Увольнение в КЭДО: как закончить трудовые отношения дистанционно

Цифровая трансформация кадрового делопроизводства постепенно охватывает все этапы жизни сотрудника в компании — от приема на работу до увольнения с нее. Если с электронными трудовыми договорами многие уже знакомы, то увольнение в КЭДО до сих пор вызывает множество вопросов у HR-специалистов и руководителей. Насколько легально уволить сотрудника онлайн? Как избежать рисков и не нарушить Трудовой кодекс? В этой статье мы разберем все нюансы процедуры подачи электронного заявления на увольнение.

Содержание:

• Как уволиться дистанционно?
• Законность увольнения через КЭДО
• 3 причины, почему приказ об увольнении надо подписывать лично
• Как использовать КЭДО при увольнении?
• Риски и ограничения увольнения в электронном формате
• Преимущества увольнения через КЭДО
• Отзыв заявления об увольнении
• Итоги

Как уволиться дистанционно

На основании статьи 80 Трудового кодекса РФ у сотрудника есть право в любой момент расторгнуть трудовые отношения по собственному желанию. Для этого он обязан уведомить работодателя в письменной форме не менее чем за две недели. Как такового бланка заявления на увольнение в КЭДО, установленной законом формы не существует, поэтому оно пишется в произвольной форме. Подать документ можно лично, отправив его по почте или в электронном виде.

Подача электронного заявления возможна, если работник заранее дал согласие на электронный документооборот. В этом случае, согласно статье 22.1 ТК РФ такое заявление приравнивается к бумажному документу.  

Для передачи заявления используется информационная система, которую компания применяет для организации КЭДО. Заявление должно быть подписано одним из способов:

• Усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), полученной в аккредитованном удостоверяющем центре.
• Усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), созданной через систему «Госключ» или в корпоративной системе работодателя.

Законность увольнения через КЭДО

Полностью провести процедуру увольнения в системе КЭДО не возможно. В соответствии со статьей 22.1 Трудового кодекса РФ, а также в соответствии с разъяснениями Минтруда России (письмо от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97), приказ об увольнении и факт ознакомления с ним сотрудника должны быть обязательно оформлены на бумажном носителе.

Письмо Минтруда об организации электронного кадрового документооборота. Источник

В связи с этим, работодателю целесообразно заблаговременно регламентировать в своих внутренних документах порядок подачи электронных заявлений об увольнении, включая особые случаи, например, отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Также работодатель не обязан принимать заявление об увольнение дистанционно по электронной почте, через мессенджеры или иными способами. Если же компания соглашается на такой формат, она принимает на себя все риски, включая возможные трудности с доказыванием факта и авторства получения заявления в суде, что может повлечь признание увольнения незаконным.

Практика судебных разбирательств в таких случаях не однозначна — по каким-то делам увольнение дистанционно по электронной почте признается действительным, если в компании систематически велась рабочая коммуникация и пересылались документы по e-mail.

Поэтому лучше после введения в организации системы кадрового электронного документооборота, строго придерживаться только ее, исключая альтернативные способы передачи документов между сотрудниками и компанией.

3 причины, почему приказ об увольнении надо подписывать лично

Приказ об увольнении нельзя оформить полностью в КЭДО. Рассмотрим три главные причины:

1. Прямое требование Трудового Кодекса РФ

Статья 22.1 ТК РФ устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые должны храниться исключительно на бумажном носителе. В этот список входят:

• Трудовые книжки (хотя сейчас идет переход на электронные, но бумажные еще актуальны).
• Документы, связанные с работой в особых условиях (например, во вредных или опасных условиях).

Выдержка из Статьи 22.1 ТК РФ, которая касается приказа об увольнении. Источник

Считается, что приказ об увольнении — это ключевой документ, завершающий трудовые отношения и фиксирующий их прекращение. По своей юридической значимости он приравнивается к документам, подлежащим исключительно бумажному хранению, чтобы гарантировать их неизменность и долговременную сохранность.

2. Требование собственноручной подписи об ознакомлении

Это самый важный и неоспоримый аргумент.

• Статья 84.1 ТК РФ гласит: «При прекращении трудового договора работодатель обязан ... ознакомить работника под роспись с приказом о прекращении трудового договора». Ключевая фраза — «под роспись». В сложившейся правоприменительной практике и разъяснениях Минтруда (например, в упомянутом письме от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97) это означает собственноручную подпись работника на бумажном документе.

Электронная подпись в КЭДО (даже квалифицированная) не признается аналогом этой «росписи» в контексте ознакомления с приказом об увольнении. В такой важный момент, как прекращение трудовых отношений, работник должен физически подтвердить, что он увидел и понял причину и дату своего увольнения.

3. Цель — защита прав работника и минимизация рисков для работодателя

Законодатель устанавливает это строгое правило, чтобы:

• Для работника: Исключить любые споры о том, был ли он уведомлен об увольнении. Бумажный документ с его живой подписью — это точное доказательство.
• Для работодателя: Исключить риск оспаривания увольнения. Если работник подаст в суд и заявит, что его не ознакомили с приказом (например, в КЭДО он «не видел» уведомление или с его ЭП что-то случилось), работодателю будет практически невозможно доказать обратное без бумажного документа с подписью. Суд почти гарантированно восстановит такого работника на работе с оплатой вынужденного прогула.

Как использовать КЭДО при увольнении?

Процедура увольнения по собственному желанию через КЭДО состоит из нескольких последовательных этапов. 

1. Подача заявления сотрудником. Работник направляет заявление об увольнении через корпоративную систему КЭДО, подписанное своей электронной подписью (ЭП).


2. Регистрация заявления. HR-специалист получает и регистрирует документ в системе. В КЭДО можно полностью отследить весь маршрут заявления.


3. Издание приказа. Работодатель формирует приказ об увольнении и направляет его сотруднику в КЭДО для ознакомления.


4. Ключевой этап на бумаге. Сотрудник обязан ознакомиться с приказом под роспись на бумажном носителе. Это требование ст. 22.1 ТК РФ и позиции Минтруда.


5. Расчет и выдача документов. В последний рабочий день производится полный расчет, а сотруднику на руки выдается трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) и другие необходимые бумаги, например справка о доходах.

Главное правило: инициатива увольнения (заявление) может быть электронной, а вот финальная часть (ознакомление с приказом) — всегда бумажная.  

Модуль КЭДО на  HR-платформе «МояКоманда» обеспечивает бесшовный и юридически безопасный процесс увольнения, значительно упрощая эту процедуру для HR, руководителей и самого сотрудника.
Как это работает при увольнении:

• Оперативность и минимум бюрократии. Сотрудник может подать заявление об увольнении из любой точки мира. Встроенные проверки и автоматическое заполнение полей исключают ошибки в реквизитах и сводят к нулю риск потери документа.


• Полная прозрачность и доказательность. Каждый этап — от момента подачи заявления до его регистрации HR-специалистом — фиксируется в системе. Это создает надежный аудит-трейл, который защищает интересы компании в случае спора о дате уведомления.


• Интеграция во все этапы увольнения. КЭДО не работает изолированно. Он интегрирован в общий HR-цикл внутри «МояКоманда». Это означает, что после принятия заявления система помогает автоматически инициировать следующие шаги: формирование приказа, расчет итоговых выплат и обновление данных в личном кабинете сотрудника. Все данные синхронизированы, создавая целостную и управляемую экосистему для завершения трудовых отношений.

Использование КЭДО при увольнении — это не просто замена бумаги на цифру, а создание структурированного, прозрачного и безошибочного процесса.

Риски и ограничения увольнения в электронном формате

Рассмотрим основные риски этой процедуры.

• Риск 1: Недействительность увольнения. Если сотрудник не расписался на бумажном приказе, он может оспорить увольнение через КЭДО в суде. Суд почти гарантированно восстановит его на работе с оплатой вынужденного прогула.


• Риск 2: Не все сотрудники есть в КЭДО. Переход на электронный документооборот — добровольное дело. Если сотрудник не подписал согласие на КЭДО, все этапы увольнения проходят на бумаге.


• Риск 3: Недостаточная идентификация личности. Ключевое требование к электронному заявлению — точная идентификация сотрудника. Мы должны быть на 100% уверены, что документ подал именно он. Это обеспечивается двухфакторной проверкой: авторизацией под уникальным логином и паролем в системе КЭДО и подписанием документа электронной подписью, ключ которой есть только у самого сотрудника.

Вывод: КЭДО не отменяет, а дополняет стандартную процедуру, но требует строгого соблюдения закона в гибридном формате.

Преимущества увольнения через КЭДО

Несмотря на ограничения, у цифрового формата есть весомые плюсы:

• Скорость. Сотрудник может подать заявление удаленно, не приходя в офис. Это удобно, если, например, он работает из другого города. 


• Доказательность. В системе КЭДО фиксируется точное время и дата подачи заявления, что исключает споры о соблюдении двухнедельного срока предупреждения.


• Порядок в документах. Все электронные заявления хранятся в одном месте, их легко найти и учесть.


• Эффективность для удаленных сотрудников. Идеальное решение для команд, работающих в распределенном формате.

Отзыв заявления об увольнении

Ситуация, когда сотрудник передумал увольняться, тоже решается в КЭДО. До истечения 14-ти календарных дней предупреждения он может отозвать свое заявление. Для этого нужно:

1. Направить в КЭДО новое заявление — об отзыве предыдущего.


2. Подписать его электронной подписью.

Такой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный отзыв. Главное условие — на его место еще не приглашен другой сотрудник, например, в порядке перевода с другого предприятия и с ним уже не заключен трудовой договор.

Итоги

КЭДО — это удобно и законно для ключевого этапа увольнения — подачи заявления. При этом приказ об увольнении и ознакомление с ним можно выпустить только на бумаге под физическую роспись сотрудника. Это требование ТК РФ, которое нельзя обойти. Чтобы организовать простой и прозрачный путь подачи заявлений на увольнение через КЭДО в электронном виде, защитите компанию локальными актами и пропишите в правилах, какие электронные каналы для подачи заявлений вы принимаете. И, конечно, используйте проверенные системы: корпоративный КЭДО — это самый безопасный способ, который защитит от судебных споров, которые могут возникнуть при увольнении.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно