Пребординг и онбординг: как ввести в должность нового сотрудника

Во многих организациях адаптация может стать испытанием как для существующей команды, так и для новичка. Хаотичная постановка задач на первые месяцы, отсутствие обратной связи или неспособность вписаться в коллектив вызывают стресс у вновь принятых людей и приводят к утечке талантов в течение первых недель работы.

В статье рассказываем, как этого не допустить и выстроить понятную и результативную систему пребординга и онбординга.

Пребординг, онбординг и адаптация — три понятия, которые относятся к процессу интеграции сотрудника в коллектив. Каждый из них имеет свои особенности и инструменты.

Что такое пребординг?
Пребординг (pre-boarding) словами — это период, который начинается после того, как кандидат принимает предложение о работе, и продолжается до его первого рабочего дня. Основная цель пребординга — установить контакт между будущим работником и работодателем, снизить тревожность, а также повысить интерес к работодателю. На этом этапе ведется активная коммуникация с HR, который отправляет приветственные материалы, предоставляет сведения о предприятии, документах для заполнения, дает возможность задать вопросы и начинает знакомить с корпоративной культурой.

Что такое онбординг сотрудников?
Онбординг персонала — это процесс, который начинается с момента, когда работник выходит на рабочее место, и продолжается до тех пор, пока он не освоится. Такое встраивание в рабочий процесс включает в себя вводные созвоны, знакомство с командой, ознакомление с рабочими инструментами, порядками и правилами компании.

Адаптация — общий термин, описывающий весь период внедрения сотрудника в рабочую среду, включая последующую поддержку. Инструментами могут выступать регулярные встречи с наставниками, обратная связь, участие в социальных мероприятиях коллектива и содействие в решении производственных и личных вопросов.

Онбординг сотрудников — часть адаптации, но не охватывает все ее аспекты. Адаптация включает в себя не только обучение и знакомство со своими обязанностями, но также и психологическую поддержку, помощь в налаживании контактов с коллегами и решение возникающих сложностей. Ниже в таблице рассматриваем и сравниваем понятия онбординг и адаптация: в чем разница между ними,

Цель адаптации — чтобы вновь пришедший работник как можно быстрее стал частью команды, приобрел необходимые для работы навыки и начал приносить пользу компании.

Основные задачи:

• Ускорение онбординга. Новички должны оперативно разобраться с обязанностями и условиями деятельности.
• Снижение уровня стресса. Создание комфортной обстановки помогает уменьшить тревогу и неуверенность.
• Формирование лояльности к компании. Своевременная поддержка создает положительный имидж организации.
• Обучение и развитие. Удачно организованные программы подготовки помогают сотрудникам быстрее войти в курс дела.

Онбординг нового сотрудника — процесс индивидуальный и зависит от множества факторов: опыт работы, уровень образования, сложность должности и ценности фирмы. Чем лучше организован процесс, тем быстрее новый сотрудник начнет показывать результаты.

Среднее время, которое закладывается на онбординг, составляет около трех месяцев. В этот период новый сотрудник активно знакомится с организацией, устанавливает контакты с коллегами и постепенно увеличивает свою производительность.

Есть несколько видов адаптации, каждый из которых имеет свои особенности.

Первичная
Она применяется к новым сотрудникам, которые впервые начинают работать в конкретной компании. Часто первичная адаптация нацелена на молодых специалистов, которые уже получили образование, но пока не имеют большого опыта работы.

Вторичная
Используется для сотрудников, которые переходят на новую должность внутри компании или возвращаются после длительного отсутствия.

Для первичной адаптации могут использоваться стандартизированные программы обучения и поддержки: электронные курсы, тренинги и семинары. Вторичная адаптация часто предполагает более индивидуализированный подход: разработка персонального плана развития и работа с наставником.

Помимо первичной и вторичной адаптации, выделяют еще некоторые виды.

Профессиональная. Она нужна в случае, если работник погружается в совершенно новую для него область деятельности. К примеру, человек 10 лет работал водителем, а пришел на позицию менеджера по продажам. Поскольку у него нет необходимых навыков и опыта в этой сфере, ему понадобятся специальные меры поддержки (курсы, учебные пособия и так далее).

Производственная. Здесь сотрудник не меняет область деятельности, а переходит в другую компанию с аналогичной деятельностью. Он сталкивается с привычными задачами, но другими условиями: различия в организации деятельности, иные документы, а также инструменты, необходимые для трудовой деятельности.

Социальная. Она затрагивает внедрение в компанию. Чтобы стать «своим» в команде, нужно не только наблюдать за окружающими и наладить с ними коммуникацию, но и узнать основные ценности и принципы, действующие в этом сообществе.

В зависимости от специфики компании и должности, этапы онбординга могут варьироваться, однако, как правило, они включают следующие шаги:

Пребординг
Перед тем, как приступить к выполнению своих обязанностей сотрудник получает приветственное письмо с описанием организации, ее миссии, ее ценностей и коллектива. Также предоставляется доступ к обучающему материалу, где можно ознакомиться с основами корпоративной культуры и правилами работы.

Первый трудовой день
Он начинается с вводного мероприятия. Новичка встречает специалист по кадрам, который знакомит его с офисом и рассказывает о действующих в организации правилах, а также о структурах. Если работа подразумевает удаленный формат, то HR дает доступ к платформам для работы и коммуникации с коллегами. В течение первых дней нового сотрудника также знакомят с наставником.

Стратегическое обучение
Оно состоит из обучающих мероприятий по основным рабочим инструментам, методам и задачам, которые предстоит выполнять.

Погружение в коллектив
В течение первых двух месяцев проводятся регулярные встречи с наставником, командные мероприятия (например, обеды или выездные тренинги). Это позволяет создать неформальную обстановку и укрепить взаимоотношения между членами команды.

Оценка адаптации
После первых 30, 60 и 90 дней работы проводятся встречи, на которых обсуждаются успехи, трудности и возможности для дальнейшего развития. HR-отдел является ключевым в процессе онбординга и пребординга персонала. Использование специальных инструментов позволяет HR-специалисту создать структурированную и эффективную программу адаптации, которая способствует скорейшему включению новых работников в деятельность предприятия.

Постоянное повышение квалификации персонала
После завершения онбординга персоналу предлагается индивидуальный план профессионального развития, который поможет углубить знания в их области, а также развивать сопутствующие умения.

Оценка эффективности системы
Регулярный анализ результатов пребординга и онбординга через опросы и интервью позволяет выявить сильные и слабые стороны текущей системы. В зависимости от полученных данных, вносятся изменения и улучшения для дальнейшего повышения эффективности принятой системы пребординга и онбординга.

Использование современных технологий, LMS (Learning Management System) и интерактивных платформ для обучения поможет значительно упростить процесс онбординга. Эти инструменты позволяют сотрудникам изучать материалы в удобном для них формате и в удобное время.

Автоматизированные системы позволяют организовать процесс онбординга максимально автономным. На таких платформах можно разработать план онбординга с учетом времени, которое потребуется сотруднику, чтобы вникнуть в рабочий процесс, предоставить информационные и обучающие материалы, ознакомительные документы, а также запланировать индивидуальные встречи.

Организация командных встреч позволяет создать благоприятную атмосферу внутри коллектива.Совместные мероприятия помогают новому сотруднику быстрее адаптироваться в коллективе и установить доверительные взаимоотношения с коллегами. Регулярные собрания для того, чтобы поделиться опытом и обсудить рабочие моменты также играют ключевую роль в процессе приспособления. Они позволяют новичку задать вопросы и обсудить свои впечатления, а также предоставляют компании понимание их потребностей и трудностей.

Смена кадров — неизбежный этап в жизни фирмы, поэтому нужно помнить о процедуре оффбординга. Правильная организация этого процесса помогает сохранить позитивный имидж компании, найти сильные стороны в корпоративной культуре, еще — определить точки роста.