Оффбординг. Как правильно расставаться с сотрудниками

Offboarding – важный и тяжелый этап сотрудничества. Трудовые отношения заканчиваются увольнением работника, которое проводят по регламентированным правилам. Это задача возложена на HR, при этом не так важна причина увольнения,
как важно сохранить хорошие отношения при расставании.

Что такое оффбординг?

Оффбординг – это завершение трудовых отношений, иначе увольнение.
Произойти оно может по таким причинам, как:

Увольнение сотрудника, так как он не справляется с обязанностями;
Уход по собственному желанию;
Нарушение внутренних правил компании;
Возникновение обстоятельств, из-за которых организации больше не требуются услуги работника;
Выход на пенсию.

Закон защищает всех участников трудовых отношений независимо от причин увольнения и того, кто был его инициатором. Оффбординг – всегда сложный этап, облегчить его помогут инструменты сервиса «МояКоманда». Сервис позволяет настроить, автоматизировать кадровые процессы, в том числе оформление необходимых документов, возврат выданного сотруднику имущества.

Участие HR в оффбординге

HR специалист принимает непосредственное участие в процессе увольнения сотрудников. Его задача организовать позитивное прощание с работником,
обеспечить его лояльность. Это важно для сохранения бренда компании, ведь недовольный специалист после ухода может оставить негативные отзывы
о работодателе, он не будет рекомендовать организацию знакомым, не вернется
в нее в будущем. Качественное управление оффбордингом делает прощание с персоналом наиболее безболезненным для всех сторон.

Приемы, которые помогут расстаться
с сотрудником грамотно

Не имеет значения причина ухода сотрудника, с ним нужно провести exit-интервью -
это беседа с увольняемым работником. HR выясняет причины увольнения, если работник уходит по собственному желанию. Будет полезно выявить положительные
и отрицательные стороны работы в компании. Полученные ответы помогут проработать слабые стороны взаимодействия в коллективе и улучшить условия труда. В HRM-системе весь этот процесс автоматизирован.

Если увольнение происходит по инициативе работодателя, то HR доносит до человек объективные причины разрыва трудовых отношений без критики, делая акцент на его сильных сторонах. Важно организовать интервью именно по принципу «позитив-негатив-позитив», чтобы увольняемый не оскорбился и сохранил доброжелательность.

Как предотвратить увольнение?

Многие работники уходят из компании по собственному желанию. Такое
решение принимают по разным причинам, нередко они внутри организации.
HR-специалист должен следить за этапами развития всех сотрудников, чтобы предугадать, предотвратить кадровые потери.

Система увольнения должна включать в себя отслеживание всего жизненного
цикла сотрудника, состоящего из:

Введения в должность;
Адаптации;
Испытательного срока;
Профессионального развития;
Увольнения.

HR должен отслеживать на каком этапе находится каждый сотрудник. Специалист должен вовремя определить вероятность ухода человека и предотвратить это, предоставив возможность для обучения, профессионального роста или запросив повышение зарплаты у руководства.

Если нет шансов удержать работника, важно вовремя начать искать ему замену. Рекрутинг состоит из целого списка задач, которые требуют много времени, сил
и денег. Иногда повышение зарплаты действующего специалиста обходится
компании дешевле, чем найм нового.

Как увольнять работников?

Важно чтобы человек передал свои обязательства новому специалисту и ввел
в курс дела. Если работа связана с общением с клиентами, то их нужно обязательно оповестить о смене менеджера позвонив или разослав письма.

Стоит своевременно ограничить доступ к коммерческой тайне, базам данных, документам и внутренним системам компании. Для этого часто требуется делать
запрос в IT-отдел и ожидать некоторое время. Поэтому это делают к концу
прохождения обязательной отработки.

Юридически увольнение начинается с подписания приказа, в котором указана
причина увольнения. Формулировка причины должна соответствовать Трудовому кодексу РФ. Увольняемый сотрудник расписывается в приказе, трудовой книжке
и личной карте (обходном листе).

Чем полезна бизнесу HRM-система
при оффбординге?

HRM-система многогранный инструмент. В ней размещена единая база сотрудников компании со всеми данными о них. За счет электронного документооборота внутри системы оффбординг проводится быстро и просто. Заявление, приказ и «обходной лист» подписываются виртуально. Не нужно носить бумаги из кабинета в кабинет, так как получить к ним доступ можно за пару кликов мыши.

Инструменты системы помогут организовать exit-интервью, собрать информацию об опыте работы в компании, что увольняющемуся нравилось, а что отталкивало, а также выявить причину увольнения. Информирование о смене специалиста можно сделать посредством почтовой рассылки, ее можно автоматизировать. За счет «управления имуществом» легко отслеживать, есть ли в пользовании у увольняющегося имущество организации.

Для предотвращения увольнения специалистов, HR может отслеживать текущий статус сотрудников. В системе можно организовать меры для повышения вовлеченность в общее дело, обучения для развития специалистов. Инструменты сервиса помогу:

Организовать, провести встречи 1-на-1;
Оценить работников по методу «360 градусов»;
Собрать обратную связь;
Провести опросы коллектива.

Если увольнение неизбежно, то рекрутеру стоит найти замену работнику. Для этого предусмотрены инструменты управления наймом. Они позволяют:

Составлять, утверждать заявки на подбор;
Отслеживать статус и воронку найма;
Оценивать кандидатов.

Через систему можно напрямую посылать тестовые задания кандидатам, публиковать вакансии на «рабочих сайтах», анализировать резюме. Все это упрощает внутренние рабочие процессы, ускоряет выполнение задач за счет того, что полный цикл кадрового документооборота происходит внутри системы. Инструментов для HR, eNPS, контроль эффективности и многое другое – то, что предлагает бизнесу «МояКоманда».

Преимущества

Все инструменты рекрутера в одном месте;
Общая база сотрудников компании;
Отслеживание эффективности каждого члена коллектива;
Сбор обратной связи и запросов коллектива;
eNPS.

Заключение

Оффбордингом называют процесс прекращения трудовых отношений работника и работодателя;
Для сохранения бренда компании HR должен организовать позитивное прощание с работником;
Важно обеспечив сохранение лояльного отношения увольняемого к работодателю на exit-интервью;
HR-специалист должен следить за этапами развития всех сотрудников, чтобы предугадать, предотвратить кадровые потери;
Если нет шансов удержать работника, важно вовремя начать искать ему замену.

Частые вопросы

Можно ли перенести данные из другой системы?

На нашей платформе предусмотрен перенос данных из Битрикс24. Возможен
файловый импорт информации о сотрудниках и структуре компании через xls
или svc файлы. К тому же мы предоставляем открытый REST API для интеграции
в систему ваших бизнес-решений.

Как управлением имуществом
поможет в оффбординге?

Система ведет учет выданного работникам имущества компании. В случае увольнения специалиста, система автоматически создаст задачу на возврат собственности.

Облачная HR-платформа

«МояКоманда» объединяет всю информацию о сотрудниках, позволяет построить эффективные коммуникации в компании, оценивать, развивать и удерживать таланты.

Подробнее