Личное дело сотрудника: как составить, хранить и вносить изменения

HR-специалист Анна из производственной компании столкнулась с серьезной проблемой: ей нужно было оценить эффективность 50 сотрудников для распределения бонусов. Собранные данные представляли собой разрозненные Excel-таблицы, отзывы руководителей и email-переписку. Итог — три недели работы, споры в команде и решение, которое никто не принял всерьез.

Такая ситуация знакома 73% HR-специалистов по данным опроса SuperJob. Личное дело сотрудника решает эту проблему системно. Это не просто папка с бумагами, а основной источник объективных данных для оценки эффективности персонала — от трудового договора до результатов аттестаций. Правильно введенное кадровое дело превращает субъективные мнения в факты, снижая риски ошибочных решений на 67%.

В 2025 году, с ростом цифровизации HR-процессов, личное дело становится стратегическим активом: 68% компаний используют его для анализа KPI и прогнозирования текучести кадров. Чтобы глубже разобраться в этом инструменте, начнем с его определения и перейдем к практическим аспектам.

Содержание:

• Что такое личное дело сотрудника
• Состав личного дела: основной и дополнительный разделы
• Пошаговое формирование личного дела
• Правила хранения личного дела сотрудника
• Внесение изменений: порядок и риски
• Типичные ошибки при ведении личных дел
• Чек-лист для HR: аудит личных дел
• Зачем бизнесу правильно вести кадровое делопроизводство

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника — это структурированный набор документов, который ведется HR на протяжении всего трудового пути работника. По Трудовому кодексу РФ оно фиксирует прием на работу, переводы, премии, выговоры и увольнение с обязательными подписями и датами. Хотя оно обязательно только для государственных служащих (ст. 85 ТК РФ и Приказ Минтруда № 1020н), для коммерческих компаний это стратегический инструмент HR.

Главное отличие от хаотичного хранения в Google Drive или общих папках — строгая хронология и нумерация, что позволяет не только хранить документы, но и анализировать динамику: рост KPI, стаж, риски. Например, при оценке менеджера по продажам HR за минуты извлекает трудовой договор с изначальными KPI, приказы о премиях (допустим, четыре за год — 120% плана), характеристику с проекта и итоги аттестации. 

Итог — аргументированное решение вместо споров, что помогает выигрывать 82% трудовых споров. Именно такой структурированный подход определяет состав личного дела, о котором поговорим дальше.

Состав личного дела: основной и дополнительный разделы

Состав делится на основной раздел (фундамент из семи документов), дополнительный (две группы по два документа) и сопутствующие бумаги, добавляемые по мере необходимости. Это обеспечивает полную картину для оценки персонала.

Раздел	Количество	Примеры документов	Роль в оценке персонала
Основной	7	Трудовой договор, приказ о приеме, паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, медкнижка	База KPI, стажа и идентификации
Доп. группа 1	2	Трудовая книжка (копия), полис ОМС	Медицинские риски и история занятости
Доп. группа 2	2	Копия паспорта с визой HR, военный билет	Дополнительная идентификация
Сопутствующие	По мере	Приказы о премиях/выговорах/отпусках, характеристики, аттестации, 2-НДФЛ, сертификаты	Динамика эффективности и роста

Все листы нумеруются в правом верхнем углу красными чернилами, а составляется опись с перечнем — это связующее звено для следующего этапа: пошагового формирования личного дела.

Пошаговое формирование личного дела

Формирование — это стратегический процесс, который стартует в день подписания трудового договора, чтобы избежать 62% споров из-за ошибок на старте. Рассмотрим типичный прием на работу менеджера Ивана Иванова 15.01.2025:

1. 08:45 — Подготовка. Сотрудник приносит оригиналы. HR проверяет их по чек-листу, делает нотариально заверенные копии (паспорт — титульник + прописка полностью).
2. 09:00 — Трудовой договор. Оригинал с подписями — № 001 (здесь указаны KPI и обязанности).
3. 09:15 — Регистрация. Папка А4 с обложкой "ЛД № 001-2025_ИвановИИ" (ФИО, дата, должность). Создается электронная копия в 1C:ЗУП или Bitrix24.
4. 09:30–10:30 — Основной раздел. Листы 001–013 (заявление, договор, приказ, документы).
5. 10:30–11:00 — Дополнительный раздел. Листы 014–018 (трудовая книжка, ОМС, военный билет).
6. 11:00 — Опись. Лист № 019 с перечнем, подписи HR и руководителя.
7. 11:30 — Финал. Перевод в зону активного хранения, синхронизация с HRM-системой.

В 2025 году HRM-системы, например, «МояКоманда» добавляют электронную цифровую подпись (ЭЦП) и автонумерацию, упрощая переход к этапу хранения. Соблюдение этих шагов гарантирует надежность данных и минимизирует проблемы на последующих стадиях.

Все инструменты для эффективного HR

Корпоративный портал, ATS, адаптация, оценка, база знаний и обучение

Попробовать бесплатно

Правила хранения личного дела сотрудника

Хранение осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013, ТК РФ (ст. 22) и ФЗ-152 «О персональных данных». Нарушения влекут штрафы до 75 тыс. руб. за каждого сотрудника (КоАП РФ, ст. 13.19) или уголовную ответственность за утечки.

Сроки хранения:

• Активное (пока сотрудник работает или в течение 5 лет после увольнения) — у HR.
• Архивное — 75 лет (для принятых до 2003 г.), 50 лет (для принятых после). Перевод в архив фиксируется актом комиссии.

Физическое хранение:

• Огне- и водостойкие шкафы (по ГОСТ Р 53 298-2009).
• Маркировка: «ЛД-актив».
• Журнал выдачи (ФИО, дата, цель).
• Ежеквартальная инвентаризация.

Электронное хранение:

• Сертифицированные облачные сервисы (шифрование AES-256, двухфакторная аутентификация).
• Ежедневные бэкапы (сервер + облако) с фиксацией метаданных загрузок.
• При увольнении — бесплатная выдача копий в течение 3 дней.

Такая система гарантирует сохранность документов для внесения изменений без потерь. 

Внесение изменений: порядок и риски

Изменения в личное дело вносятся только путем добавления новых документов (без стирания, чтобы избежать риска фальсификации по ст. 292 УК РФ), сохраняя непрерывную цепочку фактов:

1. Подшивка. Новый документ нумеруется подряд (после № 019 — № 020: «Приказ о премии № 56 от 15.05.2025»).
2. Опись. Дополнить лист № 019 (номер, дата, тип), перепроверить нумерацию.
3. Заверение. Подписи HR + руководитель; для копий — отметка «Копия верна».
4. Электронно. Скан в HRM с ЭЦП, метка «Изменение от ДД.ММ.ГГГГ".

Риски минимизируются аудит-логом, двойной проверкой и правилом «день в день». Ежеквартальный аудит выявляет несоответствия в 20% дел. Однако даже при строгом порядке типичные ошибки все равно возникают, и их важно знать для предотвращения.

Типичные ошибки и их исправление

Ошибки допускают 65% HR-специалистов ежегодно, что приводит к штрафам до 75 тыс. руб. за сотрудника (ФЗ-152) и судебным спорам. Вот топ-7 ошибок с простыми способами исправления:

• Отсутствие нумерации и описи (45% случаев): Документы путаются, что затрудняет поиск.
  
  Исправление: Используйте Word-шаблоны с автонумерацией и описью.
• Задержки в подшивке документов: Премии или приказы «зависают», что провоцирует споры в суде.
  
  Исправление: Введите правило «день в день» — подшивать сразу после регистрации.
• Неполные копии документов: Например, паспорт без страницы с пропиской.
  
  Исправление: Создайте фото-чеклист в смартфоне для обязательных страниц.
• Хранение только на бумаге: Риск полной потери при пожаре или затоплении.
  
  Исправление: Переходите на HRM-систему + сертифицированные облака с бэкапами.
• Открытый доступ к делам: Утечка данных (штраф по ст. 13.19 КоАП РФ).
  
  Исправление: Настройте роли: HR — полный доступ, руководитель — только чтение.
• Отсутствие виз и подписей: Документы признают недействительными в суде.
  
  Исправление: Обязательный штамп «Архивная копия» с визой и подписью.
• Забытые аттестации и оценки: Субъективные бонусы оспариваются.
  
  Исправление: Настройте календарные напоминания в Google Calendar или HRM.

Чек-лист для HR: аудит личных дел

Регулярный аудит предотвращает 80% проблем. Для системного контроля используйте этот чек-лист ежеквартально.

• Нумерация и опись полные, без пробелов.
• Все изменения подшиты «день в день» с подписями.
• Хранение соответствует срокам и ГОСТам (шкафы, бэкапы).
• Доступ ограничен ролями, журнал выдачи ведется.
• Электронные копии синхронизированы с HRM (ЭЦП).
• Аттестации и характеристики обновлены.
• Нет неполных копий или забытых документов.

Зачем бизнесу правильно вести кадровое делопроизводство

Правильное ведение личных дел снижает трудовые споры на 82%, оптимизирует KPI-анализ и прогнозирование текучести. В эпоху цифровизации это не только соблюдение норм, но и конкурентное преимущество: объективные данные для бонусов, аттестаций и развития талантов. В итоге бизнес экономит время, ресурсы и репутацию, превращая HR в стратегического партнера.

Автоматизация, которая освобождает HR от рутины

Более 100 успешных кейсов в действии

Читать кейсы