Как составить профиль должности?

Профиль должности — ключевой инструмент системного HR, который помогает бизнесу избежать ошибок при подборе персонала. Он отличается от портрета кандидата своей конкретной практической направленностью и тесной связью с бизнес-целями. Правильно составленный профиль облегчает работу HR-специалистов и руководителей. В статье расскажем, из чего состоит профиль кандидата и как избежать ошибок при его составлении.

Содержание:

• Как описывать должность?
• Чем отличается от портрета идеального кандидата
• Типы документов
• Необходимость составления
• Что входит
• На что обратить внимание при составлении
• Часто повторяющиеся ошибки
• Образец профиля
• Что делать, если нет кандидатов, соответствующих профилю
• Заключение

Что такое профиль должности?

Руководство любой организации хочет, чтобы в коллективе работали настоящие профессионалы, способные достигать результатов и разделять корпоративные ценности. Но как понять, какой человек нужен именно сейчас и какие качества будут определяющими для успешной работы на конкретной позиции? Ответ на этот вопрос дает профиль должности.

Этот инструмент давно используется в HR-практике: он помогает рекрутеру выстроить прозрачную систему взаимодействия между всеми сторонами процесса. 

Профиль должности — структурированное описание главных характеристик, которыми должен обладать сотрудник для успешного выполнения своих обязанностей. Он включает:

• профессиональные знания
• навыки и умения
• критерии эффективности.

Фактически, это «дорожная карта» для HR-специалиста и владельца компании: с ее помощью они вырабатывают единое мнение о том, каким должен быть будущий работник. Такой документ пригодится не только при подборе, но и при адаптации, оценке, обучении и продвижении сотрудников.

Чем отличается от портрета идеального кандидата

Разберемся в особенностях каждого из этих терминов, ведь многие их путают.

Профиль должности — объективный, ориентирован на бизнес-задачи. Включает опыт, компетенции, навыки, образование. Это основной документ для HR.

Портрет кандидата — субъективный, отражает пожелания руководителя в найме персонала (внешность, темперамент, личные качества). Например: «общительный и активный специалист».

Профиль должности — фундамент, который упрощает поиск кандидата и структурирует его, избавляя от хаоса при принятии решений о найме.

Типы профилей

Выделяют несколько типов:

1. Функциональный профиль кандидата. Например, «ведение документооборота, подготовка отчетности, работа с клиентами».
   
   
2. Компетентностный профиль — акцент на навыках и личных качествах: аналитическое мышление, умение находить компромисс, стрессоустойчивость.
   
   
3. Смешанный профиль — наиболее часто используемый вариант, который объединяет два предыдущих.

Выбор типа зависит от уровня позиции: для линейных сотрудников чаще используется функциональный, а для управленцев — компетентностный или смешанный.

Зачем нужен?

Зачем организациям тратить время на создание профиля? Вот основные причины:

• Прозрачность требований. Руководители и HR-специалисты получают единое понимание того, кого именно они ищут.
  
  
• Скорость подбора. Профиль кандидата позволяет быстрее отсеивать неподходящих кандидатов, не тратя время.
  
  
• Снижение текучести. Подходящий сотрудник с большей вероятностью останется в компании надолго.
  
  
• Анализ эффективности. У HR и руководителя появляется четкий инструмент для анализа работы специалиста.

Что входит в профиль должности

Это комплексный документ, который должен давать полное представление о позиции сотрудника в компании. В зависимости от уровня должности, он может быть более кратким или расширенным. 

Основные пункты профиля должности:

1. Общая информация
• название;
• структурное подразделение;
• подчиненность (кому подчиняется, кто в подчинении);
• цель работы
  
  
2. Задачи:
• перечень ключевых функций, за которые сотрудник отвечает ежедневно;
• дополнительные задачи (участие в проектах, взаимодействие с другими отделами).
  
  
3. Требования к кандидату
• образование (общее и профильное);
• опыт работы (сроки, сфера, должности);
• владение инструментами, ПО, технологиями.
  
  
4. Профессиональные знания и умения
• навыки, относящиеся к профессии (например, у бухгалтера — знание 1С, у маркетолога — работа с аналитикой).
  
  
5. Личностные качества
• коммуникабельность, умение работать в команде, стрессоустойчивость, лидерство (для руководителя).
  
  
6. Показатели эффективности
• конкретные показатели, по которым оценивают сотрудника: KPI, выполнение планов, сроки, качество работы.
  
  
7. Условия работы
• график, удаленный/офисный формат, командировки;
• уровень заработной платы
  
  

Анализ должностных компетенций
в профиле должности менеджера. Источник

7 шагов для составления профиля должности

Создание профиля — это командная работа нескольких отделов компании. Чтобы документ был полезным и отражал реальные потребности, важно пройти несколько этапов:

1. Сбор информации
• Интервью с руководителем отдела. Он лучше всего понимает, какие задачи стоят перед сотрудником.
• Беседы с действующими сотрудниками. Они могут рассказать о реальных трудностях и особенностях работы.
• Анализ текущих бизнес-целей. Например, если компания хочет выйти на новый рынок, требования к специалисту по продажам будут отличаться.
  
  
2. Определение целей должности
• Для чего существует эта роль?
• Как она влияет на бизнес?
• Какие задачи стоят перед сотрудником на ближайший год?
• Четкая цель помогает избежать ситуации, когда профиль превращается в список «всего и сразу».
  
  
3. Формирование требований
• Разделите их на обязательные и желательные.
• Уберите избыточные условия, которые могут ограничить воронку кандидатов (например, требовать опыт 5 лет там, где достаточно 2 года).
  
  
4. Определение компетенций
• Используйте корпоративную модель компетенций, если она есть в компании.
• Если модели нет, составьте список ключевых навыков (hard skills) и личных качеств (soft skills), необходимых для выполнения задач.
  
  
5. Согласование профиля
• HR готовит первый вариант документа.
• Руководитель проверяет и вносит корректировки.
• Итоговый вариант утверждается на уровне руководства компании.
  
  
6. Регулярный пересмотр
• Бизнес-задачи меняются, значит, и профиль должности нужно корректировать минимум раз в год.
• Например, у маркетолога 5 лет назад могло не быть требований к знанию AI-инструментов, а сегодня это актуально.
  
  

Ошибки при составлении

Профиль не должен быть перегружен «идеальными» требованиями. Лучше составить рабочий документ, с которым реально можно подбирать сотрудников, чем гипотетический «портрет супергероя».

Часто компании допускают ошибки, которые снижают эффективность профиля. Например, начинают копировать чужие шаблоны профиля должности. Но важно понимать, что разным компаниям подходят абсолютно разные сотрудники, поэтому  универсального решения не существует. Профиль должности надо адаптировать под конкретные задачи вашей организации, а не слепо копировать чужие.

Приведем и другие частые ошибки при составлении:

• Избыточность. Когда требования превращаются в список из 20 пунктов, найти подходящих сотрудников почти невозможно.
• Игнорирование реальных задач. Иногда HR фиксирует формальные требования, забывая про настоящие приоритеты бизнеса.
• Несогласованность. Если руководители и HR-специалисты по-разному понимают профиль должности, поиск затянется.

Образец профиля 

Профиль должности: HR-специалист

Раздел	Содержание
Название позиции	HR-специалист
Цель должности	Обеспечение подбора, адаптации и сопровождения персонала
Основные задачи	Поиск, интервью, оценка кандидатов при найме  Участие в HR-проектах Ведение документации по персоналу
Требования	Высшее образование  Опыт работы от 2 лет
Профессиональные компетенции	Способность проводить собеседования Умение оценивать компетенции Знание ТК
Личностные качества	Доброжелательность, умение работать в команде
Критерии эффективности	Закрытие вакансий в срок Успешная адаптация сотрудников (прохождение испытательного срока) Уровень удовлетворенности руководителей качеством подбора
Условия работы	Полная занятость, график 5/2 Гибридный и офисный формат работы Официальное трудоустройство Фиксированный оклад + премии

Что делать, если нет кандидатов, соответствующих профилю

Иногда компания сталкивается с ситуацией, когда профиль составлен, но кандидатов нет. В этом случае можно предпринять несколько шагов:

• Проявить гибкость. Четко разделите требования на обязательные и второстепенные. Возможно, часть навыков можно развить уже после выхода сотрудника.
• Расширить каналы поиска. Помимо стандартных сайтов, используйте социальные сети, профильные сообщества, внутренние базы сотрудников.
• Сделать ставку на обучение. Иногда проще взять мотивированного кандидата с базовыми навыками и обучить его внутри организации.

На платформе «МояКоманда» есть удобный раздел «Обучение», в котором можно создавать и назначать курсы для сотрудников, добавляя туда необходимые обучающие материалы.

Раздел «Обучение» на платформе «МояКоманда».

Заключение

Профиль должности — это не просто список требований, а стратегический инструмент HR, помогающий выстроить системный процесс найма и развития сотрудников. Он отличается от портрета кандидата своей практической направленностью и всегда связан с целями бизнеса.

Грамотно составленный профиль упрощает подбор, ускоряет адаптацию и снижает текучесть, превращая найм из хаотичного процесса в управляемую систему.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно