мероприятия по онбордингу
Оффбординг
Ключевые выводы

Пребординг, онбординг и адаптация: в чем разница

Пребординг, онбординг и адаптация — три понятия, которые относятся к процессу интеграции сотрудника в коллектив. Каждый из них имеет свои особенности и инструменты.

Пребординг — это период, который начинается после того, как кандидат принимает предложение о работе, и продолжается до его первого рабочего дня. Основная цель пребординга — установить контакт между будущим работником и работодателем, снизить тревожность, а также повысить интерес к работодателю. На этом этапе ведется активная коммуникация с HR, который отправляет приветственные материалы, предоставляет сведения о предприятии, документах для заполнения, дает возможность задать вопросы и начинает знакомить с корпоративной культурой.

Онбординг — процесс, который начинается с момента, когда работник выходит на рабочее место, и продолжается до тех пор, пока он не освоится. Такое встраивание в рабочий процесс включает в себя вводные созвоны, знакомство с командой, ознакомление с рабочими инструментами, порядками и правилами компании.

Адаптация — общий термин, описывающий весь период внедрения сотрудника в рабочую среду, включая последующую поддержку. Инструментами адаптации могут выступать регулярные встречи с наставниками, обратная связь, участие в социальных мероприятиях коллектива и содействие в решении производственных и личных вопросов.

Чем адаптация отличается от онбординга

Онбординг сотрудников — часть адаптации, но не охватывает все ее аспекты. Адаптация включает в себя не только обучение и знакомство со своими обязанностями, но также и психологическую поддержку, помощь в налаживании контактов с коллегами и решение возникающих сложностей.

Определение;Это период, который начинается с момента выхода сотрудника в первый рабочий день и длится до окончания испытательного срока (обычно до 3-6 месяцев). Он охватывает все этапы, которые необходимы для принятия работника в штат, знакомство с ценностями, принципами работы, спецификой и практиками организации.;Это более длительный и более обширный процесс. Он включает в себя не только привыкание к обязанностям и рабочим моментам, но и психофизиологический аспект (новый коллектив, график и т.д.). Цели;Главная цель — как можно быстрее познакомить работника с организацией, чтобы он понимал, чего от него ожидают.;Цель — обеспечить безболезненное вливание нового сотрудника в коллектив. Адаптация включает в себя как профессиональные, так и социальные аспекты. Продолжительность;До 3 месяцев. Это ограниченный временной этап, который помогает новичку остаться на плаву в начале карьеры в коллективе.;Может длиться более 3 месяцев, зависит от индивидуальных особенностей сотрудника. Инструменты;Вводные курсы, тренинги, изучение базы знаний.;Упор делается на практике общения с коллегами, преодолении психологических барьеров и вовлеченности в организационную атмосферу.

Цели и задачи адаптации персонала

Цель адаптации — чтобы вновь пришедший работник как можно быстрее стал частью команды, приобрел необходимые для работы навыки и начал приносить пользу компании.

Основные задачи:

Ускорение адаптации. Новички должны оперативно разобраться с обязанностями и условиями деятельности.
Снижение уровня стресса. Создание комфортной обстановки помогает уменьшить тревогу и неуверенность.
Формирование лояльности к компании. Своевременная поддержка создает положительный имидж организации.
Обучение и развитие. Удачно организованные программы подготовки помогают сотрудникам быстрее войти в курс дела.

По данным LinkedIn, четверо из пяти недавно принятых на работу специалистов испытывают беспокойство за несколько дней до выхода на новую работу.

Как проходит процесс адаптации

Адаптация нового сотрудника — процесс индивидуальный и зависит от множества факторов: опыт работы, уровень образования, сложность должности и ценности фирмы. Чем лучше организован процесс, тем быстрее новый сотрудник начнет показывать результаты.

Сколько времени занимает процесс адаптации

Среднее время, которое закладывается на онбординг, составляет около трех месяцев. В этот период новый сотрудник активно знакомится с организацией, устанавливает контакты с коллегами и постепенно увеличивает свою производительность.

Виды и методы адаптации персонала в организации

Есть несколько видов адаптации, каждый из которых имеет свои особенности.

Первичная адаптация
Она применяется к новым сотрудникам, которые впервые начинают работать в конкретной компании. Часто первичная адаптация нацелена на молодых специалистов, которые уже получили образование, но пока не имеют большого опыта работы.

Вторичная адаптация
Используется для сотрудников, которые переходят на новую должность внутри компании или возвращаются после длительного отсутствия.

Для первичной адаптации могут использоваться стандартизированные программы обучения и поддержки: электронные курсы, тренинги и семинары. Вторичная адаптация часто предполагает более индивидуализированный подход: разработка персонального плана развития и работа с наставником.

Помимо первичной и вторичной адаптации, выделяют еще некоторые виды трудовой адаптации.

Профессиональная адаптация. Она нужна в случае, если работник погружается в совершенно новую для него область деятельности. К примеру, человек 10 лет работал водителем, а пришел на позицию менеджера по продажам. Поскольку у него нет необходимых навыков и опыта в этой сфере, ему понадобятся специальные меры поддержки для профессиональной адаптации (курсы, учебные пособия и так далее).

Производственная адаптация. Здесь сотрудник не меняет область деятельности, а переходит в другую компанию с аналогичной деятельностью. Он сталкивается с привычными задачами, но другими условиями: различия в организации деятельности, иные документы, а также инструменты, необходимые для трудовой деятельности.

Социальная адаптация. Она затрагивает внедрение в компанию. Чтобы стать «своим» в команде, нужно не только наблюдать за окружающими и наладить с ними коммуникацию, но и узнать основные ценности и принципы, действующие в этом сообществе.

Значки благодарности на корпоративном портале

Элементы геймификации — один из работающих инструментов, когда идет речь о социализации и поддержании позитивного настроя в команде.

Этапы онбординга и профессиональной адаптации

В зависимости от специфики компании и должности, этапы онбординга профессиональной адаптации могут варьироваться, однако, как правило, они включают следующие шаги:

Знакомство с компанией: предоставление общей информации об организации, ее истории, структуре и миссии.
Знакомство с коллективом: представление коллегам, ознакомление с рабочими процессами и функциями.
Обучение: проведение занятий и семинаров, которые помогают освоить навыки, нужные для выполнения должностных обязанностей.
Контроль процесса и поддержка: беседы с руководителем и наставником, которые позволяют получить обратную связь и решить возникающие проблемы. Также такие встречи помогают понять настроение сотрудника.

К примеру, после встречи 1-on-1 на платформе «МояКоманда», HR может увидеть график измерения риска увольнения. Он наглядно показывает, в какой из категорий в данный момент находится сотрудник: высокий риск увольнения, средний, низкий или риска нет.

5. Завершение адаптации. После завершения периода адаптации проводится итоговая оценка, на основании которой принимается решение о дальнейшем развитии сотрудника. На этом этапе также HR-собирают обратную связь о том, насколько успешно прошел период адаптации.

Пример системы адаптации сотрудников

Пребординг
Перед тем, как приступить к выполнению своих обязанностей сотрудник получает приветственное письмо с описанием организации, ее миссии, ее ценностей и коллектива. Также предоставляется доступ к обучающему материалу, где можно ознакомиться с основами корпоративной культуры и правилами работы.

Первый трудовой день
Он начинается с вводного мероприятия. Новичка встречает специалист по кадрам, который знакомит его с офисом и рассказывает о действующих в организации правилах, а также о структурах. Если работа подразумевает удаленный формат, то HR дает доступ к платформам для работы и коммуникации с коллегами. В течение первых дней нового сотрудника также знакомят с наставником.

Стратегическое обучение
Оно состоит из обучающих мероприятий по основным рабочим инструментам, методам и задачам, которые предстоит выполнять.

Погружение в коллектив
В течение первых двух месяцев проводятся регулярные встречи с наставником, командные мероприятия (например, обеды или выездные тренинги). Это позволяет создать неформальную обстановку и укрепить взаимоотношения между членами команды.

Оценка адаптации
После первых 30, 60 и 90 дней работы проводятся встречи, на которых обсуждаются успехи, трудности и возможности для дальнейшего развития. HR-отдел является ключевым в процессе онбординга и адаптации персонала. Использование специальных инструментов позволяет HR-специалисту создать структурированную и эффективную программу адаптации, которая способствует скорейшему включению новых работников в деятельность предприятия.

Постоянное повышение квалификации персонала
После завершения адаптационного периода персоналу предлагается индивидуальный план профессионального развития, который поможет углубить знания в их области, а также развивать сопутствующие умения.

Оценка эффективности системы
Регулярный анализ результатов адаптации персонала через опросы и интервью позволяет выявить сильные и слабые стороны текущей системы. В зависимости от полученных данных, вносятся изменения и улучшения для дальнейшего повышения эффективности принятой системы адаптации.

Современные системы онбординга

Использование современных технологий, LMS (Learning Management System) и интерактивных платформ для обучения поможет значительно упростить процесс онбординга. Эти инструменты позволяют сотрудникам изучать материалы в удобном для них формате и в удобное время.

Пример курса для обучения на платформе «МояКоманда»

Автоматизация адаптации персонала

Автоматизированные системы позволяют организовать процесс онбординга максимально автономным. На таких платформах можно разработать план онбординга с учетом времени, которое потребуется сотруднику, чтобы вникнуть в рабочий процесс, предоставить информационные и обучающие материалы, ознакомительные документы, а также запланировать индивидуальные встречи.

Мероприятия по онбордингу

Организация командных встреч позволяет создать благоприятную атмосферу внутри коллектива.Совместные мероприятия помогают новому сотруднику быстрее адаптироваться в коллективе и установить доверительные взаимоотношения с коллегами. Регулярные собрания для того, чтобы поделиться опытом и обсудить рабочие моменты также играют ключевую роль в процессе приспособления. Они позволяют новичку задать вопросы и обсудить свои впечатления, а также предоставляют компании понимание их потребностей и трудностей.

Оффбординг

Смена кадров — неизбежный этап в жизни фирмы, поэтому нужно помнить о процедуре оффбординга. Правильная организация этого процесса помогает сохранить позитивный имидж компании, найти сильные стороны в корпоративной культуре, еще — определить точки роста.

Ключевые выводы

Адаптация и ввод в должность играют решающую роль в формировании результативной системы управления человеческими ресурсами. Результативная адаптация не только ускоряет процесс вливания нового человека в коллектив, но и заряжает компанию энергией свежих идей и взглядов, что в итоге способствует достижению бизнес-целей.

Каждый человек индивидуален, и программы адаптации должны быть выбраны с учетом личных качеств и нужд новичка. Индивидуальный подход позволяет устранять барьеры для эффективного обучения и помогает новичку скорее стать полноценным членом команды.

Необходимо не только составить план адаптации, но и регулярно проводить анализ эффективности разработанных методик. Опросы, обсуждения и инструменты обратной связи помогут понять, что работает, а что требует корректировки.

Современные технологии играют ключевую роль в оптимизации процессов пребординга и онбординга. Интерактивные платформы, онлайн-курсы и системы управления человеческими ресурсами позволяют автоматизировать многие аспекты адаптации, что значительно упрощает работу HR-специалистов и улучшает опыт новичков.

Облачная HR-платформа

«МояКоманда» объединяет всю информацию о сотрудниках, позволяет построить эффективные коммуникации в компании, оценивать, развивать и удерживать таланты.

Подробнее

Еще больше материалов по теме:

Как создать программу адаптации сотрудников, если пока в компании ничего для этого нет?

В рубрике «Есть вопрос» разбираем проблемы, с которыми сталкиваются HR-специалисты, и предлагаем идеи и способы их решения.

Регулярные встречи с сотрудниками 1:1 (one-to-one). Что это такое и почему они важны

Встреча One-to-One — это близкая к идеалу модель получения обратной связи.

Адаптация персонала. Как правильно провести онбординг

Найти нового сотрудника – половина дела. Главная сложность удержать специалиста, чтобы он трудился в компании годами.

Подписывайтесь
на Telegram-канал «МояКоманда»

Все о решении HR-задач: от поиска талантов до создания сильной команды
Тренды, лучшие практики, советы экспертов и кейсы