В этом году 81% работодателей столкнулись с проблемой дефицита кадров. В компаниях на закрытие одной вакансии в среднем уходит до трех месяцев. Кадровый резерв — ключевой инструмент, который поможет решить эту проблему. В статье подробно рассмотрим концепцию кадрового резерва, цели, принципы формирования, а также работающие инструменты.

Содержание

• Кадровый резерв: что это такое
• Зачем нужен кадровый резерв?
• Принципы создания
• Как сформировать кадровый резерв: этапы
• Управленческий кадровый резерв: чем он отличается
• Типы кадрового резерва
• Сроки подготовки
• Исключение из кадрового резерва
• Возможные ошибки
• Плюсы создания кадрового резерва
• Ключевые выводы

Кадровый резерв: что это такое

Сформированный список текущих и потенциальных сотрудников с нужными навыками (hard-skills, soft-skills) и опытом для замещения ключевых должностей в компании. Более широкое понятие кадрового резерва включает в себя не только список сотрудников, но и саму работу HR — выявление и развитие кандидатов на будущие вакансии.

Кадровый резерв ведет 75% российских компаний. Они формируют его из кандидатов, с которыми уже общались, но которым не могут предложить работу прямо сейчас. 

Зачем нужен кадровый резерв

Цель создания резерва кадров заключается в подготовке и обучении специалистов для последующего их назначения на открытые вакансии. Это позволяет организации функционировать без сбоев, своевременно закрывать вакансии, минимизировать риски от ухода ключевых специалистов и сократить затраты на привлечение внешних кандидатов.

Кроме того, работа с кадровым резервом способствует повышению мотивации и удовлетворенности работников, ведь попадание в этот список свидетельствует о признании их профессионализма и ценности для работодателя.

Принципы создания кадрового резерва

Принципы работы с кадровым составом строятся на нескольких моментах. Первый — это системность. Каждый этап, от подбора до аттестации, должен быть частью единой политики. Второй принцип — проактивность. Создание «запаса» сотрудников требует регулярной проверки квалификации работников и их потенциала. Третий принцип — открытость. Все сотрудники должны знать о существовании резерва, о том, что могут быть включены в него. Это повысит их вовлеченность и желание работать.

Не менее значим и принцип адаптивности. Он подразумевает, что система формирования кадрового резерва должна реагировать на изменения как внутри организации, так и на рынке труда. Регулярный мониторинг тенденций и умение предвидеть потребности — неотъемлемая часть модели формирования резерва.

Критерии отбора в кадровый резерв компании отличаются, исходя из специфики отрасли, целей и стратегий развития организации. Тем не менее, есть общие моменты:

• Профессиональные навыки и знания. Уровень профессиональной подготовки, образование, наличие сертификатов и дипломов.
• Личностные характеристики. Коммуникабельность, способность эффективно взаимодействовать с коллегами, лидерские качества, внимательность, ответственность, стрессоустойчивость.
• Показатели производительности. Достигнутые результаты, вклад в развитие компании, соблюдение сроков выполнения задач.
• Мотивация и желание развиваться. Готовность учиться, стремление к карьерному росту, участие в дополнительных образовательных программах.
• Физическое и психологическое здоровье. Способность справляться с физическими и эмоциональными нагрузками, отсутствие вредных привычек.
• Лояльность к компании. Длительность работы в компании, готовность следовать принятым нормам, понимание корпоративной культуры.
• Рекомендации и отзывы коллег. Анализ деловых и личностных характеристик претендента на вакансию.

Эти параметры дополняются и изменяются в зависимости от конкретной ситуации на рынке труда, а также стратегических целей компании.

Этапы формирования кадрового резерва

Подготовительный этап

Здесь определяются позиции, на которые потребуется подготовить специалистов. Пример: в компании решили создать кадровый резерв из будущих руководителей проектов. На этой ступени проводится анализ целей по развитию отделов, оценивается текущий состав сотрудников и прогнозируется возможный уход ведущих специалистов.

Выявление потенциальных кандидатов

На второй ступени отбираются работники, соответствующие заявленным требованиям и подходящие для включения в кадровый резерв.

Оценка кандидатов

Третий этап — проведение оценочных процедур для определения уровня компетентности кандидатов. Здесь HR пригодится методика оценки компетенций сотрудников, которая поможет обсудить с кандидатами их профессиональные качества, KPI, достижение целей по OKR, карьерные ожидания. Найти талантливых сотрудников внутри можно также оценив эффективность работы сотрудников по методике 9-Box.

Пример оценки компетенций сотрудника по 100% шкале

Разработка планов

На этом этапе работы с кадровым резервом разрабатывается индивидуальный план развития (ИПР), который включает курсы, семинары, коуч-сессии и так далее. Также определяются сроки достижения целей.

Обучение и развитие

Организация работы с кадровым резервом на пятом этапе подразумевает проведение обучающих мероприятий, стажировок и тренингов.

Аналитика по прогрессу обучения сотрудника

Контроль

Здесь помогут регулярные встречи с претендентами и их наставниками для обсуждения достигнутых результатов и корректировки планов. По итогам каждой оценки принимается решение о продолжении или прекращении участия кандидата в проекте.

Управленческий кадровый резерв: чем он отличается

Есть различные виды кадрового резерва. Один из них — резерв управленческих кадров.

Что это такое?

Это группа перспективных сотрудников, потенциально готовых занять руководящие посты в компании. В отличие от общего резерва, управленческий — ориентирован на подготовку топ-менеджмента и включает более сложные и длительные программы. Предварительно для каждого направления деятельности составляется примерный портрет «идеального сотрудника». Для включения в резерв руководящих кадров кандидат должен обладать определенным набором навыков и опытом.

К примеру, требования для зачисления в управленческий кадровый состав руководителя отдела продаж могут выглядеть следующим образом:

• Стаж в продажах не менее 5 лет, наличие руководящего опыта не менее 1,5 лет. Soft-skills: высокие коммуникативные навыки, умение вести диалог, лидерские качества, способность управлять командой.
• Hard-skills: знание методов продаж, умение анализировать данные, владение CRM-системами.
• Лояльность к компании: готовность следовать корпоративной этике.
• KPI: выполнение плана по объему реализации и уровню удовлетворенности клиентов.

Типы кадрового резерва

Внешний

Состоит из кандидатов, не работающих в компании. Это выпускники учебных заведений, молодые специалисты или опытные профессионалы из других организаций. Преимущество такого вида — привлечение свежих идей и опыта. Из минусов — процесс адаптации и интеграции нового сотрудника требует значительных временных и ресурсных затрат.

У многих компаний есть отдельные лендинги, посвященные карьерным возможностям

Внутренний

Внутренний резерв состоит из действующих сотрудников компании, которые обладают необходимым потенциалом и компетенциями для замещения ключевых должностей.

Стратегический

Создается для подготовки сотрудников на случай неожиданных изменений или кризисных ситуаций. Он включает специалистов, способных оперативно реагировать на вызовы и принимать решения в экстремальных условиях. Программа стратегического резерва предусматривает глубокое обучение и развитие управленческих навыков, что делает ее одной из самых сложных.

Эффективный вариант создания кадрового резерва — это сочетание разных источников. Работа.ру и СберПодбор провели опрос, в котором выяснили, как организации пополняют базы потенциальных сотрудников.

51% компаний используют резюме, найденные на карьерных сайтах; 43% — пользуются рекомендациями действующих сотрудников; 35% опрошенных компаний сохраняют резюме тех, кто когда-либо проходил собеседования; 17% — приглашают на открывшиеся вакансии уволенных сотрудников.

Сроки подготовки

Сроки подготовки кадрового резерва зависят от ряда факторов: уровень квалификации требуемых кандидатов, сложность занимаемой должности и существующие внутри компании программы обучения. Процесс делится на несколько этапов:

1. Отбор кандидатов (1-3 месяца). Определение потенциальных сотрудников для формирования списка на основе способностей и карьерных целей.
2. Стажировка (6-12 месяцев). Проведение необходимых тренингов и курсов, обучение через практические задания.
3. Анализ прогресса (1-2 месяца). Регулярная оценка эффективности подготовки кадрового резерва, предоставление фидбэка и корректировка личных планов развития.
4. Подготовка к переходу на вакантные позиции (3-6 месяцев). Углубленное ознакомление с обязанностями, прохождение дополнительных стажировок, чтобы дать возможность сотрудникам адаптироваться к новым ролям.

Полный цикл подготовки кадров занимаетот 12 до 24 месяцев , но срок может меняться в зависимости от специфики организации и конкретных позиций.   

Исключение из кадрового резерва

В каких случаях исключают из списка кандидатов на повышение:

• сотрудник не выполняет установленные планы обучения;
• результаты оценки показывают недостаточную компетентность для замещения требуемой позиции;
• сотрудник принимает решение покинуть компанию или изменить направление карьеры.

Организация работы с кадровым резервом: возможные ошибки

1. Неправильная оценка потребностей компании. Некорректное определение текущих и будущих потребностей в кадрах приводит к выбору неподходящих кандидатов или отсутствию нужных специалистов в списке.
2. Недостаточно тщательный отбор претендентов. Использование поверхностных критериев отбора приводит к тому, что в список претендентов попадают люди, не обладающие необходимыми компетенциями или мотивацией.
3. Слабая интеграция кандидатов в рабочий процесс. Недостаточное включение в существующую деятельность организации затрудняет их адаптацию и развитие.
4. Недостаточный контроль и мониторинг. Отсутствие постоянного анализа и диалога приводит к неудовлетворительным результатам подготовки потенциальных кадров.
5. Отсутствие гибкости. Жесткие условия и неизменяемость, которые не учитывают перемены, происходящие в организации.

Плюсы создания кадрового резерва

Стабильность рабочих процессов. Если есть кадровый актив, компания может оперативно и эффективно заменить ключевого сотрудника в случае его увольнения или болезни. Это помогает избежать простоев и пауз в рабочих процессах.

Компаниям с помощью кадрового запаса удается закрытькаждую третью вакансию.

Экономия на привлечении внешних специалистов. Воспитание собственных кадров требует меньших затрат, чем привлечение новых сотрудников со стороны. Компании не нужно платить высокие зарплаты и премии за поиск и найм, а также проводить длительную интеграцию вновь принятых специалистов.

Повышение лояльности к компании. Попадание в список потенциальных сотрудников означает признание профессиональных навыков работника и служит стимулом для его дальнейшего развития.

Развитие лидерского потенциала и управленческих навыков. Программы кадрового резерва дают возможность предприятию выращивать собственные управленческие кадры, которые уже знают специфику работы и особенности взаимоотношений внутри организации.

Ключевые выводы

• Кадровый резерв — это группа квалифицированных сотрудников внутри и вне организации, которые готовы занять свободные рабочие места.
• Наличие кадрового резерва позволяет быстрее вакансии и минимизировать риски, связанные с отсутствием ключевых сотрудников.
• Развитие компетенций таких сотрудников осуществляется через обучение, оценку эффективности и обратную связь.

Платформа «МояКоманда» — инструмент, который поможет создать кадровый резерв. Находите таланты внутри компании, составляйте планы по их развитию, увеличивая показатели лояльности и удержания сотрудников.

Понятная HR-платформа
для решения ваших задач

Сделайте первый шаг к результативным
сотрудникам.

Попробовать бесплатно

Ответы на часто задаваемые вопросы

Зачем нужен кадровый резерв?

Резерв сотрудников необходим для подготовки работников к занятию ключевых должностей при необходимости.

Как попасть в кадровый резерв?

Попасть в список кандидатов на повышение можно через внутренние конкурсы, оценки компетенций и рекомендации руководства.

Как формируется кадровый резерв?

Создание кадрового резерва происходит путем выявления наиболее перспективных сотрудников, их обучения и развития.

Что такое кадровый резерв на предприятии?

Кадровый резерв на предприятии — это группа подготовленных специалистов, которые могут занять руководящие должности при появлении вакансий.

Что такое перспективный кадровый резерв?

Перспективный кадровый резерв — это кандидаты с высоким потенциалом, которых готовят для дальнейшего продвижения по служебной лестнице.

Что такое внешний кадровый резерв?

Внешний кадровый резерв — это кандидаты со стороны, которые могут быть привлечены для замещения вакантных позиций.

Что такое стратегический кадровый резерв?

Стратегический кадровый резерв — подбор и подготовка сотрудников для выполнения долгосрочных стратегических задач компании.