Как оформить электронный трудовой договор для удаленного найма

Цифровизация прочно вошла во все бизнес-процессы, и кадровое делопроизводство — не исключение. Сегодня дистанционный прием на работу превратился в стандарт для тысяч компаний по всей России. Он позволяет находить лучших специалистов, независимо от их географического расположения внутри страны, и быстро интегрировать их в команду.

Правовой основой для этого служит электронный трудовой договор. В этой статье мы разберем, как законно и оперативно провести онлайн-трудоустройство, соблюдая все требования законодательства.

Содержание:

• Правила электронного трудоустройства
• Преимущества
• Как заключить трудовой договор онлайн
• Особенности составления трудового договора с удаленным сотрудником
• Как подписать трудовой договор электронной подписью

Правила электронного трудоустройства

Если же ваш кандидат находится в любом регионе России, для дистанционного приема на работу необходимо соблюсти несколько обязательных условий:

1. Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) в компании. Работодатель должен иметь налаженную систему, утвержденную внутренним приказом.
2. Получить согласие сотрудника. Кандидат должен добровольно выразить согласие на использование ЭДО. 
3. Обеспечить электронную подпись (ЭП) и понести расходы на ее получение для сотрудника. Однако кандидат может использовать и свою действующую КЭП, если, допустим, она уже была оформлена ранее им самостоятельно.

Важное ограничение: Согласно письму Минтруда от 15.02.2022 №14-4/10/В-1848, иностранцы и россияне, постоянно проживающие за пределами страны, не могут заключить трудовой договор о дистанционной работе. ТК РФ распространяется только на отношения между работником и работодателем в пределах РФ.

Отказ кандидата от использования ЭДО означает, что работодатель должен  заключить с ним бумажный трудовой договор.

Преимущества электронного трудоустройства

Переход на удаленное оформление — это не просто следование тренду, а стратегическое решение, которое приносит бизнесу и HR-отделу ощутимые выгоды. Давайте разберем каждое преимущество детальнее:

• Скорость и эффективность. Процесс найма сокращается с недель до часов. Вам больше не нужно согласовывать графики для личной встречи, печатать кипы документов и ждать их доставки почтой из другого города. Кандидат из Владивостока может быть официально трудоустроен в московскую компанию в день принятия решения. Это ускоряет закрытие вакансий и позволяет бизнесу быстрее получать результат от работы нового специалиста.
• География поиска талантов. Вы выходите за рамки своего города и получаете доступ к неограниченному пулу специалистов по всей России. Это особенно критично для поиска узкопрофильных экспертов, которых может не быть на локальном рынке. Теперь вы можете строить по-настоящему распределенные команды, не неся затрат на аренду офисов в других регионах.
• Снижение операционных издержек. Онлайн-трудоустройство переводит процессы в цифру и приносит прямую экономию. Вы исключаете расходы на бумагу, картриджи, курьерские услуги и архивное хранение. Но главная экономия — это время ваших HR-менеджеров и бухгалтеров, которые больше не тратят его на рутинную бумажную работу, а фокусируются на стратегических задачах.
• Прозрачность, безопасность и юридическая чистота. Каждый этап — от отправки оферты до подписания электронного трудового договора — фиксируется в системе ЭДО. Это создает надежный и неизменяемый аудиторский след. Риски потери документов, несанкционированных исправлений или претензий со стороны сотрудника по поводу условий договора сводятся к минимуму. Все действия защищены электронной подписью, что гарантирует их легитимность.
• Преимущество на рынке труда. Для современного кандидата удобство и технологичность — важные факторы выбора работодателя. Быстрый и комфортный процесс дистанционного приема на работу, без личного посещения офиса, значительно усиливает ваш HR-бренд. Это говорит о том, что компания ценит время сотрудников и использует передовые практики, что повышает лояльность еще на этапе онбординга.

Внедряя электронный трудовой договор, вы не просто оптимизируете один процесс, а делаете серьезный шаг в сторону цифровой трансформации всего бизнеса, становясь более гибкими, технологичными и привлекательными для лучших специалистов.

Как заключить трудовой договор онлайн

Процесс заключения электронного трудового договора можно разбить на несколько четких шагов:

1. Подготовка документов. HR-специалист формирует пакет документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу, допсоглашения и т.д.) в электронном виде.
2. Направление оферты. Кандидату направляется предложение со всеми документами и ссылкой для перехода в систему ЭДО.
3. Идентификация и согласие. Кандидат проходит упрощенную идентификацию в системе (например, через СМС или email) и подтверждает свое согласие на использование ЭДО.
4. Подписание. Стороны последовательно подписывают электронный документ усиленными квалифицированными электронными подписями.
5. Знакомство с документами. Через ту же систему ЭДО сотрудник знакомится под подпись с локальными нормативными актами компании.

После этого договор считается заключенным, а сотрудник — официально принятым на работу.

Все инструменты для эффективного HR

Корпоративный портал, ATS, адаптация, оценка, база знаний и обучение

Попробовать бесплатно

Особенности составления трудового договора с удаленным сотрудником

Составляя электронный трудовой договор для сотрудника, который будет работать онлайн, важно прописать ряд специфических условий:

• Вид работы. Четко укажите, что работа является дистанционной.
• Место работы. Это может быть адрес места жительства сотрудника или любая другая локация, которую он выбирает для работы, в пределах РФ.
• Режим работы. Определите, является ли режим фиксированным или гибким. Установите правила учета рабочего времени.
• Оборудование и софт. Пропишите, кто предоставляет рабочую технику ПО и т.д.— работодатель или сотрудник.
• Связь и отчетность. Установите порядок взаимодействия (мессенджеры, email, платформы для видеосвязи), сроки и формы предоставления отчетов.
• Компенсация расходов. Подробно укажите, какие именно расходы сотрудника подлежат компенсации (интернет, электроэнергия, износ личного оборудования), а также каким способом и в каком размере она будет выплачиваться. Помните, что это требование Трудового кодекса РФ, статья 312.6.

Источник.

Как подписать трудовой договор электронной подписью

Подписать электронный трудовой договор могут только стороны, обладающие усиленными квалифицированными электронными подписями (КЭП). Такая подпись выдается аккредитованными Минцифры России удостоверяющими центрами, имеет юридическую силу, равную собственноручной подписи, и заверяется электронной печатью (при ее наличии у работодателя).

Процесс выглядит так:

1. Работодатель подписывает проект договора своей КЭП.
2. Документ отправляется сотруднику через систему ЭДО.
3. Сотрудник авторизуется в системе, изучает документ и применяет к нему свою КЭП.
4. Система фиксирует факт и время подписания, после чего каждая из сторон получает на хранение итоговый экземпляр документа.

Кадровый документооборот на платформе «МояКоманда»

Модуль КЭДО в HR-платформе «МояКоманда» делает процесс найма быстрее и проще, благодаря использованию современных инструментов. Это происходит оперативно и без лишней бюрократии. Цифровой процесс исключает человеческий фактор. Встроенные проверки и автоматическое заполнение полей сводят к нулю риски ошибок и потери документов. 

Все этапы жизненного цикла документа — от создания до подписания и архивации — фиксируются в системе. Это обеспечивает абсолютную прозрачность кадровых процессов и упрощает внутренний аудит. КЭДО бесшовно интегрирован во все основные HR-процессы внутри «МояКоманда»: от приема сотрудника на работу до его увольнения. Все данные синхронизированы, что создает целостную и управляемую экосистему.

Заключение

Цифровизация кадровых процессов — это уже не будущее, а настоящее, а дистанционный прием на работу из экзотики превратились в мощный инструмент для роста бизнеса. Они позволяют не просто оптимизировать расходы и время, но и выстраивать гибкие, эффективные и географически распределенные команды, привлекая лучших специалистов без границ.

Процесс онлайн-трудоустройства четко регламентирован законом. Главное — соблюдать простые правила: получить согласие на ЭДО, использовать квалифицированную электронную подпись и детально прописывать в договоре все условия дистанционной работы, включая обязательную компенсацию расходов сотрудника.

Автоматизация, которая освобождает HR от рутины

Более 100 успешных кейсов в действии

Читать кейсы