Согласие на КЭДО: как организовать процесс перехода

«Снизили издержки на 3 миллиона рублей и сократили трудозатраты на 70%» — и нет, это не заголовок про продажи и тайм-менеджмент, а статистика компаний, которые внедряли КЭДО. В этой статье разбираемся, как перейти на него без нарушений закона и синхронизировать с остальными процессами в команде, не тратя много времени (и денег) на переход на КЭДО. 

В материале рассказываем:

• Что такое КЭДО и почему без согласия работника нельзя
• О законодательной базе процесса
• Как выбрать систему КЭДО
• 9 шагов, чтобы перейти на КЭДО

Что такое КЭДО и почему без согласия сотрудников не обойтись

Кадровый электронный документооборот — это способ оформлять кадровые документы полностью в цифровой среде. Сотрудники подписывают договоры, заявки и приказы онлайн, а компания хранит их в системе, где всё быстро находится и не теряется. Такой формат ускоряет оформление, уменьшает количество ошибок и избавляет от кейсов в духе «ждем пока согласует Маша из совета директоров, но не можем сказать точные сроки».

Юридическую силу электронным документам придает электронная подпись. Она подтверждает, что подписывает именно тот человек, который должен, и делает электронную подпись равной рукописной. Благодаря этому компании могут выстраивать весь процесс без бумажных промежутков.


Но просто перейти на КЭДО по желанию работодателя невозможно. Закон требует получить от каждого сотрудника отдельное согласие на работу с электронными документами. Если человек его не даёт, компания обязана продолжать оформлять бумаги в привычном бумажном виде. И любое «электронное» действие без согласия легко оспорить.

Это письменное согласие — не формальность. Оно показывает, что сотруднику понятно, какие документы станут электронными, какая подпись понадобится, через какой сервис всё будет происходить. Без этого согласия переход на КЭДО будет бесполезным и нелегальным.

Законодательная база: на что ориентироваться HR и предпринимателю, чтобы перейти на КЭДО

В российском праве нет единого документа, который бы полностью описывал правила перехода на КЭДО. Система складывается из нескольких законов, и каждый закрывает свою часть процесса. Поэтому перед внедрением важно понимать, что именно регулирует каждый из них и какие документы понадобятся компании.

Основой считается закон № 377-ФЗ, который обновил нормы Трудового кодекса и разрешил организациям переход на электронный кадровый документооборот переводить процессы в цифровой формат по собственному решению — без согласований «снаружи». Но переход на КЭДО должен быть оформлен официально: без локальных актов и согласия сотрудников не обойтись.

Федеральный закон об электронной подписи № 63-ФЗ устанавливает, какие виды электронных подписей существуют, как они применяются и в каких ситуациях электронный документ будет иметь ту же силу, что и бумажный. 

№ 152-ФЗ о персональных данных говорит, как компания должна хранить, передавать и защищать данные сотрудников внутри КЭДО-системы. На практике это означает, что выбранная платформа должна обеспечивать безопасный доступ и шифрование, а сами процессы — исключать утечки.

Чтобы перейти на КЭДО официально, обычно оформляют несколько документов. Кроме обязательных документов готовят: 

1. Приказ о переходе на КЭДО
2. Уведомление сотрудников
3. Соглашения об использовании электронных подписей. 

Это формирует понятную и прозрачную систему, в которой каждому сотруднику легко объяснить, как именно устроена работа.

Важно: пока в КЭДО нельзя подписывать абсолютно всё. По законам РФ есть список того, что можно и нельзя проводить через электронный документооборот.   

Дальше разбираем, на что смотреть, чтобы выбрать систему КЭДО, которая закроет задачи бизнеса. 

Как выбрать систему КЭДО

Чтобы не переплачивать за лишние функции и не столкнуться с неожиданными ограничениями уже после запуска, нужно:

1. Понять, какие цели должна закрывать система. Перед поиском сервисов команда фиксирует, что ей нужно: только подписание документов или полный цикл — от шаблонов и согласований до хранения и аналитики. На этом этапе удобно составить короткий список обязательных функций. Такой подход помогает не увлечься «красивыми» возможностями, которые на деле не пригодятся, и выбрать платформу, которая решает реальные задачи компании.

2. Проверить, как устроена работа с электронными подписями. Каждая система работает со своими типами подписей: где-то поддерживаются только простые подписи, где-то есть неквалифицированные и квалифицированные. Это важно, потому что разные подписи подходят для разных документов. Если компания подписывает трудовые договоры или приказы об увольнении, система должна уметь работать с квалифицированной подписью. Этот момент лучше уточнять заранее — он влияет на соблюдение требований закона и на расходы.

Например, сервис «МоиКадры» в составе HR-платформы «МояКоманда» работает с разными типами документов и подписей, чтобы в одном окне можно было оформлять и подписывать всё сразу.  

3. Оценить удобство интерфейса для сотрудников. КЭДО используют не только HR и юристы, но и сотрудники, которые подписывают документы. Поэтому большое значение имеет то, насколько просто им разобраться в интерфейсе, отправить заявление или подтвердить ознакомление. Хороший признак — мобильное приложение: большинство сотрудников подписывают документы прямо с телефона, и это снижает количество задержек.

4. Посмотреть, как система интегрируется с внутренними сервисами компании. Есть КЭДО, которые работают с HR-платформой, бухгалтерскими системами или планировщиками в одном окне. Если вы пользуетесь обособленным решением, проверьте, синхронизируется ли оно с остальной инфраструктурой. Иначе есть риск  утонуть в куче приложений и платформ.

5. Проверить, как организована поддержка и безопасность. Системы, работающие с персональными данными, должны иметь понятные правила хранения и защиты информации. Здесь важно, чтобы документы не терялись и были доступны только тем, кому положено. Еще оцените скорость поддержки: насколько быстро отвечает сервис и как решает вопросы, которые могут возникнуть во время внедрения. 

В HR-платформе «МояКоманда» система КЭДО заточена под эти требования:  

6. Протестировать сервис перед подписанием договора. У большинства платформ есть демо-доступ. Этот период помогает понять, как выглядит процесс изнутри: удобно ли настраивать шаблоны, как проходит согласование, насколько быстро отправляются документы. Часто такое тестирование сразу показывает, подходит ли система под стиль работы компании или лучше посмотреть другие варианты.

Все инструменты для эффективного HR

Корпоративный портал, ATS, адаптация, оценка, база знаний и обучение

Попробовать бесплатно

Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

Перед работой компании обычно допускают несколько ошибок:

• Не получают согласие сотрудников.
• Не назначают ответственных за переход. 
• Не учитывают реальные бизнес-процессы и просто используют самую популярную КЭДО-систему.
• Забывают, что в КЭДО фиксируется не только день, но и время подписания. Это важно: если заключаете трудовой договор, например, сотруднику нельзя фактически приступать к работе до подписания. 
• Не учат сотрудников работать с КЭДО и не объясняют, зачем это всё нужно. 

Ниже: разбираемся с подготовкой и этапами перехода подробнее.

1. Проведите ревизию документов и процессов
   
   Первый шаг — понять, с чем именно предстоит работать в электронном виде. Персонал проходит по действующим договорам, заявлениям, шаблонам и приказам. В любой компании есть формы, которые никто давно не использует, и документы, которые надо обновить. Такая ревизия экономит время на старте и избавляет от хаоса, который легко перенести в новую систему, если не разобраться заранее.
2. Определите, какие электронные подписи понадобятся
   
   Дальше решается вопрос с подписями. Для разных документов подходят разные варианты — простая, неквалифицированная или квалифицированная. Обычно это обсуждают HR, юрист и руководитель направления: так учитывают и юридическую сторону, и реальные рабочие процессы. 
3. Подготовьте локальные НПА для запуска
   
   Чтобы сотрудники понимали, как работает электронный документооборот, заранее утверждают положение о КЭДО. В нем описывают, какие документы переходят в электронный формат, как они подписываются и кто получает доступ к системе. Чем яснее написан документ, тем меньше вопросов возникает в первые недели.
4. Подготовьте материалы для сотрудников
   
   На этом этапе создают простые и понятные материалы и уведомления: короткую инструкцию, ответы на частые вопросы, карточки для чатов. 
5. Соберите согласия сотрудников
   
   Чтобы начать использовать КЭДО, сотрудникам предлагают подписать документы для перехода. Тем, кто только выходит на работу, всё оформляется сразу. Тем, кто уже работает, объясняют, что именно изменится и какие документы нужно подписать для перехода на КЭДО.
   

   «МоиКадры» сразу же дает проверенные шаблоны для согласий сотрудников на КЭДО.

6. Протестируйте процесс на реальных сценариях
   
   Перед стартом систему лучше проверить в действии: оформить заявление на отпуск, согласовать приказ, подписать допсоглашение. Такие тесты показывают, где процесс идет гладко, а где нужна доработка. После этого запуск проходит спокойнее — команда понимает, чего ожидать в первый рабочий день.
   

   Именно поэтому в системе «МоиКадры» есть тестовый период со всеми функциями и поддержкой 24/7 на две недели.

7. Настройте систему под текущие процессы
   
   Когда подготовка завершена, в системе настраивают маршруты согласований, добавляют актуальные шаблоны документов и распределяют роли. Это основа, на которой потом строится повседневная работа.


8. Запустите КЭДО и начните использовать его в работе
   
   После настройки и информирования начинается рабочий этап. Чаще всего компании начинают с простых документов — заявлений, приказов, ознакомлений. Так сотрудникам проще привыкнуть к формату, а компании — убедиться, что процесс работает стабильно.


9. Наблюдайте за первыми неделями и корректируйте процесс (если надо)
   
   В первые недели HR отслеживает вопросы, которые появляются у сотрудников, и ситуации, в которых процесс тормозит. Иногда достаточно подправить шаблон или уточнить инструкцию.

Этот же процесс устроен за четыре шага вместо девяти в системе «МоиКадры».

Чтобы переход на КЭДО прошел плавно, используйте HR-платформу «МояКоманда»: вышлите нам ТЗ, а мы дадим тестовый период, расскажем о функциях, поделимся шаблонами согласия работников для КЭДО и уже в первый месяц сделаем кадровый электронный документооборот стабильным процессом. 

Автоматизация, которая освобождает HR от рутины

Более 100 успешных кейсов в действии

Читать кейсы